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«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
Aktualisiert: 21.11.2023
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SAGE in Infoniqa ONE umbenannt
Rechnungen Dritter können in Vertec erfasst und einem Projekt zugeordnet werden. Für jede Rechnung wird dafür ein Kreditor erfasst. Diese Einträge können auf Wunsch direkt in eine Kreditorbuchhaltung übertragen werden. Drittrechnungen müssen so nur einmal erfasst werden.
Ebenfalls nützlich sind Kreditoren zum Rückerstatten von Spesen an Mitarbeiter. Die Spesenrückerstattungen können so direkt über eine Kreditorbuchhaltung abgewickelt werden.
Die Zuordnung des Kreditors zum Projekt erfolgt über die zugeordneten Auslagen bzw. Spesen. Sie können also auch Auslagen und Spesen von verschiedenen Projekten einem einzelnen Kreditor zuordnen. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie die Kosten einer Drittrechnung auf mehrere Projekte eines Kunden verteilen möchten.
Kreditor erfassen
Einen Kreditor erzeugen Sie über den Menübutton Neu > Kreditor:
Es erscheint die Detailmaske. Nun füllen Sie die Felder gemäss Tabelle aus oder importieren ab Vertec 6.4.0.14 die Angaben direkt aus dem QR-Code der Lieferantenrechnung. Das genaue Vorgehen dafür ist im nachfolgenden Abschnitt Beleg importieren beschrieben.
Datum
Datum des Kreditoreintrags. Normalerweise das Eingangsdatum der Drittrechnung.
Nummer extern
Offene-Posten-Nummer des Lieferanten, also normalerweise die Rechnungsnummer, die auf der Drittrechnung angegeben ist. Nach dieser Nummer kann in den Stammdaten im Ordner 'Kreditoren" gesucht werden.
Belegnummer
Die Belegnummer wird bei der Kreditorbuchung von der Kreditorbuchhaltung generiert und hier ausgegeben. Nach dieser Nummer kann ebenfalls im Ordner Kreditoren in den Stammdaten gesucht werden.
Interne Nummer
Die Nummer, die Sie dem Kreditoren intern geben möchten. Wenn z.B. eingehende Rechnungen mit fortlaufenden Nummern gestempelt werden, könnte diese Nummer hier eingegeben werden. Nach der internen Nummer kann im Ordner Kreditoren in den Stammdaten gesucht werden.
Soll die interne Nummer fortlaufend sein, kann die Verwendung eines Nummerngenerators in Erwägung gezogen werden.
Währung
Geben Sie an, welcher Währung die Drittrechnung entspricht. Der Betrag wird dann entsprechend umgerechnet.
Personenkonto
Das Personenkonto entspricht dem Personenkonto des Lieferanten in der Kreditorbuchhaltung. Im Vertec wird dieser Wert beim Adresseintrag des Lieferanten auf der Seite Vorgaben definiert.
Lieferant
Wählen Sie hier den Lieferanten aus. Die Angabe des Lieferanten ermöglicht es, den Kreditoreintrag in die Kreditorbuchhaltung zur übertragen. Als Lieferanten stehen standardmässig die Adressen in Vertec zur Verfügung, die ein Kreditor-Personenkonto zugeordnet haben. Dies kann über die Systemeinstellung Projekt > Auswahl von Lieferanten nur mit Kreditor PK angepasst werden, so dass alle Adressen zur Verfügung stehen.
Text
Beliebiger Text, der den Kreditoreintrag bezeichnet. Dieser Text kann in die Buchhaltung geschrieben oder auf Office-Berichten verwendet werden. Ist kein Text angegeben, wird der Text der ersten zugeordneten Auslage ins Feld Text kopiert.
Konto
Konto bzw. Teilnehmernummer, wo die Kreditorrechnung einbezahlt werden soll.
Referenz
Geben Sie hier bei Bedarf eine Referenznummer an. Das kann z.B. die Referenznummer auf der Drittrechnung sein.
Zahlungskonditionen
Wählen Sie hier eine der in den Systemeinstellungen definierten Zahlungskonditionen.
Fälligkeitsdatum
Dieser Wert wird anhand der Zahlungskonditionen berechnet. Alternativ können Sie hier ein Fälligkeitsdatum manuell eintippen. Sie können diesen Wert in Listen anzeigen oder in Expression-Ordnern filtern.
Verrechnungsart
Die Verrechnungsart bestimmt, wie mit dem Kreditorposten weiter verfahren wird:
verrechnen: Die Drittrechnung wird einem oder mehreren Kunden in Rechnung gestellt. Die Weiterverrechnung erfolgt mittels auf dem Kreditor erfasster Auslagen oder Spesen, welche beim Kunden auf der Rechnung erscheinen.
weiterleiten: Die Drittrechnung wird nur zu Kontrollzwecken in Vertec erfasst und wird dem Kunden zur direkten Bezahlung weitergeleitet. Die auf dem Kreditor erfassten Auslagen erscheinen nicht auf einer Kundenrechnung. Rechnungen, die nur weitergeleitet werden, werden nicht in der Buchhaltung gebucht. Es können nur Auslagen weitergeleitet werden, keine Spesen (da Spesen ja bereits bezahlt werden müssen, wenn sie anfallen, deshalb können Sie nicht weitergeleitet werden, sondern müssen auf der Kundenrechnung erscheinen).
Der Vorgabewert für die Verrechnungsart wird wie folgt bestimmt:
Explizit gesetzte Verrechnungsart. (Weiterleiten)
Verrechnungsart der ersten angehängten Auslage.
Standardwert verrechnen, falls keine Auslagen.
Weitergeleitet
Ist die Checkbox Weitergeleitet gesetzt, verhält sich der Kreditor, wie wenn er gebucht wäre (ohne dass er bereits in der Buchhaltung gebucht ist). Das bedeutet:
Die Werte auf dem Kreditor können nicht mehr verändert werden
Auslagen und Spesen, welche sich auf dem Kreditor befinden, sind ebenfalls fixiert und können nicht gelöscht werden. Sie reagieren auch nicht mehr auf Anpassungen der Werte aus der Business-Logik (UpdateSatz).
Der SQL-Ordner Stammdaten > Kreditoren in Bearbeitung zeigt nur Kreditoren an, die nicht gebucht und nicht weitergeleitet sind.
Betrag
Hier wird der Bruttobetrag (inkl. MwSt) der Drittrechnung eingegeben.
Beleg importieren
Ab Vertec Version 6.4.0.14. Klicken Sie auf den Button Beleg importieren.... Es erscheint ein Dateiauswahl-Dialog (resp. in der Web App ein "File hochladen" Dialog), wo Sie den Rechnungsbeleg auswählen können (es sind die Formate PDF, PNG oder JPG File unterstützt).
Der eingelesene Beleg wird auf der Seite Belegbild angezeigt. Bei PDFs wird die erste Seite angezeigt. Ein Beleg kann auch direkt auf der Seite Belegbild durch rechte Maustaste > Bild laden eingelesen werden.
Beleg mit Swiss-QR-Code
Enthält der importierte Beleg einen Swiss-QR-Code, dann werden die folgenden Angaben des Kreditors automatisch gesetzt:
Konto: QR-IBAN-Nummer
Referenz: Referenznummer
Währung
Betrag
Lieferant: Gibt es in Vertec bereits eine Firma mit exaktem Namen und PLZ, wird diese Firma zugeordnet. Falls keine passende Firma gefunden wird, erscheint ein Dialog, welcher fragt, ob ein Lieferant angelegt werden soll.
Ist keine Berechtigung vorhanden, Firmen anzulegen, erscheint eine Fehlermeldung. Dies ist z.B. bei Projekt-Supervisoren ohne Adressadministratoren-Recht der Fall - dann können QR-Codes nur eingelesen werden, wenn die Adressen bereits im System vorhanden sind.
Wenn der Kreditor bereits einen Lieferanten zugeordnet hat und die Suche einen anderen ergibt, erscheint ein Dialog, der einen Fehler meldet. Der aktuelle Lieferant wird nicht überschrieben.
Externe Nummer: Rechnungsnummer, falls im QR-Code encodiert
Fälligkeitsdatum, falls im QR-Code encodiert
Datum: Datum der Rechnung, falls im QR-Code encodiert
Beleg mit EPC-QR-Code
Enthält der importierte Beleg einen EPC-QR-Code, dann werden die folgenden Angaben des Kreditors automatisch gesetzt:
Zahlungsempfänger
IBAN-Nummer
Referenznummer
Währung
Betrag
Beleg mit QR-Code, der nicht von Vertec unterstützt wird
Enthält der importierte Beleg einen QR-Code, der nicht von Vertec unterstützt wird, wird das Belegbild gespeichert aber keine Kreditordaten geschrieben (ab Version 6.5.0.18).
Beleg ohne-QR-Code
Enthält der importierte Beleg keinen QR-Code, bleiben die vorhandenen Angaben auf dem Kreditor enthalten.
(In Versionen vor 6.5.0.11 wird der Beleg gespeichert, aber es werden keine Angaben auf dem Kreditor gesetzt. Importieren Sie jeweils zuerst den Beleg und füllen Sie erst danach alle Angaben aus, da durch das Importieren des Belegs zuvor Eingetragenes gelöscht wird.)
Wird ein Beleg importiert, obwohl bereits ein Beleg vorhanden ist, erscheint ein Dialog, welcher fragt, ob der bestehende Beleg überschrieben werden soll. Falls ja, werden bei einem Beleg mit QR-Code alle Angaben gemäss obiger Auflistung neu gesetzt.
Ist genau eine Auslage vorhanden, wird gleichzeitig noch der Betrag in die Auslage geschrieben und die Anzahl auf null gesetzt (gleiche Funktionalität wie via Button Betrag auf Auslage (siehe unten).
Auslagen und Spesen zuordnen
Auslagen können direkt im Ordner Auslagen des Kreditors erfasst werden. Bereits bestehende Auslagen können per Drag & Drop oder über den Button Auslagen zuordnen auf dem Kreditor per Checkbox zugeordnet werden.
Wenn Sie auf dem Kreditor eine neue Spese oder eine neue Auslage erzeugen (mit dem entsprechenden Icon in der Symbolleiste oder über den Menübutton Neu), wird diese dem aktuellen Kreditoren direkt zugeordnet.
Bereits bestehende Spesen können per Drag & Drop dem Kreditor zugeordnet werden.
Zugeordnete Auslagen und Spesen müssen dabei die folgenden Bedingungen erfüllen:
Die Summe der Einkaufspreise der Auslagen und Spesen muss dem Gesamtbetrag des Kreditors entsprechen
Alle Auslagen und Spesen müssen dieselbe Währung haben
Die Projekte der zugeordneten Auslagen und Spesen müssen den gleichen Fibu-Mandanten haben
Alle Auslagen müssen von derselben Verrechnungsart sein. Wenn Sie Auslagen sowohl weiterleiten als auch verrechnen wollen, müssen Sie mehrere Kreditoren erfassen.
Falls die Auslagen zum Weiterleiten bestimmt sind, müssen alle zum selben Projekt gehören.
Spesen können nicht weitergeleitet werden. Ein Kreditor der weitergeleitet werden soll, darf keine Spesen enthalten
alle Auslagen und Spesen müssen freigegeben sein (dieses Verhalten kann in den Systemeinstellungen konfiguriert werden)
Falls eine dieser Bedingungen verletzt ist, wird dies auf dem Kreditor im Feld Problembericht angezeigt.
Betrag auf Auslage
Der Button Betrag auf Auslage ist aktiv, wenn sich nur eine Auslage auf dem Kreditoren befindet. In diesem Fall kann über diesen Button der Einkaufspreis der Auslage gesetzt werden.
Sobald dem Kreditoren mehrere Auslagen zugeordnet sind, ist dieser Button inaktiv und kann nicht verwendet werden.
Projekt-Zuordnung der Auslagen bei gebuchten Kreditoren sperren
Die Kreditor-Schnittstelle bietet die Möglichkeit, die Mandanten-Information des Kreditors über die Projekte der Auslagen zu gewinnen. In diesem Fall ist es wichtig, dass sich das Projekt bei solchen Auslagen nicht im Nachhinein ändert.
Um dies zu verhindern, gibt es die SystemeinstellungProjektzuordnung von gebuchten Auslagen und Spesen sperren. Ist diese auf Ja eingestellt, kann die Projektzuordnung der Auslagen nicht mehr geändert werden.
Kreditoren-Kostenstelle auf Spesen und Auslagen
In den Systemeinstellungen > Buchhaltung gibt es die Einstellung Mitarbeiter-Kostenstelle für Kreditorbuchungen verwenden. Ist diese auf Ja, wird bei der Kreditorbuchung von Spesen und Auslagen die Kostenstelle Spesen auf dem Bearbeiter verwendet.
Die Hierarchie für die Kostenstellenberechnung ist wie folgt:
Kostenstelle des Bearbeiters (falls Systemeinstellung auf Ja)
Kostenstelle des Typs
Kostenstelle der Phase
Kostenstelle des Projekts
Kreditor Buchhaltung einrichten
Mit Hilfe einer Kreditorbuchhaltungs-Schnittstelle lassen sich Kreditoreinträge direkt in die Buchhaltung buchen. Nach der Installation der Kreditoren-Schnittstelle können Sie die Konfiguration der Schnittstelle in den Systemeinstellungen unter Buchhaltung festlegen.
Eröffnen einer Kreditoradresse
Die Eröffnung einer Kreditoradresse erfolgt auf der Adresse über den Menübutton Aktionen > Buchhaltung > Neue Adresse in Kreditorbuchhaltung erstellen.
Folgende Angaben werde im Vertec eingetragen:
Das Personenkonto Kreditoren auf der Adresse (auf dem Reiter Vorgaben). Falls die Option Systemeinstellungen > Projekt > Auswahl von Lieferanten nur mit Kreditor PK auf JA gestellt ist, erscheint diese Adresse von jetzt an als Lieferant zur Auswahl.
Spezialfall Infoniqa ONE 200
Falls mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die Adressen auch in allen notwendigen Währungen eröffnet werden. Beim Erstellen des Kreditor Personenkontos aufgrund der Vertec Adresse steht aber keine bestimmte Währung zur Verfügung.
Deshalb muss die Systemeinstellungen > Buchhaltung > Währungen entsprechend gesetzt werden. Ist dort nichts angegeben, wird der Kreditor in CHF eröffnet. Wenn auch Euro verwendet werden soll, muss da 'CHF,EUR' drinstehen.
Achtung: Die notwendigen Vorschläge in Infoniqa ONE 200 müssen vorgängig für alle verwendeten Währungen in Infoniqa festgelegt werden (siehe Infoniqa ONE 200 Kreditoren Schnittstelle).
Falls auf der Adresse das Feld Referenznummer gesetzt ist (Seite Weitere Info > Referenznummer), wird diese als adressid einer bestehenden Adresse in Infoniqa ONE 200 interpretiert und beim Erstellen des neuen Kreditors verwendet. Falls dort keine Referenznummer gesetzt ist, wird eine neue Adresse erstellt und die Referenznummer entsprechend eingetragen.
Kreditor buchen
Sobald alle Angaben korrekt eingestellt wurden, können Sie auf der Seite Buchhaltung den Kreditor verbuchen. Auf dieser Seite finden Sie auch eine detaillierte Aufstellung der Buchungen:
Bei der Buchung von Kreditoren werden der MWST-Code und der MWST-Satz für den Einkauf sowie das Aufwand-Konto fixiert.
Kreditorbuchungen mit leerem Sammelkonto
Bei gewissen Fibu-Programmen, z.B. bei Infoniqa ONE 50 Kreditoren Schnittstelle, ermöglicht die Übergabe eines leeren Sammelkontos die Verwendung der Fibu-eigenen Konfiguration. Beim Buchen kann auch ein leeres Sammelkonto übergeben werden, wenn dies im Buchhaltungsprogramm so konfiguriert ist.
Texte für Kreditorbuchungen
Standardtexte Kreditorenbuchungen
Bei Sammelbuchungen (ist auf buchungsbeleg.text und im Text der ersten Buchung):
lieferant.asstring, <text des Kreditors>
Bei Detailbuchungen (auf allen anderen Buchungen)
bei Spesen:spesen.text, spesen.projekt.asstring, spesen.phase.asstring
bei Auslagen:auslage.lieferant.asstring, auslage.projekt.asstring, auslage.phase.asstring
Falls gewisse Teile nicht vorhanden sind (z.B. Phase), dann werden die Kommas entsprechend richtig gesetzt.
Texte für Kreditorbuchungen via OCL
Die Texte für die Kreditorbuchungen sind mit OCL konfigurierbar. Dabei können normaler Text und OCL-Expressions (in % eingefasst) kombiniert werden.
Buchungstext Kreditor Sammelbuchung: wird auf Kreditoren verwendet
Buchungstext Kreditor Detailbuchungen: wird auf Spesen und Auslagen verwendet
Falls die Expressions leer sind (Standard) werden die Standardtexte verwendet (siehe oben).
Buchen ohne Datenübertragung
Sie möchten einen Kreditor im Vertec auf gebucht setzen, ohne dabei Daten in die Buchhaltung zu übertragen. Das kann z.B. nützlich sein, wenn ein Kreditor im Nachhinein als gebucht im Vertec erscheinen soll, die Buchhaltungsperiode aber bereits abgeschlossen ist.Verwenden Sie dafür das Script: Kreditor auf gebucht setzen.
