Vertec Explorer Addin

Mit dem Vertec Explorer Addin können beliebige Dokumente aus dem Windows Explorer direkt in Vertec abgelegt werden.

Das Addin ist lauffähig in der Desktop App sowie der Cloud App, wenn die COM-Schnittstelle installiert wurde (erweiterte Installationskomponenten).

Um das Explorer Addin zu installieren, führen Sie mit lokalen Administratorrechten die Datei InstallExplorerAddin.bat aus, welche sich im Unterverzeichnis Addins der Vertec Installation befindet.

Danach klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie verknüpfen wollen, und wählen Sie In Vertec speichern . Es erscheint der Addin-Dialog :

Sie können nun die Einträge in Vertec auswählen, auf denen Sie die Aktivität erzeugen möchten. Es wird nur eine Aktivität erzeugt, diese jedoch mit allen ausgewählten Einträgen verknüpft.

Sie können zudem angeben, ob Sie die importierte Datei kopieren oder verschieben wollen. Je nachdem, ob Sie in den Vertec Systemeinstellungen Allgemein die Dokumentspeicherung Intern oder Dateisystem oder DMS gewählt haben, bedeutet das Folgendes (bei der internen Dokumentspeicherung wird das Feld Dokumentpfad im Dialog nicht angezeigt):

Falls bei Aktivität anschliessend öffnen ein Häkchen gesetzt ist, wird die erzeugte Aktivität in Vertec direkt angezeigt.

Über die Systemeinstellung CRM / Aktivitäten > Projekt-Zuordnung von Dokumenten via Addins sicherstellen kann eingestellt werden, ob der Benutzer beim Speichern von Dokumenten über das Addin mindestens ein Projekt auswählen muss.

Ist diese Einstellung auf JA, kann der Addin-Dialog erst geschlossen werden, wenn ein Projekt ausgewählt wurde. Ansonsten ist der OK Button inaktiv:

Im Addin-Dialog können die Einträge in Vertec ausgewählt werden, auf denen die Aktivität erzeugt werden soll. Die verschiedenen Arten (Auswählen, Suche nach Projekten, Suche nach Adressen) können dabei auch nacheinander verwendet werden.

Markieren Sie jeweils links den Eintrag und klicken Sie auf den >> Button. Mit allen Einträgen, die auf der rechten Seite angezeigt werden, wird die neu erzeugte Aktivität verknüpft. Möchten Sie einen Eintrag aus dieser Liste entfernen, betätigen Sie den << Button.

• Dokumentpfad: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn in den Systemeinstellungen Allgemein die Dokumentspeicherung auf Dateisystem oder DMS eingestellt ist. Der Pfad wird von Vertec berechnet aufgrund des ersten Projekts oder, falls kein Projekt vorhanden, der ersten Adresse. Der Pfad kann hier geändert werden.
• Dokumentname: Unter diesem Namen wird das Dokument gespeichert.
• Titel: Die Aktivität, mit der das Dokument in Vertec gespeichert wird, erhält diesen Titel.
• Aktivitätstyp: Aus dem Kombinationsfeld Aktivitätstyp können Sie auswählen, welchem Typ die erzeugte Aktivität zugeordnet wird. In den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitäten kann ein Standard Aktivitätstyp angegeben werden, welcher für E-Mails bzw. für Dokument-Verknüpfungen verwendet wird. Dieser erscheint dann als Voreinstellung in obengenanntem Kombinationsfeld und kann bei Bedarf noch geändert werden.

Wenn Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf den Button OK. Nun wird eine Aktivität erzeugt und die ausgewählten Einträge mit dieser verknüpft. Dabei gilt: Wird zum Beispiel eine Adresse und ein Projekt ausgewählt, dann erscheint die Adresse beim Kontakt als Kontaktadresse, das Projekt als Projekt.

Sind mehrere möglichen Einträge ausgewählt (z.B. zwei Adressen oder mehrere Projekte), so werden sie in der Reihenfolge verknüpft, in der sie im Outlook-Dialog ausgewählt wurden. Die erste Adresse, das erste Projekt wird wie oben beschrieben der Aktivität zugeordnet. Alle weiteren Einträge werden als zugeordnete Einträge der Aktivität angehängt und können über den Reiter gleichen Namens aufgerufen werden.

Über den Reiter Suchen können die Objekte mit einer Textsuche in Vertec gesucht werden:

Es kann sowohl in Projekten wie auch in Adressen im Vertec gesucht werden.

Die Checkbox Auch deaktivierte durchsuchen bewirkt, dass auch inaktive Projekte bzw. Adressen als Suchresultate erscheinen. Der Standardwert dieser Checkbox lässt sich über die Systemeinstellung Allgemein > Deaktivierte Einträge in Suchdialogen berücksichtigen steuern.

Über den Reiter Auswählen können Sie die Objekte im Baum auswählen:

Standardmässig werden hier der aktuell eingeloggte Benutzer sowie bereits ausgewählte Einträge angezeigt. Zusätzlich werden folgende Objekte angezeigt:

Hier werden alle Aktivitäten 1 Jahr zurück durchsucht, die als Adresseintrag im CRM eine der gefundenen Adressen zugeordnet haben oder bei denen die Adresse unter 'zugeordnete Adressen' erscheint. Die Projekte aller dieser Aktivitäten werden in diesem Container dargestellt.

Listet alle Projekte auf, bei denen eine der gefundenen Adressen Kunde ist. Bei Kontakten werden auch Kunden der Firma berücksichtigt.

Alle Link-Container der gefundenen Adresseinträge, welche Projekte oder Adressen enthalten, werden zusammengefasst angezeigt. Das bedeutet: Wenn z.B. die ausgewählten Adressen über einen Linktyp namens beteiligt an mit verschiedenen Projekten verknüpft sind, werden in einem Ordner beteiligt an gesammelt alle diese Projekte angezeigt

Neben Projekten und Adressen können auch Phasen für die Verknüpfung ausgewählt werden.

Sind mehrere Einträge ausgewählt, funktioniert die Logik für die Verknüpfung mit der Aktivität wie folgt:

1. Wenn ein Projekt ausgewählt wird und mehrere Phasen, dann wird zuerst das Projekt gespeichert und danach eine der ausgewählten Phasen, jedoch nur, wenn die Phase dem Projekt gehört.
2. Wenn ein Projekt ausgewählt wird und 1 Phase, die nicht zu diesem Projekt gehört, dann wird nur das Projekt gespeichert.
3. Wenn nur eine Phase ausgewählt wird und kein Projekt, dann wird diese Phase gespeichert und als Projekt das Projekt der Phase.

Um das Explorer Addin bei einem Vertec Update ebenfalls upzudaten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Heben Sie die Registrierung des bestehenden Addins auf, indem Sie die Datei UninstallExplorerAddin.bat im Unterverzeichnis Addins Ihrer Vertec Installation mit lokalen Administratorrechten ausführen.
2. Beenden Sie den Windows Explorer, indem Sie im Taskmanager (Ctrl+Alt+Del drücken und Task-Manager auswählen) den Explorer Prozess beenden (Explorer.exe markieren und Prozess beenden klicken). Lassen Sie den Taskmanager geöffnet.
3. Daraufhin starten Sie der Explorer wieder, indem Sie im Taskmanager Datei > Neuer Task (Ausführen...) auswählen. Im Dialogfenster tippen Sie explorer in das Feld und klicken auf OK.

Nach diesem Vorgang hat der Explorer das Explorer Addin nicht mehr geladen, daher kann die neue Version nun wieder installiert werden wie oben beschrieben.