Phone App: Bedienung und Verwendung

Die Installation der Vertec Phone App ist im Artikel Phone App: Installation und Konfiguration beschrieben.

Ein Klick auf das Vertec Icon startet die Applikation.

Es öffnet sich die Wochenansicht. Markiert ist der heutige Tag:

Der Punkt neben dem Wochentag zeigt den heutigen Tag an. Der grüne Strich unterhalb zeigt den selektierten Tag. Durch Klick auf das Icon oben rechts kann man jederzeit wieder zum heutigen Tag in der Liste navigieren.

Im Menübalken unten kann zwischen Leistungen, Spesen, Aktivitäten und Abwesenheiten des oben ausgewählten Tags navigiert werden.

Die Phone App startet standardmässig mit der Leistungsliste.

Über den kleinen Pfeil bei Tagesdetails können Sie folgende Details des Tages ausklappen:

• Sollzeit. Diese wird nicht angezeigt, wenn in Vertec die Systemeinstellung Projekt/Mandat > Sollzeit Übersicht für Leistungserfassung anzeigen auf NEIN gestellt ist oder der Benutzer keinen Überzeitsaldo hat.
• Abwesenheiten, falls für diesen Tag vorhanden.
• Summe der erfassten Leistungen
• Präsenzzeit (Summe). Die Präsenzzeiten können auch direkt hier erfasst werden, indem auf das Stift-Symbol geklickt wird. Beides wird nur angezeigt, wenn die Systemeinstellung Projekt/Mandat > Präsenzzeitenliste für Leistungserfassung anzeigen auf JA gestellt ist.
• Differenz zwischen Leistungen und Präsenzzeit

Über einen Klick auf das Stift-Symbol hinter den Präsenzzeiten in den Tagesdetails öffnet sich die Präsenzzeiterfassung:

Mit einem Klick auf den grünen + Button wird eine neue Leistung erstellt. Zuerst erscheint die Projektliste für die Auswahl des Projektes.

Vorangezeigt werden alle Projekte, auf die der eingeloggte Bearbeiter innerhalb des letzten Monats Leistungen erfasst hat und auf die er erfassen darf.

Über die Lupe kann nach weiteren Projekten gesucht werden.

Sobald das Projekt ausgewählt ist, erscheint die Detailmaske der Leistung. Nun kann entweder der Timer gestartet oder der Aufwand eingegeben sowie die weiteren Angaben gemacht werden.

Wird unter Aufwand ein Wert direkt gesetzt bzw. der Timer gestartet, werden die Werte von, bis und Pause auf null gesetzt.

Eine Leistung mit gestartetem Timer erscheint in der Liste mit dem grünen Timer-Symbol:

Durch Klick auf das Symbol wird der Timer gestoppt.

Die Spesenerfassung erfolgt analog der Leistungserfassung.

Für die Brutto-Erfassung sowie die Rückerstatten-Option stehen Buttons zur Verfügung:

Die Erfassungswährung (Linie Expert) sowie der MwSt-Typ (ab Vertec 6.7.0.8) können hier ebenfalls umgestellt werden.

Belegbild erfassen

Im unteren Teil der Spese kann ein Belegbild erfasst werden.

Es kann direkt ein Bild aufgenommen oder eines aus der Galerie gewählt werden:

PDFs können auch direkt mit der "Senden an" Funktion in Vertec gespeichert werden. Die Phone App erzeugt dann einen Speseneintrag und öffnet sich direkt in der Spesenansicht mit dem angehängten PDF.

Automatische Belegerkennung

Mit lizenziertem Fremdkosten Modul können ab Vertec Version 6.7.0.14 die Informationen aus den Spesenbelegen eingelesen und automatisch eingetragen werden.

Dafür muss die Systemeinstellung Projekt > Belegerkennung verwenden (zusätzliche Vertragsbedingungen) in Vertec aktiviert sein.

Sobald Sie den Beleg gewählt oder fotografiert haben, wird die automatische Belegerkennung angestossen, weshalb das Laden einen kurzen Moment länger dauert als gewohnt.

PDFs können, wie weiter oben beschrieben, auch mit der "Senden an" Funktion an Vertec gesendet werden. Auch in diesem Fall wird die automatische Belegerkennung angestossen.

Wenn sie abgeschlossen ist, erscheint das Belegbild, und die Werte sind auf der Spese eingetragen.

Werden auf einem Spesenbeleg verschiedene MwSt-Sätze berechnet, wird pro MwSt-Satz eine weitere Spese erzeugt. Das Belegbild wird nur auf dem Original Speseneintrag angezeigt. Die Folgebelege finden Sie in der Liste des entsprechenden Tages (siehe Sortierung in der Spesenliste  weiter unten).

Falls nicht alle Daten zuverlässig erkannt werden konnten, erscheint eine entsprechende Meldung. In diesem Fall muss der Speseneintrag kontrolliert und die fehlenden Werte manuell eingetragen oder die Belegerkennung in einer full-featured App erneut angestossen werden.

Der Speseneintrag mit dem Beleg erscheint nach dem Laden in der Phone App auch unmittelbar in den full-featured Apps, da ein Push von der Phone App in die full-featured Apps stattfindet.

Sortierung in der Spesenliste

Die Spesen werden durch die Belegerkennung auf den Tag datiert, der auf dem Beleg vermerkt ist. Damit würden heute geladene Spesenbelege direkt aus der Spesenliste verschwinden, weil sie an dem Tag einsortiert werden, auf den sie datiert sind. Deshalb wurde die Spesenliste so angepasst, dass nicht nur Spesen mit dem selektierten Datum angezeigt werden, sondern auch Spesen, die an diesem Tag geladen wurden.

Über den Menüpunkt Aktivitäten werden die Aktivitäten erfasst.

Im oberen Teil werden die Details der Aktivität erfasst. Im unteren Teil kann ein Zuständiger sowie ein Datum erfasst werden. Die Aktivität erhält somit Pendenzcharakter und erscheint bei der zuständigen Person unter Aktivitäten pendent/Aktivitäten offen (Name je nach eingestellter Sprache Schweiz oder Deutschland).

Ein Klick auf den grünen + Button erzeugt eine neue Abwesenheit .

Ein Klick auf den Typ bringt die Liste der in Vertec hinterlegten Abwesenheitstypen zur Auswahl.

Für den Tag erfasste Abwesenheiten werden in den Tagesdetails angezeigt.

Alle weiteren Möglichkeiten finden sich über das Phone App Hauptmenü, welches über das Menü-Symbol ausgeklappt wird:

Ein Klick auf diesen Menüpunkt öffnet die Wochenansicht. Diese wird standardmässig angezeigt, wenn die Phone App gestartet wird.

In der Phone App können keine neuen Adressen im CRM erfasst, aber die bestehenden eingesehen werden. Durch Klick auf den Menüpunkt Adressen (Suche) gelangen Sie in die Suchmaske der Adressverwaltung. Geben Sie hier den gesuchten Begriff ein und klicken Sie auf die Lupe.

Ein Klick auf eine Adresse in der Liste öffnet die Detailansicht.

Von hier aus können Sie direkt telefonieren, eine E-Mail versenden, die Website aufrufen oder die Adresse in der Karten-App auf Ihrem Smartphone öffnen.

Die Liste Aktivitäten pendent/offen bringt alle noch nicht erledigten Aktivitäten des eingeloggten Benutzers:

Nach Erledigung kann die Aktivität in der Detailansicht auf Erledigt gestellt werden. Sie verschwindet dann automatisch aus der Liste der offenen Aktivitäten.

Ein Klick auf diesen Menüpunkt öffnet die Einstellungen. Diese sind im Artikel Phone App: Installation und Konfiguration näher erklärt.

In der Detailansicht kann über den Button mit den drei Punkten das Kontextmenü aufgerufen werden. Um den Eintrag zu löschen, klicken Sie auf Eintrag löschen. Der Eintrag wird ohne weitere Abfrage gelöscht.