Dokumenten­verwaltung mit Vertec

Vertec bietet vielfältige Möglichkeiten für die Dokumentenverwaltung und Automation. Dieser Artikel soll eine Übersicht bieten und Sie zu den richtigen Orten in unserer Knowledge Base führen.

Dokumente lassen sich direkt in Vertec erstellen, speichern und verknüpfen.

Mit dem Vertec Berichtsystem können Dokumente erstellt bzw. registriert und direkt aus Vertec via Drucken-Menü ausgeführt werden. Dabei kann vordefiniert werden, ob und wie das erstellte Dokument gespeichert werden soll, wie es in Vertec abgelegt wird, ob beim Drucken ein Dialog angezeigt werden soll, und vieles mehr.

Berichte können auch automatisiert, direkt aus Vertec an E-Mails angehängt und versendet werden.

Dokumente erstellen

Dokumente lassen sich erstellen und direkt aus Vertec ausführen. Dafür steht das office-basierte, cloudfähige Berichtsystem zur Verfügung, mit dem sich Office-Berichte erstellen bzw. registrieren lassen. Eine Vielzahl von Berichten wird zudem bereits standardmässig mitgeliefert. Eine Übersicht über alle Berichte sind im Artikel Alle Vertec Berichte auf einen Blick zu finden. Nach der Registrierung werden Berichte in Vertec über das Menü Drucken aufgerufen. Dabei wird im Hintergrund automatisch eine Aktivität erzeugt und das Dokument darauf abgelegt. So finden Sie es jederzeit wieder. Die entsprechenden Kriterien können Sie vordefinieren.

Das erstellte Dokument wird automatisch im entsprechenden Editor geöffnet und kann eingesehen / bearbeitet werden. Bei integrierter Dokumentspeicherung wird die Aktivität in einem neuen Tab in Vertec angezeigt, damit das Dokument danach wieder entsperrt werden kann.

Berichtsvorlagen in Vertec

Damit ein Bericht in Vertec zur Verfügung steht, muss er als Berichtsvorlage in Vertec registriert werden. Dabei kann auch vordefiniert werden, ob und wie das erstellte Dokument gespeichert werden soll, wie es in Vertec abgelegt wird, ob beim Drucken ein Dialog angezeigt werden soll, und vieles mehr. Die detaillierte Beschreibung finden Sie im Artikel Berichte registrieren.

Alle Dokumente in Vertec werden via Aktivität abgelegt. Das heisst, es wird eine Aktivität erzeugt, das Dokument angehängt und die Aktivität dem entsprechenden Eintrag in Vertec zugeordnet. So können Sie zu jedem Dokument auch Kommentare anbringen, Zuständigkeiten hinterlegen, Termine und andere Aktivitäten definieren.

Dokumentspeicherung

Sie können wählen, ob die Dokumente direkt in Vertec gespeichert oder aber auf Ihrem Dateisystem abgelegt und in Vertec nur verlinkt werden.

Die Einstellung dafür wird in Vertec in den Systemeinstellungen Allgemein > Dokumentspeicherung vorgenommen:

Vertec lässt sich auch mit externen Dokumentenmanagement-Lösungen ( DMS ) kombinieren. Die SharePoint Online DMS Schnittstelle erlaubt die Integration mit SharePoint Online, womit die in Vertec erstellten Dokumente direkt in Sharepoint gespeichert und von Vertec aus ein- und ausgecheckt werden können.

Dokumentspeicherung "Intern"

Mit dieser Systemeinstellung werden Dokumente auf den Aktivitäten und damit direkt in der Vertec Datenbank gespeichert. Weitere Informationen finden Sie hier.

Dokumentspeicherung "Dateisystem oder DMS"

Mit dieser Einstellung werden Dokumente in der Dateiablage gespeichert und gleichzeitig in Vertec am richtigen Ort verlinkt. Dafür muss in Vertec vorgängig eine Dateiablagestruktur erstellt werden.

Dateiablagestruktur

Die Ablagestruktur baut auf dem globalen Dokumentenpfad auf. Dieser Basis-Pfad wird unter Systemeinstellungen > Allgemein > Dokumentenpfad angegeben:

Der Dokumentenpfad muss auf dem Server vorhanden und von den Clients her zugänglich sein, damit die Dokumente gespeichert bzw. geöffnet werden können.

Für den Betrieb mit der SharePoint Online DMS Schnittstelle wird als Dokumentenpfad der Pfad zur Sharepoint Dokumentenbibliothek eingetragen. Zusätzlich muss die Sharepoint Site URL in den Systemeinstellungen CRM/Aktivitäten hinterlegt werden.

Cloud Abo Szenario

Im Cloud Abo Szenario (bzw. mit eingeschalteter Option Restrict Filesystem Access) erfolgt die Dokumentspeicherung so:

• Die Berichte werden clientseitig gespeichert. Das bedeutet, dass auch da ein Serververzeichnis angegeben werden kann, das sich in der Kundenumgebung befindet. Damit können in der Cloud App Bericht erstellt und gespeichert werden.
• Die Web App hat keinen Zugriff auf die lokale Kundenumgebung, daher können in der Web App keine Dokumente direkt gespeichert werden. Wird ein Dokument in der Web App erzeugt, erscheint es im Browser zum Download. Es wird keine Aktivität angelegt.
• Dokumente auf der lokalen Kundenumgebung können in der Web App nicht geöffnet werden.

Die Unterordner

Die Ablagepfade für Unterordner der einzelnen Klassen (Projekte, Adressen etc.) können in den Klasseneinstellungen pro Klasse angegeben werden. Es gibt folgende Möglichkeiten:

• Angabe eines Ordnernamens: Dieser wird als Unterordner des Basispfads interpretiert.
• Ein absoluter Pfad: Dieser übersteuert den Basispfad.
• Eine OCL-Expression: In %%-Zeichen eingefasst, wird dynamisch berechnet.

Diese Angaben können kombiniert werden. Hier werden zum Beispiel Projektdokumente im Unterordner Projekte und darin unter dem jeweiligen Projektcode abgelegt:

Auf jedem einzelnen Eintrag ist der Speicherpfad sichtbar und kann bei Bedarf auch übersteuert werden:

Die Pfade (sofern das System nicht mit absoluten Pfaden übersteuert wird) werden dynamisch berechnet. Der Vorteil: Änderungen am Basis-Pfad wirken sich automatisch auf die Speicherpfade aus. Wenn Sie also Ihre Ablagestruktur einmal umstellen müssen, dann lässt sich Vertec mit einem Klick an die neuen Verhältnisse anpassen und findet die Dokumente automatisch am neuen Ort.

Um ein bestehendes Dokument in Vertec abzulegen, können Sie eine Aktivität anlegen und das Dokument von dort aus hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Dokumenthandling auf Aktivitäten.

Eine andere Möglichkeit bietet das Vertec Explorer Addin, mit welchem Sie im Windows-Explorer auf eine beliebige Datei mit der rechten Maustaste klicken und In Vertec speichern wählen. In einem Dialog wählen Sie dann Projekt, Adresse etc. in Vertec aus, und schon ist das Dokument in Vertec abgelegt.

Mit der Outlook App kann auf Adressen, Projekte etc. in Vertec zugegriffen werden und E-Mails werden als Aktivitäten abgelegt. Diese werden mit dem entsprechenden Projekt/Kontakt verknüpft und speichern auch allfällige Anhänge. Nicht nur in Vertec, sondern auch in der Outlook App wird dadurch eine übersichtliche Aktivitätshistorie mit der jeweiligen Adresse ermöglicht.

Mit dem Plug-in: Berichtversand können ausserdem Dokumente aus Vertec automatisiert an E-Mails angehängt und versendet werden.

Massenmailings

Die in Vertec vorhandenen Adress- oder Projektdaten können so strukturiert werden, dass sich problemlos Adresslisten für Serien-E-Mails, etwa an alle Kunden einer bestimmten Branche oder die Interessenten für ein bestimmtes Produkt, erstellen lassen.

Dokumente in Vertec finden

Aktivitäten aufgeteilt in Unterordner

Die Aktivitäten befinden sich auf jedem Eintrag standardmässig im Unterorder Aktivitäten.

Via Custom-Link-Typen können aber auch eigene Strukturen angelegt und die einzelnen Aktivitäten gefiltert dargestellt werden. In folgendem Beispiel werden Unterordner wie Angebote, Verträge oder Dokumente angezeigt:

Ausser auf dem einzelnen Eintrag kann auch im gesamten Vertec nach Dokumenten gesucht werden, beispielsweise mit einem Aktivitäten-Suchordner, wie folgende E-Mail-Suche:

Diese Suchordner sind SQL-Ordner, in welchen die gewünschten Kriterien frei definiert und alle verfügbaren Felder abgefragt werden können.

Oder es kann die allgemeine Vertec Suche so erweitert werden, dass sie zusätzlich im Titel von Aktivitäten sucht.