Glossar

Um Ihnen die Arbeit mit Vertec zu erleichtern, enthält das Glossar häufig verwendete Begriffe und Erläuterungen.

Vertec kennt vier Arten von Adressen:

• Firmen
• Kontakte, wobei sich der Kontakt aus einer Firma und einer Personeninformation zusammensetzt
• Personen
• Paare, wobei sich das Paar aus zwei Personeninformationen zusammensetzt (nur Linie Expert)

Ausführliche Informationen zu Adressen

Mit Vertec Aktivitäten können Sie projektorientiert Ereignisse, Tasks, Wiedervorlagen sowie unerledigte Aktivitäten verwalten. Aktivitäten werden normalerweise von einem Mitarbeiter auf einem Projekt oder einem Teilprojekt erfasst. Typischerweise werden für Kontakte mit dem Kunden (Telefon, Email) Aktivitäten erfasst. Eine Aktivität kann auch Aufgaben-Charakter haben. Dazu kann auf der Aktivität ein zuständiger Mitarbeiter sowie ein Wiedervorlage-Termin angegeben werden.

Ausführliche Informationen zu Aktivitäten

Oft auch Benutzer oder Projektbearbeiter genannt. Arbeitet an Projekten in Vertec. Aktive Bearbeiter können sich anmelden und Leistungen und Spesen erfassen.

Ausführliche Informationen zu Bearbeitern

Die Leistung ist in Vertec die eigentliche Arbeitserfassungseinheit. Sie wird einem Projekt und einem Mitarbeiter zugeordnet. Es können pro Tag beliebig viele Leistungen erfasst werden.

Ausführliche Informationen zur Leistungserfassung

Vertec funktioniert projektorientiert. Im Rahmen eines Dienstleistungsauftrags werden alle Arbeiten einem Projekt zugeordnet. Es können mehrere (aktive oder inaktive) Projekte für einen Kunden parallel geführt werden. Leistungen und Spesen können nur auf aktive Projekte erfasst werden. Das Projekt ist die Abrechnungsgrundlage, Rechnungen werden pro Projekt erstellt.

Ausführliche Informationen zu Projekten

In Vertec kann zwischen Projekt- und Mandatssprache gewechselt werden. Der sogenannte Jargon kann unter Einstellungen > Systemeinstellungen Allgemein eingestellt werden. Folgende Begriffe werden als Synonyme verwendet:

Leistungen und Spesen können pro Projekt automatisch verrechnet werden. Zuerst wird eine provisorische Rechnung erstellt. Diese kann noch angepasst werden, bevor sie verrechnet und damit fixiert wird. Ist ein Buchhaltungsprogramm angeschlossen, können die Rechnungen auch via Schnittstelle direkt verbucht werden.

Berichte bilden die Basis für die Erzeugung von Dokumenten. Dokumente wie zum Beispiel Briefe, Faxe oder Rechnungen werden direkt im Vertec erstellt. Das Dokument wird automatisch in der Dateiablage gespeichert und gleichzeitig im Vertec am richtigen Ort verlinkt. Die Office-Berichte für Word und Excel können grundsätzlich auch vom Kunden erstellt und geändert werden.

Ausführliche Informationen zu Berichten

Spesen sind Kosten, die im Rahmen einer Arbeit für ein Projekt angefallen sind. Es können dies z.B. Reisespesen, Kopier- oder auch Materialkosten sein.

Wie die Leistungen auf Tätigkeiten, können Spesen auf Spesentypen erfasst werden. Bei den Spesentypen wird eine Einheit hinterlegt, die verrechnet werden kann. So können z.B. bei den Kopierkosten eine Einheit von 0.2 hinterlegt werden. Der Bearbeiter muss dann nur noch die Anzahl Kopien angeben, der Preis wird von Vertec automatisch berechnet.

Die Tariftabelle ist eine Matrix von Bearbeiterstufen und Tarifstufen. Jedem Bearbeiter wird eine Bearbeiterstufe und jedem Projekt eine Tarifstufe zugeordnet. Aus dieser Kombination kann bei der Erfassung von Leistungen aus der Tariftabelle automatisch der gültige Stundensatz eingesetzt werden.

Ausführliche Informationen zur Tariftabelle

Beschreibt die Art der Arbeit, welche im Rahmen einer Leistung erbracht worden ist. Die Leistungen können diesen Tätigkeiten zugewiesen werden.

Währungen können in der Linie Expert frei definiert werden. Die Währungen, in der Sie normalerweise abrechnen, können Sie als Leitwährung definieren. Sind mehrere Währungen in Verwendung, definieren Sie die entsprechenden Kurse.