Bexio Web Debitoren Schnittstelle

Die Bexio Web Debitoren Schnittstelle erlaubt das Buchen und Stornieren von Rechnungen, das Übertragen von Adressen sowie den Zahlungsabgleich mit der Bexio Online Buchhaltung.

Installieren der Schnittstelle

Navigieren Sie in Vertec zum Ordner Einstellungen > Schnittstellen > Extensions und öffnen Sie die Bexio Web Debitoren Schnittstelle. Klicken Sie auf Installieren.

Bexio einrichten

API token generieren

Unter Einstellungen > Alle Einstellungen > Apps & API die API Keys wählen. Hier kann ein API token für Vertec generiert bzw. kopiert werden:

Automatische Rechnungsnummer ausschalten

Damit Vertec die Rechnungsnummer in Bexio schreiben kann, muss unter Einstellungen > Alle Einstellungen > Funktionen und Module > Rechnung das Häkchen bei Nummer automatisch vergeben entfernt werden:

Vorschusskonto erstellen

In Bexio können Rechnungspositionen nicht auf Aktiv- oder Passiv-Konti gebucht werden. Um dieses Problem zu umgehen, wird ein Vorschusskonto als Ertrags- oder Aufwandskonto definiert:

Vertec einrichten

Systemeinstellungen Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Folgende Systemeinstellungen sind spezifisch für die Bexio Web Debitoren Schnittstelle:

MwSt-Typen konfigurieren

Bei den MwSt-Typen muss der entsprechende Code aus Bexio hinterlegt werden, z.B. UN81:

Zahlungskonditionen

Die in Vertec hinterlegten Zahlungskonditionen  führen zu einem Fälligkeitsdatum auf der Rechnung. Dieses Fälligkeitsdatum wird beim Buchen nach Bexio übertragen.

Mehrere Mandanten einrichten (nur Linie Expert)

Die Vertec Bexio Web Debitoren Schnittstelle ist Mandantenfähig. Um mehrere Mandanten einzurichten, erstellen Sie pro zusätzlichen Mandanten einen Projekttyp in Vertec.

Auf dem Projekttyp, Seite Weitere Info, können Sie das API token des Bexio Mandanten hinterlegen:

Achten Sie darauf, dass die Konti auf der Seite Buchhaltung korrekt hinterlegt sind.

Alle Projekte, die diesem Projekttyp zugeordnet sind, werden in diesen Mandanten gebucht. 

Hinweis: Da sich die Personenkonto-Nummer auf der Adresse befindet (siehe nächsten Abschnitt), müssen alle Projekte eines Kunden in denselben Mandanten gebucht werden.

Personenkonti (PK-Nummern)

Personenkonto-Nummern für Bexio befinden sich in Vertec auf der Adresse (Kunde des Projekts) unter Vorgaben.

Gibt es die Adresse in Bexio bereits, tragen Sie hier die entsprechende PK-Nummer ein. Beim Buchen werden die Adressdaten jeweils aktualisiert.

Gibt es die Adresse in Bexio noch nicht, wird sie beim Buchen automatisch erzeugt und die PK-Nummer auf der Adresse in Vertec eingetragen.

Es werden nur die PK-Nummern auf den Adressen berücksichtigt. Allfällige Übersteuerungen auf Projekten werden ignoriert.

Buchen

Damit Rechnungen gebucht werden können, müssen sie in Vertec verrechnet sein.

Das Verrechnen und Verbuchen kann in einem Schritt erfolgen, wenn die Systemeinstellung Beleg direkt buchen (Systemeinstellungen > Buchhaltung) auf Ja eingestellt wird.

Das Buchen erfolgt auf einer einzelnen Rechnung oder einer Liste von Rechnungen via Menü Aktionen oder Rechtsklick > Buchen.

Auf einzelnen Rechnungen kann der Buchungsvorgang auch über den Button Stornieren auf der Seite Buchhaltung angestossen werden.

Beim Buchen werden die Adressen bzw. Adressänderungen übertragen (siehe Abschnitt Personenkonti ).

 Als Rechnungsnummer wird die Rechnungsnummer aus Vertec übertragen (siehe Abschnitt
Automatische Rechnungsnummer ausschalten ).

Stornieren

Damit Rechnungen storniert werden können, müssen sie bereits gebucht sein.

Das Stornieren erfolgt auf einer einzelnen Rechnung oder einer Liste von Rechnungen via Menü Aktionen oder Rechtsklick > Stornieren.

Auf einzelnen Rechnungen kann der Buchungsvorgang auch über den Button Stornieren auf der Seite Buchhaltung angestossen werden.

Je nach eingestellter Stornomethode  wird die Rechnung in Bexio dabei auf cancelled gesetzt oder aus der Rechnungsliste entfernt (siehe Methodenbeschreibung).

Zahlungsabgleich

Der Zahlungsabgleich erfolgt wie im Artikel Zahlungsabgleich mit Vertec beschrieben.