Dokumentenautomation
Verwalten Sie Dokumente intuitiv – direkt in Vertec oder mit DMS-Anbindung.
Dokumentenautomation ganz einfach mit Vertec
Mit Vertec lassen sich Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder weitere Unterlagen einfach und automatisiert verwalten. Sie können dank der MS-Office-Integration Ihre gesamte Dokumentenverwaltung für Projekte und Adressen abwickeln. Alternativ lässt sich auch ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) an Vertec anbinden. So können Dokumente von Vertec beispielsweise zu MS SharePoint übergeben oder von dort aus abgerufen werden. So behalten Sie immer den Überblick.
- Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente, auch ohne externen File-Server
- Dynamische Ablagestruktur für Ihre Dokumente
- E-Mails und Anhänge mit der Vertec Outlook App in Vertec speichern
So funktioniert die Dokumentenautomation
Dokumente erzeugen, speichern, finden – die Dokumentenautomation ist neben der Leistungserfassung eine der am häufigsten benötigten Funktionen.
Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente
Vertec bietet zwei Arten der Speicherung:
- Intern: Dokumente werden direkt in der Vertec Datenbank gespeichert
- Dateisystem oder DMS: Dokumente werden auf Laufwerken oder angebundenen DMS gespeichert
Erstellen Sie Angebote (Offerten), Rechnungen oder Berichte direkt mit Vertec. Diese Dokumente werden automatisch gespeichert und mit dem entsprechenden Kontakt, der Firma oder dem jeweiligen Projekt verknüpft. Dank der MS-Office-Integration funktioniert das auch umgekehrt und Sie können in Excel oder Word erstellte Dokumente mit Vertec verknüpfen.
Aktivitäten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams
Intelligente Kollaborationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb von Teams oder Projekten. Dafür werden sämtliche Dokumente in Vertec als Aktivität angelegt. Aktivitäten können Sie wiederum um Kommentare, Zuständigkeiten oder Termine erweitern.
E-Mails als Dokumente in Vertec speichern
Nutzen Sie die Outlook App für das optimale Zusammenspiel von Outlook und Vertec. Verwalten Sie eingehende E-Mails. Speichern Sie diese inkl. Anhänge direkt aus Outlook als Aktivität in Vertec. E-Mails lassen sich auch als Aktivität abspeichern, ohne dass dazu ein Kontakt erfasst werden muss.
Knowledge Base Artikel
Dokumentenautomation mit Vertec
Voraussetzungen
Produktlinie «Standard» oder «Expert»
Modul «Leistung & CRM»
Verwandte Funktionen
Aktivitätenfeed , Angebotserstellung
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Dokumente je Kunde und Projekt abspeichern und aus Vertec öffnen?
Alle erzeugten Dokumente werden automatisch am definierten Speicherort abgespeichert. Externe Dokumente können Sie einfach in Vertec verknüpfen und abspeichern. Sie weisen diese direkt einem Projekt oder Kontakt zu und anschliessend kopiert Vertec die Dokumente auf den Speicherort. Danach können Sie die Dokumente in Vertec jederzeit wieder öffnen.
Welche Speichermöglichkeiten für Dokumente bietet Vertec?
Dokumente, die wie beispielsweise Rechnungen oder Angebote (Offerten) in Vertec erzeugt werden, können als PDF, Word, Excel oder csv abgespeichert werden. Bei Bedarf können Sie auch weitere Dateiformate einrichten.
Kann ich E-Mails in Vertec abspeichern?
Die Vertec Outlook App sorgt für eine tiefe Integration von Vertec in Outlook. Sie stellt CRM Informationen dar und bietet Unterstützung bei zum Beispiel dem Verwalten von E-Mails und dem Erfassen von Leistungen auf Basis von Kalendereinträgen. Wenn Sie einen anderen Mail-Client als Outlook nutzen, können Sie den OfficeConnector für das Abspeichern von Mails nutzen. Dieses Add-on bietet eine kostenpflichtige Erweiterung der Vertec Standardfunktionalitäten.
