Der Chatbot hilft Ihnen bei Fragen rund um das Produkt und die Anpassbarkeit der Software. Wie bei allen AI-generierten Daten sollten die Antworten bei kritischen Informationen verifiziert werden. Nehmen Sie dafür gerne Kontakt mit uns auf. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Chat-Daten bieten wir auf der Datenschutzseite.
Die besten Antworten liefert der Chatbot, wenn Ihr Input möglichst viele Informationen enthält. Zum Beispiel:
«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
Dieses Plug-in ergänzt Vertec mit Funktionen zum Verkaufen, Verwalten und Verrechnen von Lizenzen und Serviceverträgen.
Standard
|
Expert
CLOUD ABO
|
ON-PREMISES
Leistung & CRM
Budget & Teilprojekt
Fremdkosten
Ressourcenplanung
Business Intelligence
Erzeugt: 27.07.2021
Aktualisiert: 19.10.2023
|
Neue Version des Plug-ins publiziert mit Version Requirement 6.7 (neue Berichtsvorlagen und automatisches MwSt Handling).
Mit dem Plug-in Lizenzverkauf und Serviceverträge lassen sich der Verkauf von Softwarelizenzen und die Verwaltung und Abrechnung von Serviceverträgen, wie zum Beispiel Wartungs- oder Hotlineverträge, abbilden.
Download und Installation
Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem
Download
Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel
Wissenswertes zu den Plug-ins
beschrieben.
Version
Beschreibung
Download
6.7.0.1
Verwendet die datumsrelevanten MwSt-Sätze ab Version 6.7.
Durch den Import dieses Plug-ins wird die Zusatzklasse
Lizenzprodukte
angelegt. Unter
Einstellungen
>
Fremdkosten
>
Lizenzprodukte
können Name und Hersteller als Freitext eingegeben werden.
Um Lizenzen zu verkaufen oder Serviceverträge abzuschliessen, müssen
Auslagentypen
angelegt werden, auf denen die hinterlegten Lizenzprodukte zur Auswahl stehen. Dadurch können für ein Lizenzprodukt verschiedene Arten von Verträgen und Lizenzen angelegt werden, um beispielsweise Staffelpreise abzubilden.
Auf Auslagentypen kann zusätzlich zu den Lizenzprodukten auch eine
Art
ausgewählt werden. Die zwei Arten
Lizenzverkauf
und
Servicevertrag
sind für dieses Plug-in relevant und werden automatisch importiert. Bei allen anderen vorhandenen Auslagentypen, bzw. diejenigen, die nichts mit Lizenzen oder Serviceverträgen zu tun haben, bleibt das Feld
Art Auslagentyp
leer.
Auslagentypen Servicevertrag
Beim Typ Servicevertrag können folgende Felder ausgefüllt werden:
Kündigungsfrist:
freies Textfeld zur reinen Information (Kündigungen müssen manuell eingegeben werden)
% vom Lizenzbetrag
: Damit kann der Preis des Servicevertrages berechnet werden, z.B. 5 % des Lizenzbetrages. Der Wert kann später auf den Serviceverträgen aber noch übersteuert werden.
Beispiel: 5 % aus einem Lizenzverkauf von 10.000 CHF ergibt einen Preis von 500 CHF.
Rabatte berücksichtigen
: Wenn der Preis aus einem Lizenzverkauf berechnet wird, muss entschieden werden, ob der rabattierte oder der Originalpreis als Basis verwendet wird.
Beispiel: 5 % aus einem Lizenzverkauf von 10.000 CHF abzüglich einem Rabatt von 10%, also 9.000 CHF, ergibt einen Preis von 450 CHF.
Auslagentypen Lizenzverkauf
Beim Lizenzverkauf können zusätzlich zu den Feldern Code und Text die Felder
Produkt
und
Lieferant
ausgefüllt werden. Die Preise können über den
internen und externen Stückwert
hinterlegt werden.
Erfassung von Lizenzverkäufen und Serviceverträgen
Um eine Lizenz oder einen Servicevertrag zu verkaufen bzw. abzuschliessen, muss ein
Projekt
(und wenn gewünscht dazu eine
Offerte
) angelegt werden. Daher muss der Benutzer der
Benutzergruppe Projektleiter
zugeordnet sein. Zu dem Projekt muss zudem eine
Phase
angelegt werden, auf der sich die
Art
auswählen lässt:
Lizenzverkauf
oder
Servicevertrag
. Alle anderen Phasen haben die Art
Dienstleistungen
und können nicht für Lizenzverkäufe oder Serviceverträge genutzt werden.
Hinweis
: Bestehende Listeneinstellungen für die Linktypen Projekt - Phasen und Offerte - Phasen werden dabei überschrieben und können nicht wiederhergestellt werden. Sichern Sie bei Bedarf Ihre Listeneinstellungen mithile der
Vertec Excel-Datei zum Kopieren von Listen
.
Je nach Art der Phase gibt es auf der Phase im Neu-Menü die Einträge
Lizenzverkauf
oder
Servicevertrag
.
Im Rootordner Verkauf stehen zudem
Jahresübersichten
für verkaufte Lizenzen und Serviceverträge zur Verfügung.
Lizenzverkauf
Beim Lizenzverkauf kann zusätzlich zum
Offerttext
eine individuelle
Bezeichnung
eingegeben werden.
Die
Ansätze
werden aus dem Auslagentyp übernommen und können bei Bedarf überschrieben werden. Auf den Verkaufspreis kann ein
prozentualer Rabatt
oder
Rabattbetrag
gewährt werden. Nach der Eingabe der
Anzahl
wird der
Totalbetrag
berechnet.
Servicevertrag
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Preis eines Servicevertrages zu berechnen:
Berechnung über Anzahl und Preis
Bei dieser Berechnung wird der Totalbetrag aus Anzahl und Verkaufspreis berechnet. Auf den Preis kann ein Rabatt gewährt werden.
Berechnung über Lizenzbetrag
Bei dieser Berechnung muss die Checkbox
Preis berechnen
aktiviert werden. Anschliessend können die Lizenzen ausgewählt werden, aus denen der Preis berechnet werden soll.
Abhängig vom Auslagentyp werden Rabatte auf dem Lizenzverkauf berücksichtigt oder nicht.
Mit einem Klick auf
OK
erscheint das Feld
Berechnung
und das
Total
wird eingetragen.
Offerte erstellen
Mit diesem Plug-in wird eine Berichtsvorlage mitgeliefert, mit der Offerten für
Lizenzen und Serviceverträge
erstellt und gedruckt bzw. versendet werden können. Erstellen Sie dafür eine Offerte auf dem Projekt, ordnen Sie die entsprechenden Phasen zu und wählen Sie via
Drucken
die Option
Offerte für Lizenzen und Serviceverträge
:
Die Offerte wird als PDF-Datei generiert und geöffnet. Ausserdem wird eine
Aktivität erzeugt
, welche die Offerte als
angehängtes Dokument
speichert.
Fakturierung
Für die Fakturierung der Lizenzen und Serviceverträge gibt es zwei Scripts:
Lizenzen verrechnen
(erstellt eine Lizenzrechnung für ein Projekt)
Serviceverträge verrechnen
(erstellt eine Rechnung für alle Serviceverträge eines Projektes)
Diese können auf dem Projekt, der Phase oder dem entsprechenden Lizenzverkauf oder Servicevertrag ausgeführt werden.
Lizenzen verrechnen
Bei den
Lizenzen verrechnen
werden nur diejenigen Lizenzverkäufe berücksichtigt, die noch nicht verrechnet wurden. Es wird eine Rechnung, auf der via Drucken der Bericht
Rechnung Lizenzen und Serviceverträge
ausgeführt werden kann. Damit wird die Rechnung inkl.
QR-Code
als PDF Dokument generiert:
Alle generierten Rechnungen werden zudem im Rootordner Fakturierung unter
Lizenzrechnungen
gespeichert.
Serviceverträge
verrechnen
Bei den
Serviceverträgen
wird geschaut, ob laut Abrechnungsintervall (bspw. monatlich oder quartalsweise) eine Rechnung erzeugt werden muss und ob es für diesen Abrechnungszeitraum schon eine Verrechnung gab. Fällt das Startdatum in das Abrechnungsintervall, statt auf einen Anfang, so wird erst das nächste volle Abrechnungsintervall fakturiert. Fällt das Enddatum in die Mitte eines Abrechnungsintervalls statt auf ein Ende, so wird dennoch der komplette Abrechnungszeitraum fakturiert.
Beispiel: Bei einer Laufzeit von 15.01. bis 15.02. und monatlicher Abrechnung wird nur der gesamte Monat Februar fakturiert.
Es wird nur vorschüssig fakturiert:
Monatsverträge werden monatlich für den Folgemonat fakturiert.
Quartalsverträge werden nur alle drei Monate fakturiert. Ist das Startdatum der 1. Juli, so wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni, September, Dezember und März der Vertrag fakturiert.
Halbjahresverträge werden nur alle sechs Monate fakturiert. Bei Startdatum 1. Juli wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni und Dezember fakturiert.
Jahresverträge werden nur alle 12 Monate fakturiert. Bei Startdatum 1. Juli wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni fakturiert.
Wenn die Verrechnung auf einem Projekt oder einer Phase ausgeführt wird, können die zu verrechnenden Verträge noch einmal manuell ausgewählt werden: Mit einem Klick auf
Serviceverträge verrechnen
erscheint ein Dialog, in dem ein Rechnungsdatum eingetragen und anschliessend die fälligen Verträge, die abgerechnet werden sollen, per Checkbox ausgewählt werden können. Bei Projektlisten und Phasenlisten werden ohne Auswahl alle Einträge verrechnet.
Daraufhin wird eine Rechnung erzeugt, auf der via Drucken der Bericht
Rechnung Lizenzen und Serviceverträge
ausgeführt werden kann (
siehe oben
). Alle generierten Rechnungen werden zudem im Rootordner Fakturierung unter
Rechnungen Serviceverträge
gespeichert.
Serviceverträge bei MwSt-Änderungen
Ändert sich die Mehrwertsteuer wie in der Schweiz per 01.01.2024, muss sie bei Serviceverträgen, welche über die Jahresgrenze hinausgehen, aufgeteilt werden.
Mit Vertec ab Version 6.7 und dem Einsatz des aktuellen Plug-ins erfolgt das automatisch.
Kunden, welche das Plug-in bereits vor 6.7 einsetzten, müssen nach dem Update auf Vertec 6.7 auf die neuste Version des Plug-ins updaten.
On-Premises Kunden Schweiz mit Vertec Versionen vor 6.7 müssen nach wie vor folgendes Zusatz-Plug-in verwenden (läuft nur noch mit der älteren Version des Plug-ins Lizenzverkauf und Serviceverträge):
Zusatz-Plug-in für ältere Plug-in Versionen für die MwSt-Änderung in der Schweiz per 01.01.2024
Dieses Zusatz-Plug-in sorgt als Zusatz zu älteren Versionen des Plug-ins Lizenzverkauf und Serviceverträge dafür, dass die MwSt bei Verträgen über das Jahresende hinaus korrekt aufgeteilt werden.
Daraufhin erscheint unter Einstellungen > Fremdkosten ein Ordner MwSt-Änderungen Serviceverträge.
Gehen Sie wie folgt vor:
Erfassen Sie unter Einstellungen > Projekte > MwSt-Typen einen neuen MwSt-Typ mit dem Satz 8.1, der ab dem 01.01.2024 gilt:
Im Ordner Einstellungen > Fremdkosten > MwSt-Änderung Serviceverträge wird unter Von MwSt-Typ der aktuelle MwSt-Typ eingetragen, unter Zu MwSt-Typ der unter Punkt 1 angelegte neue MwSt-Typ, welcher ab 2024 gilt, und als Datum der 01.01.2024:
Auf der Rechnung werden die Beträge dann anteilsmässig aufgeteilt:
Bericht Rechnung Lizenzen und Serviceverträge
Falls Sie das Plug-in Lizenzverkauf und Serviceverträge schon länger einsetzen, müssen Sie in der Bericht-Definition eine Zeile ändern, damit die Anzahl auf dem Bericht mit Dezimalzahlen dargestellt werden können.
Ersetzen Sie unter Einstellungen > Berichte & Scripts > Berichtsvorlagen in der Vorlage Rechnung Lizenzen und Serviceverträge die Zeile:
OclTextField("anzahl", "if ((anzahl > 0) and (not (rabattbetrag > 0))) then anzahl->round else anzahl.asnull endif"),
durch die Zeile:
OclCurrencyField("anzahl", "if ((anzahl > 0) and (not (rabattbetrag > 0))) then anzahl*100->round/100 else anzahl.asnull endif"),
An der Word-Vorlage selbst muss nichts geändert werden.
Technische Informationen
Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:
Ordner
Rootordner Verkauf mit dem Ordner Lizenzverkauf und Serviceverträge sowie folgenden Unterordnern:
Lizenzverkauf und Serviceverträge
Projekte Lizenzverkauf und Serviceverträge: Enthält alle Projekte, in denen Lizenzen oder Serviceverträge enthalten sind.
Lizenzverkauf: Enthält einen Suchordner für Lizenzverkäufe. (Hier werden keine neuen Lizenzverkäufe angelegt, diese werden über die Phase angelegt.)
Serviceverträge: Enthält einen Suchordner für Serviceverträge. (Hier werden keine neuen Serviceverträge angelegt, diese werden über die Phase angelegt.)
Jahresübersicht verkaufte Lizenzen und Serviceverträge: Hier kann nachgeschaut werden, welcher Umsatz jeweils mit den Serviceverträgen und den Lizenzverkäufen erzielt wird.
Rootordner Fakturierung mit den Unterordnern Lizenzrechnungen und Rechnungen Serviceverträge.
Ordner Fremdkosten im Rootordner Einstellungenmit folgenden Unterordnern:
Auslagentypen
Lizenzprodukte
Ordner Lizenzrechnungen und Rechnungen Serviceverträge im Rootordner Fakturierung.
Benutzergruppen
Benutzergruppe Ordnerzugriff Verkauf
Benutzergruppe Ordnerzugriff Rechnungsstellung
Die Bearbeiter müssen den entsprechenden Benutzergruppen zugeordnet werden. Ausserdem ist die Zuordnung zur Gruppe Projektleiter zwingend, damit Projekte angelegt werden können.
Berichte & Scripts
Berichtsvolage: Offerte Lizenzen und Serviceverträge
Berichtsvolage: Rechnung Lizenzen und Serviceverträge
Script: calculate_price_from_licences
Script: Lizenzen verrechnen
Script: module_licences
Script: New purchasetypephaselink
Script: Serviceverträge verrechnen
Script: tmp_tag_new_purchasetypephaselink
Event: Delete licence invoice
Event: Purchasetype changes on purchasetypephaselink