Projektbezogene Rechnungsprozesse: So steigern Sie Ihre Effizienz

Wie handhabe ich meine Lieferantenrechnungen und wer schreibt eigentlich intern die Rechnungen? Macht es Sinn alle Daten ausschliesslich in der Finanzbuchhaltungs-Software (Fibu) zu erfassen oder gibt es dazu Alternativen? In diesem Artikel erklären wir, wie Sie die Verarbeitung aller Debitoren- und Kreditorenrechnungen mit Vertec möglichst effizient gestalten und so im gesamten Abrechnungsprozess jede Menge Zeit sparen.

Darüber erfahren Sie mehr:

1. Lieferantenrechnungen erfassen und mit Vertec freigeben
2. Wer schreibt hier eigentlich die Rechnung?
3. Fazit: Und was kann ich jetzt konkret tun?

Wer mit Vertec arbeitet, sollte projektbezogene Lieferantenrechnungen direkt im ERP-System und Gemeinkosten wie Miete, Telefonanschluss oder Dienstwagen in der Fibu erfassen. So kann das Projektcontrolling vollständig in Vertec erfolgen, den Gesamtüberblick bildet die Finanzbuchhaltungs-Software ab. Über eine Schnittstelle kann der Prozess automatisiert werden und die in Vertec erfassten Rechnungen können an die Fibu übergeben werden. Alternativ kann selbstverständlich auch an der zentralen Erfassung aller eingehenden Rechnungen in der Finanzbuchhaltungs-Software festgehalten werden. Bei Bedarf können mit Hilfe einer Schnittstelle die projektbezogenen Daten in Vertec importiert werden.

1. Lieferantenrechnungen erfassen und mit Vertec freigeben

Zuerst erfolgt die händische Erfassung der Rechnung durch die Administration oder die Buchhaltung in Vertec. Anschliessend prüft der Projektverantwortliche die eingehende Rechnung und gibt sie ggf. an seinen Vorgesetzten weiter. Dieser kann wiederum sein Okay an die Buchhaltung weitergeben, indem er in Vertec einen entsprechenden Haken hinter der erfassten Rechnung setzt.

Das Controlling profitiert von dieser Arbeitsweise, denn es kann in einem System alle projektbezogenen Rechnungen einsehen. So behalten die Mitarbeiter nicht nur die eigenen Leistungen, sondern auch alle Fremdleistungen und Drittkosten im Blick. Anschliessend erfolgt die Abrechnung und direkte Weitergabe zur Zahlung an die Buchhaltung. Dafür bietet Vertec zum einen passende Export-Möglichkeiten (csv für Excel) und zum anderen Schnittstellen zur Weiterverarbeitung der Daten in externen Finanzbuchhaltungssystemen wie beispielsweise Datev an.

2. Wer schreibt hier eigentlich die Rechnung? Zeit sparen bei der Rechnungsstellung

Debitorenrechnungen sind Forderungen gegenüber Kunden. Als Dienstleistungsunternehmen sieht Ihr interner Rechnungsprozess ohne eine Business Software vermutlich so aus: Die monatlichen Rechnungen für Ihre Kunden werden an einem Stichtag von der Buchhaltung oder Ihrem Back Office geschrieben. Die Mitarbeiter erfassen dafür alle in dem Zeitraum angefallenen Leistungen, lassen diese von dem zuständigen internen Projektleiter nochmals prüfen und das Back Office erstellt dann auf dieser Basis manuell alle Rechnungen, die dann ggf. noch einmal freigegeben werden.

Es gibt aber auch einen anderen Weg, die Rechnungsstellung mit weniger Zeitaufwand in Vertec umzusetzen: In diesem Fall erstellt der Berater oder Projektleiter am Ende des Monats selbst die Rechnung für seine Projekte. Er geht dafür die auf sein Projekt erfassten Leistungen durch, korrigiert gegebenenfalls die Aufwände und erstellt die provisorische Rechnung. Auf Wunsch können die provisorischen Rechnungen mit Hilfe einer Checkbox einfach in einer Liste von ihm frei gegeben werden. Im letzten Schritt übernimmt dann das Back Office den Versand an den Kunden, kümmert sich um das Mahnwesen sowie möglicherweise um die Buchung der Rechnung in der Finanzbuchhaltungs-Software.

Wer intern festlegt, dass alle erfassten Leistungen in einem fest definierten Abstand (wöchentlich oder monatlich) frei gegeben werden, verschlankt seinen Prozess noch weiter. Dieser Workflow eignet sich besonders für Dienstleistungsunternehmen, die monatlich zahlreiche Leistungen verrechnen und damit auch verbuchen müssen. In Vertec können auch wiederkehrende Rechnungen wie beispielsweise Wartungsverträge automatisiert werden.

3. Fazit: Und was kann ich jetzt konkret tun?

Fest steht: Auch wenn die konkreten Anwendungsfälle je nach Unternehmen stark variieren, vereinfacht der Einsatz einer Business Software wie Vertec das Handling von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in jedem Fall. In der Freigabe sowie in der projektbezogenen Abrechnung werden Kosten gespart. Der reduzierte interne Kommunikationsaufwand und weniger manuelle Anpassungen führen im gesamten Abrechnungsprozess zu weniger Missverständnissen und damit auch Fehlern.

Sie möchten gern Ihren Workflow verbessern und Ihre Effizienz steigern? Gern unterstützen wir Sie dabei und freuen uns über Ihre Anfrage zu einer persönlichen Beratung.