Spesenerfassung

Marge oder Preis

Es gibt zwei Varianten der Preisberechnung: Marge oder Preis.

Marge

Die Preisberechnung kann unter Angabe einer Marge (als Faktor) durchgeführt werden. Wenn man z.B. 5% Marge auf einen Preis schlagen möchte, gibt man bei Marge 1.05 an.

Im Feld Betrag wird der tatsächliche Einkaufswert angegeben. Aufgrund der Marge berechnen sich die Beträge. Auf den Spesentypen kann eine Marge vordefiniert werden. Ist eine solche angegeben, werden Spesen, die auf diese Typen erfasst werden, mit dem System Marge berechnet.

Auf der Zuordnung von Spesentypen zu Phasen können die Margen überschrieben werden. Diese Margen gelten dann für Spesen und Auslagen, die auf diese Phasen erfasst werden.

Checkbox Brutto: Die Checkbox gibt an, ob der Betrag als Brutto oder Netto interpretiert wird. Die Marge ist ein Faktor, der immer auf den Nettowert angewendet wird. So ist auch Brutto Einkauf mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen für Einkauf und Verkauf möglich.

Preis

Diese Berechnung funktioniert nach dem System 5 Stück (Anzahl) à 15 Franken (Verkaufspreis) = 75 Franken. Als Einkaufspreis werden beispielsweise CHF 10.00 angegeben, als Verkaufspreis CHF 15.00. Aufgrund dieser Preise berechnen sich die Beträge.

Checkbox Brutto: Die Checkbox gibt an, ob der Preis als Brutto oder Netto interpretiert wird. Der Standardwert, den ein neuer Speseneintrag für das Feld Brutto annimmt, kann auf Spesentypen vorgegeben werden (z.B. werden Kilometer immer Netto erfasst, Bahnbillette hingegen Brutto). Weil der Einkaufswert explizit angegeben wird, gibt es ein Problem bei der Verkaufspreis-Berechnung, falls es sich um Brutto-Spesen handelt und die Einkaufs-MwSt nicht gleich der Verkaufs-MwSt ist. In diesem Fall berechnet sich der Verkaufpreis aufgrund des Brutto-Einkaufspreises anstelle des Nettopreises.

Erfassungswährung

Beim Erfassen von Spesen wird die Erfassungswährung des Bearbeiters verwendet. Hat der Bearbeiter eine Währung explizit gesetzt, wird diese verwendet, sofern sie von der Leitwährung abweicht. Ansonsten gilt für den Speseneintrag automatisch die Projektwährung.

Via Auswahlfeld kann eine andere Währung zugeordnet werden, wobei aus dem hinterlegten Kurs der Betrag in der Projektwährung berechnet wird.

Checkbox Freigabe

Ob diese Option auf den einzelnen Spesen berücksichtigt wird, kann über die Systemeinstellungen Spesen müssen freigegeben werden gesteuert werden. Falls ja, können nur freigegebene Spesen auf einer Rechnung erscheinen. In diesem Fall muss bei Spesen, die weiterverrechnet werden sollen, diese Option gesetzt werden.

Checkbox Rückerstatten & Ausbezahlt

Wird diese Option aktiviert, werden die erfassten Spesen automatisch als an den Mitarbeiter rückzuerstattend ausgezeichnet. Der Preis, der dem Mitarbeiter ausbezahlt wird, berechnet sich aus dem internen Wert plus der Einkaufs-MwSt. Diese Option kann auch auf dem Spesentyp hinterlegt werden.

Auf einem einzelnen Bearbeiter oder auf einer Liste von Bearbeitern kann über das Menü Drucken > Rückzuerstattende Spesen nach Typ für jeden Mitarbeiter eine Liste mit den rückzuerstattenden Spesen innerhalb eines bestimmten Datumintervalls ausgedruckt werden. Zusätzlich kann auch der Bericht Rückzuerstattende Spesen mit Anhang via Config Set importiert werden.

Wenn alle diese Spesen ausbezahlt sind, müssen sie als ausbezahlt markiert werden. Die rückzuerstattenden Spesen, die als ausbezahlt markiert sind, erscheinen nicht mehr auf der obengenannten Liste.

Beträge

Bei Eingabe von Anzahl/Betrag werden die verschiedenen Beträge für interne, externe, Kosten- und MwSt-Werte automatisch unter Verwendung der Ansätze und der Brutto-Checkbox berechnet.

Vertec erlaubt es ausserdem, die einzelnen Beträge direkt zu setzen. Die direkt erfassten Beträge erscheinen in grüner Farbe und werden von "Anzahl/Betrag" nicht mehr beeinflusst. Alle übrigen Beträge werden nach Möglichkeit aufgrund der direkt eingeigebenen unter Berückschtigung der Ansätze berechnet.

Interner Wert vs. Kosten

Normalerweise sind der interne Wert und der Kostenwert identisch. Der Kostenwert unterscheidet sich nur dann vom internen Wert, wenn man im Rahmen einer Kostenrechnung einen Gemeinkosten-Zuschlag auf den für die Spese bezahlten Preis darauf rechnen möchte. In diesem Fall wird auf dem Spesentyp ein Kostenwert hinterlegt, der dann für die Berechnung der Kosten auf der Spese ausschlaggebend ist.

Beträge anpassen bei verrechneten Spesen

Die Einkaufs-MwSt sowie die internen Werte können auch nach der Verrechnung noch angepasst werden. Der Grund ist, dass diese noch ändern können, z.B. bei der Auszahlung an den Mitarbeiter.

Befinden sich die Spesen auf einem gebuchten Kreditoren , können sie nicht mehr verändert werden.