Kreditoren buchen mit Vertec

Rechnungen Dritter können in Vertec erfasst und einem Projekt zugeordnet werden. Für jede Rechnung wird dafür ein Kreditor erfasst. Diese Einträge können auf Wunsch direkt in eine Kreditorbuchhaltung übertragen werden. Drittrechnungen müssen so nur einmal erfasst werden.

Ebenfalls nützlich sind Kreditoren zum Rückerstatten von Spesen an Mitarbeiter. Die Spesenrückerstattungen können so direkt über eine Kreditorbuchhaltung abgewickelt werden.

Die Zuordnung des Kreditors zum Projekt erfolgt über die zugeordneten Auslagen bzw. Spesen. Sie können also auch Auslagen und Spesen von verschiedenen Projekten einem einzelnen Kreditor zuordnen. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie die Kosten einer Drittrechnung auf mehrere Projekte eines Kunden verteilen möchten.

Einen Kreditor erzeugen Sie über den Menübutton Neu > Kreditor:

Es erscheint die Detailmaske. Nun füllen Sie die Felder gemäss Tabelle aus oder importieren ab Vertec 6.4.0.14 die Angaben direkt aus dem QR-Code der Lieferantenrechnung. Das genaue Vorgehen dafür ist im nachfolgenden Abschnitt Beleg importieren beschrieben.

Beleg importieren

Ab Vertec Version 6.4.0.14. Klicken Sie auf den Button Beleg importieren.... Es erscheint ein Dateiauswahl-Dialog (resp. in der Web App ein "File hochladen" Dialog), wo Sie den Rechnungsbeleg auswählen können.

Unterstützt werden die Formate .pdf, .pnd, .jpeg und .jpg sowie ab Vertec 6.7.0.16 auch .xml (utf-8 codiert).

Enthält der importierte Beleg einen QR-Code, werden diese Informationen beim Einlesen wie folgt verarbeitet:

Wird ein Beleg importiert, obwohl bereits ein Beleg vorhanden ist, erscheint ein Dialog, welcher fragt, ob der bestehende Beleg überschrieben werden soll. Falls ja, werden bei einem Beleg mit QR-Code alle Angaben gemäss obiger Auflistung neu gesetzt.

Der eingelesene Beleg wird auf der Seite Belegbild (heisst ab Vertec 6.7.0.16 Belegdokument) angezeigt:

• Bei Bilddateien wird das Bild angezeigt.
• Bei PDFs wird die erste Seite angezeigt.
• Bei XML-Dateien wird das XML angezeigt. Das Feld ist read-only, der Code kann aber markiert und rauskopiert werden.

Bilder und PDF-Dateien können via rechte Maustaste > Bild speichern... oder Bild löschen rausgespeichert oder gelöscht werden. Bei XML-Dateien erscheinen dafür zwei Buttons Speichern und Löschen.

Auslagen können direkt im Ordner Auslagen des Kreditors erfasst werden. Bereits bestehende Auslagen können per Drag & Drop oder über den Button Auslagen zuordnen auf dem Kreditor per Checkbox zugeordnet werden.

Wenn Sie auf dem Kreditor eine neue Spese oder eine neue Auslage erzeugen (mit dem entsprechenden Icon in der Symbolleiste oder über den Menübutton Neu), wird diese dem aktuellen Kreditoren direkt zugeordnet.

Bereits bestehende Auslagen und Spesen können per Drag & Drop dem Kreditor zugeordnet werden.

Ist genau eine Auslage vorhanden, wird gleichzeitig noch der Betrag in die Auslage geschrieben und die Anzahl auf null gesetzt (gleiche Funktionalität wie via Button , siehe unten).

Zugeordnete Auslagen und Spesen müssen dabei die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Die Summe der Einkaufspreise der Auslagen und Spesen muss dem Gesamtbetrag des Kreditors entsprechen
• Alle Auslagen und Spesen müssen dieselbe Währung haben
• Die Projekte der zugeordneten Auslagen und Spesen müssen den gleichen Fibu-Mandanten haben
• Alle Auslagen müssen von derselben Verrechnungsart sein. Wenn Sie Auslagen sowohl weiterleiten als auch verrechnen wollen, müssen Sie mehrere Kreditoren erfassen.
• Falls die Auslagen zum Weiterleiten bestimmt sind, müssen alle zum selben Projekt gehören.
• Spesen können nicht weitergeleitet werden. Ein Kreditor der weitergeleitet werden soll, darf keine Spesen enthalten
• alle Auslagen und Spesen müssen freigegeben sein (dieses Verhalten kann in den Systemeinstellungen konfiguriert werden)

Falls eine dieser Bedingungen verletzt ist, wird dies auf dem Kreditor im Feld Problembericht angezeigt.

Der Button Betrag auf Auslage ist aktiv, wenn sich nur eine Auslage auf dem Kreditoren befindet. In diesem Fall kann über diesen Button der Einkaufspreis der Auslage gesetzt werden.

Sobald dem Kreditoren mehrere Auslagen zugeordnet sind, ist dieser Button inaktiv und kann nicht verwendet werden.

Die Kreditor-Schnittstelle bietet die Möglichkeit, die Mandanten-Information des Kreditors über die Projekte der Auslagen zu gewinnen. In diesem Fall ist es wichtig, dass sich das Projekt bei solchen Auslagen nicht im Nachhinein ändert.

Um dies zu verhindern, gibt es die Systemeinstellung Projektzuordnung von gebuchten Auslagen und Spesen sperren. Ist diese auf Ja eingestellt, kann die Projektzuordnung der Auslagen nicht mehr geändert werden.

In den Systemeinstellungen > Buchhaltung gibt es die Einstellung Mitarbeiter-Kostenstelle für Kreditorbuchungen verwenden. Ist diese auf Ja, wird bei der Kreditorbuchung von Spesen und Auslagen die Kostenstelle Spesen auf dem Bearbeiter verwendet.

Die Hierarchie für die Kostenstellenberechnung ist wie folgt:

1. Kostenstelle des Bearbeiters (falls Systemeinstellung auf Ja)
2. Kostenstelle des Typs
3. Kostenstelle der Phase
4. Kostenstelle des Projekts

Mit Hilfe einer Kreditorbuchhaltungs-Schnittstelle lassen sich Kreditoreinträge direkt in die Buchhaltung buchen. Nach der Installation der Kreditoren-Schnittstelle können Sie die Konfiguration der Schnittstelle in den Systemeinstellungen unter Buchhaltung festlegen.

Die Eröffnung einer Kreditoradresse erfolgt auf der Adresse über den Menübutton Aktionen > Buchhaltung > Neue Adresse in Kreditorbuchhaltung erstellen.

Folgende Angaben werde im Vertec eingetragen:

• Das Personenkonto Kreditoren auf der Adresse (auf dem Reiter Vorgaben). Falls die Option Systemeinstellungen > Projekt > Auswahl von Lieferanten nur mit Kreditor PK auf JA gestellt ist, erscheint diese Adresse von jetzt an als Lieferant zur Auswahl.

Falls mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die Adressen auch in allen notwendigen Währungen eröffnet werden. Beim Erstellen des Kreditor Personenkontos aufgrund der Vertec Adresse steht aber keine bestimmte Währung zur Verfügung.

Deshalb muss die Systemeinstellungen > Buchhaltung > Währungen entsprechend gesetzt werden. Ist dort nichts angegeben, wird der Kreditor in CHF eröffnet. Wenn auch Euro verwendet werden soll, muss da 'CHF,EUR' drinstehen.

Achtung: Die notwendigen Vorschläge in Infoniqa ONE 200 müssen vorgängig für alle verwendeten Währungen in Infoniqa festgelegt werden (siehe Infoniqa ONE 200 Kreditoren Schnittstelle ).

Falls auf der Adresse das Feld Referenznummer gesetzt ist (Seite Weitere Info > Referenznummer), wird diese als adressid einer bestehenden Adresse in Infoniqa ONE 200 interpretiert und beim Erstellen des neuen Kreditors verwendet. Falls dort keine Referenznummer gesetzt ist, wird eine neue Adresse erstellt und die Referenznummer entsprechend eingetragen.

Sobald alle Angaben korrekt eingestellt wurden, können Sie auf der Seite Buchhaltung den Kreditor verbuchen. Auf dieser Seite finden Sie auch eine detaillierte Aufstellung der Buchungen:

Bei der Buchung von Kreditoren werden der MWST-Code und der MWST-Satz für den Einkauf sowie das Aufwand-Konto fixiert.

Bei gewissen Fibu-Programmen, z.B. bei Infoniqa ONE 50 Kreditoren Schnittstelle , ermöglicht die Übergabe eines leeren Sammelkontos die Verwendung der Fibu-eigenen Konfiguration. Beim Buchen kann auch ein leeres Sammelkonto übergeben werden, wenn dies im Buchhaltungsprogramm so konfiguriert ist.

Bei Sammelbuchungen (ist auf buchungsbeleg.text und im Text der ersten Buchung):

lieferant.asstring, <text des Kreditors>

Bei Detailbuchungen (auf allen anderen Buchungen)

• bei Spesen:spesen.text, spesen.projekt.asstring, spesen.phase.asstring

• bei Auslagen:auslage.lieferant.asstring, auslage.projekt.asstring, auslage.phase.asstring

Falls gewisse Teile nicht vorhanden sind (z.B. Phase), dann werden die Kommas entsprechend richtig gesetzt.

Die Texte für die Kreditorbuchungen sind mit OCL konfigurierbar. Dabei können normaler Text und OCL-Expressions (in % eingefasst) kombiniert werden.

In den Systemeinstellungen > Buchhaltung gibt es zwei Einstellungen:

• Buchungstext Kreditor Sammelbuchung: wird auf Kreditoren verwendet
• Buchungstext Kreditor Detailbuchungen: wird auf Spesen und Auslagen verwendet

Falls die Expressions leer sind (Standard) werden die Standardtexte verwendet (siehe oben).

Sie möchten einen Kreditor im Vertec auf gebucht setzen, ohne dabei Daten in die Buchhaltung zu übertragen. Das kann z.B. nützlich sein, wenn ein Kreditor im Nachhinein als gebucht im Vertec erscheinen soll, die Buchhaltungsperiode aber bereits abgeschlossen ist.Verwenden Sie dafür das Script: Kreditor auf gebucht setzen.