Consulting, planning and support providers
«Vertec offers us the opportunity to evaluate ad hoc information on project status, target/actual comparisons, productive times, sales per employee and customer, as well as vacation quotas.»
Helmut van Ool, Dipl.-Verwaltungswirt, Water Protection Officer, Expert for Permitting Procedures in the Environmental Sector U·V·M Umwelt·Verfahren·Management GmbH
Field of activity: Consulting, planning and support services
Location: Viersen
Challenges
Benefits
Vertec Services & CRM incl. all apps,
Budget & Phases
U·V·M GmbH, headquartered in Viersen, offers consulting, planning and support services primarily to commercial and industrial customers in the areas of permitting procedures/management, occupational safety/safety technology and management systems, construction/plant technology and hydrogeology/soil protection. The engineering firm’s customers include companies from the chemical, waste and recycling industries, food, beverage and animal feed industries, among others.
Before U·V·M came into contact with Vertec, the company used a billing system, which was tailored to the customer by the development of further modules. Due to the individualization of the billing system with the duration of use, the system was only unsatisfactory to operate and also exhibited systematic errors. Key KPI such as project budgets could not be viewed or could only be viewed if the relevant key persons were present. Relevant statistics, such as turnover per employee, were not available in the system.
“It quickly became clear to us that we had to switch to an industry solution that offered sufficient flexibility and was release-ready,” explains Helmut van Ool, graduate administrative economist at the U·V·M. “The key thing for us was that the software offered the core functionalities that were relevant to us and that it could be tailored to us without time-consuming programming.”
«Uns war schnell klar, dass wir auf eine Branchenlösung umsteigen mussten, die ausreichend Flexibilität bietet und releasefähig ist.»
The U·V·M found it at Vertec. In Vertec, all employees now enter their working hours on internal and external projects. Third-party costs, such as travel costs or project-related outlays, are also taken into account in the entering. The special feature is that to ensure high quality in the project process and invoicing, the recorded services are approved by the team leaders before invoicing. From then on, the software can apply over the invoicing. For example, Vertec has been set up to automatically create a larger quantity of invoices once the services have been granted approval with a click and then store drafts as PDFs in emails. The invoices can then be sent with an individual supplement in the e-mail. “This functionality offers three key advantages: It reduces the susceptibility to errors, increases the speed and eliminates the need for manual work steps in the administration,” emphasises van Ool.
«Die Fehleranfälligkeit sinkt, die Geschwindigkeit wird erhöht und in der Administration entfallen manuelle Arbeitsschritte.»
Eine Besonderheit bei U·V·M: Die Zuordnung von Mitarbeitern auf Pauschalrechnungen auf Basis der erbrachten Leistungen. Wird in Vertec eine Rechnung erzeugt, schlägt Vertec gemäss der Verteilung der erfassten Leistungen einen Prozentsatz je Mitarbeiter vor, wie der Rechnungsbetrag den Mitarbeitern zugeordnet werden soll. Dieser kann bei Bedarf übersteuert werden. Dies ermöglicht U·V·M eine individuelle Betrachtung der Wirtschaftlichkeit.
Vor der Einführung von Vertec war pro Mitarbeiter das Vorhalten eines Ertragskontos in der Finanzbuchhaltung erforderlich. Mit der Einführung von Vertec konnten diese abgeschafft und dieser Prozess deutlich vereinfacht werden. Denn die erforderlichen Auswertungen kommen nun direkt aus Vertec.
"Bei den Mittarbeiterzuordnungen machte sich die Flexibilität von Vertec wieder einmal bemerkbar. Dieser Prozess ist nun deutlich schlanker", erwähnt Helmut van Ool. Entsprechende Gesamtübersichten sind in Vertec eingerichtet worden, um die Auswertungen sofort verfügbar zu haben.
Dritter zentraler Aspekt bei der Vertec Einführung: das Handling von Überstunden und Urlauben für alle Mitarbeiter. Vor der Vertec Einführung fehlte den Mitarbeitern eine tegesgenaue Übersicht über die Überstunden und das Urlaubskontingent. Das Urlaubsgenehmigungsverfahren lief auf herkömmlichem Wege mittels Zettelwirtschaft/Kalendersystem ab. Auch hier bietet Vertec flexible Lösungen, um auf Basis der Kundenwünsche die Administrationskosten zu senken und die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen.
So wurde in Vertec ein zweistufiges Urlaubsfreigabeverfahren implementiert. Der Teamleiter prüft den Urlaubsantrag des Mitarbeiters fachlich, ist dieser ok, genehmigt die Geschäftsleitung den Urlaubsantrag per Klick final. Die Abwesenheit ist sofort eingetragen und wird vom Urlaubskontingent des Mitarbeiters abgezogen.
Beim nächsten Login wird der jeweilige Mitarbeiter über die Genehmigung per Pop-Up informiert.
Durch die Integration der Leitungserfassung aller Mitarbeiter auf interne und externe Projekte und der Abwesenheitsverwaltung sind in Vertec alle Grundlagen vorhanden, um ein gezieltes Controlling aufzusetzen. "Vertec bietet uns die Möglichkeit ad hoc Informationen zu Projektständen, Soll/Ist-Vergleichen, produktiven Zeiten, Umsätzen je Mitarbeiter und Kunde, sowie Urlaubskontingenten auszuwerten.", freut sich Helmut van Ool. Die vorher erforderlichen manuellen Zwischenschritte der Administration entfallen somit.
Mit Vertec konnte U·V·M GmbH alle Kernprozesse digital abbilden und deutlich verschlanken. Dabei gewährleistet Vertec Zukunftsfähigkeit, denn die Standardsoftware lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt um weitere Funktionalitäten erweitern und bleibt updatefähig. "Mit Vertec sind wir auch auf zukünftige Anforderungen an unsere Business Software sehr gut aufgestellt", hebt van Ool hervor.
«Mit Vertec sind wir auch auf zukünftige Anforderungen an unsere Business Software sehr gut aufgestellt.»
