Outlook App: E-Mail-Vorlagen

Ab Vertec 6.7 können Office-Berichte in Vertec als E-Mail-Vorlagen in der Outlook App verwendet werden.

Sie ermöglichen wie alle Office-Berichte einen kontextabhängigen Zugriff auf sämtliche Vertec Daten und können dadurch mit spezifischen Daten für die Adresse angereichert werden, für welche die E-Mail in Outlook erstellt wird (dynamische Anrede, Betreff, Bilder, Daten etc.)

Bei Auswahl der Vorlage in der Outlook App wird der Output des Berichts als Inhalt der E-Mail eingesetzt.

Auswahl der Vorlagen in der Outlook App

Beim Erstellen einer neuen E-Mail in der Outlook App kann aus einer Liste optional eine Vorlage ausgewählt werden. Mit einem Klick auf den Button Erzeugen werden Betreff und Inhalt der neuen E-Mail entsprechend ausgefüllt bzw. ersetzt:

Das Laden von Vorlagen kann mehrmals ausgeführt werden, wobei die Inhalte gemäss aktuell gewählter Vorlage überschrieben werden.

Hinweis: In der Web Edition der Outlook App kann eine Vorlage nur einmal pro E-Mail ausgewählt werden. Soll also eine andere Vorlage gewählt werden statt die, die bereits hinzugefügt wurde, muss dafür eine neue E-Mail erzeugt werden.

Erstellen der Vorlagen

Damit die Berichte als E-Mail-Vorlagen in der Outlook App zur Auswahl erscheinen, gibt es auf der Berichts-Registrierung in Vertec eine Checkbox Outlook App E-Mail-Vorlage (IsEmailTemplate):

Die Berichte, welche als E-Mail-Vorlagen zur Verfügung stehen, müssen auf Adresseintrag registriert und vom Ausgabeformat Word sein.

Der Inhalt des Berichts wird als Body des E-Mails verwendet.

Der Betreff der Bericht-Registrierung wird als Betreff des E-Mails eingetragen. Dabei können wie gewohnt auch OCL-Expressions, in Prozentzeichen (%%) eingefasst, verwendet werden:

Der Bericht-Code von Office-Berichten, welche als E-Mail-Vorlagen verwendet werden, unterscheiden sich nicht von anderen Office-Berichten, das Coding ist also grundsätzlich gleich.

Als Beispiel wird die Vorlage E-Mail Beispielvorlage standardmässig mitgeliefert.

Optionale Argumente

Ab Vertec 6.7.0.6 ist es möglich, in E-Mail-Vorlagen auf die Argumente Projekt, Phase und Opportunität in der Outlook App zuzugreifen. Sind diese bereits ausgewählt, stehen sie als Context-Variablen project, phase und opportunity im Berichtcode zur Verfügung.

Da die Variablen erst zur Verfügung stehen, wenn in der Outlook App die entsprechenden Werte gesetzt sind, ist es wichtig, dass im Code abgefragt wird, ob sie bereits bestehen, da sonst ein Fehler angezeigt wird.

Hier im nachfolgenden Beispiel werden die Felder project, subject, phasecode, phasewertoffen und opportunitytext entsprechend gefüllt:

class ProjectLetter(Table):
    businessclass= "Adresseintrag"
    fields = [
        TextField("project"),
        TextField("subject"),
        TextField("phasecode"),
        CurrencyField("phasewertoffen"),
        TextField("opportunitytext"),
    ]
    
    def initialize_row(context, row):
        if context.project:
            row.project = context.project
            row.subject = context.projekt.betreffend
            
        if context.phase:
            row.phasecode = context.phase.code
            row.phasewertoffen = context.phase.sumwertextoffen
            
        if context.opportunity:
            row.opportunitytext = context.opportunity

Auf diese Feldnamen kann in der Berichtsvorlage wie gewohnt zugegriffen werden:

Sind die entsprechenden Felder in Outlook noch nicht gesetzt, wird einfach ein Leerstring ausgegeben. Möchte man das nicht, kann entweder ein entsprechender Text im Feld ausgegeben oder ein Conditional-Band gesetzt werden.