Fakturierung

So einfach kann Fakturierung sein

Projektabrechnung leicht gemacht: Ganz egal, ob Sie für ein ganzes Projekt, eine bestimmte Periode oder einzelne Projektphasen Rechnungen erstellen. Verwenden Sie Vertec zur Projektabrechnung und digitalisieren Sie Ihren Geschäftsprozess. Reduzieren Sie den zeitlichen Aufwand signifikant und sparen Sie langfristig Kosten.

• Leistungen und Spesen mit wenigen Klicks verrechnen
• Individuelle Rechnungsvorlagen nutzen
• Leistungen vor Fakturierung anpassen
• Automatisierungen und wiederkehrende Rechnungen

Freigabe von erfassten Leistungen in Vertec.

Rechnung mit Manipulationen in Vertec erstellen.

Nachträgliche Anpassung von Leistungen in Vertec.

Rechnungen können aus Vertec an eine angebundene Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Automatisieren Sie Rechnungen mit wiederkehrenden Beträgen beispielsweise für Wartung.

Erstellung einer Vertec-Rechnung als Report.

So funktioniert die Fakturierung

Leistungen freigeben

Sie können Leistungen periodenweise freigeben. Bei der Rechnungsstellung zur Projektabrechnung sehen Sie dann auf einen Blick, ob alle Leistungen korrekt erfasst wurden. Zudem können freigegebene Leistungen genau wie Spesen oder Auslagen im angegebenen Zeitraum gesperrt werden.

Übersicht bei der Projektabrechnung

Per Mausklick erzeugen Sie in Vertec eine neue Rechnung aus einem Projekt. Ist das Projekt in Phasen unterteilt, können Sie an dieser Stelle auch einzelne Projektphasen für die Fakturierung auswählen. Auf der Rechnungsübersicht erhalten Sie dann alle relevanten Informationen zusammengefasst.

Reports und Vorlagen

Grundsätzlich können alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen Rechnungen erstellen. Vertec als Software zur Projektabrechnung stellt Ihnen dafür bereits mehrere Vorlagen und Reports zur Verfügung. Word-Reports lassen sich als Dokumentvorlagen (*.dot-Dateien) anpassen. So können Sie ganz einfach individuelle Vorgaben abbilden.

Verrechnen und verbuchen

Ist die Rechnung fertig bearbeitet und erstellt, kann sie verbucht werden. Haben Sie eine Finanzbuchhaltungslösung an Vertec angebunden, wird direkt eine Debitorenbuchung ausgelöst.

Nachträgliche Veränderungen (Manipulation)

In einer Rechnung können Sie auf dem Gesamtbetrag nachträgliche Veränderungen durchführen. Auch einzelne Leistungen, Spesen oder Auslagen können unabhängig von den tatsächlich erfassten Leistungen für die Rechnungsstellung bearbeitet werden. Sämtliche Zahlen werden doppelt geführt, sodass auf der Aufwandseite nichts verloren geht. Vor allem für eine Nachkalkulation  kann dies wichtig sein. Alle nachträglichen Veränderungen können einfach wieder rückgängig gemacht werden.

Automatisierte Prozesse und wiederkehrende Rechnungen

Vertec bietet in der Projektabrechnung die Möglichkeit, die Vorschussrechnungen automatisch zu erstellen. Auch wiederkehrende Rechnung, bspw. für Serviceverträge, können mit Vertec umgesetzt werden.

Mahnwesen

Grundsätzlich ist das Mahnwesen in das externe Buchhaltungsprogramm integriert, mit dem Vertec über eine Schnittstelle verbunden ist. Mahnungen und Zahlungskontrolle werden dann von diesem übernommen. Zusätzlich gibt es in Vertec die Möglichkeit, ein eigenes Mahnwesen aufzubauen. Hierfür haben wir die Funktion Mahnwesen  entwickelt, mit dem in Vertec erstellte Rechnungen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Mahnstufen angemahnt werden können.