Empfohlene Buchhaltungs-Richtlinien

Dieser Artikel beschreibt ein mögliches Konzept für Buchhaltungs-Richtlinien für Vertec in grösseren Dienstleistungsbetrieben.

Die Rechnung eines Projekts (bzw. einer Projektphase), auf welchem Zeit und Material verrechnet werden, wird direkt auf das Debitorkonto des Kunden und auf ein (oder mehrere) Ertragskonti gebucht:

Die Debitorzahlung wird von der Buchhaltungs-Software (1) gehandhabt (und ist gleich für alle beschriebenen Abwicklungsarten):

Für Vertec ist es wichtig zu wissen, welche Kosten für jede erfasste Leistung anfallen (2). Es ist deshalb entscheidend, zwischen Rechnungen, welche Leistungen beinhalten, die direkt den Kosten entsprechen, und Rechnungen über Vorauszahlungen oder Zahlungspläne zu unterscheiden. Solche Vorschuss- oder Zahlungsplan-Rechnungen werden immer als Kundenvorschuss auf ein Passivkonto gebucht.

Dieser Abschnitt beschreibt den Fall einer Vorauszahlung auf ein Projekt nach Aufwand.

Vorschussrechnung:

Nach (beispielsweise) einem Monat haben wir auf dieser Phase für 500 gearbeitet und verrechnen dies dem Kunden. Vertec generiert eine neue Rechnung über 500, und gleicht diese Rechnung mit der Vorauszahlung ab (3):

Im nächsten Monat arbeiten wir für weitere 800. Da der Rest des Vorschusses nur 500 beträgt, muss der Kunde 300 bezahlen:

Alternativ dazu nehmen wir an, wir hätten nur für 300 gearbeitet. Der Rest des Vorschusses beträgt jetzt 200, das Projekt wird abgeschlossen und wir müssen die 200 zurückzahlen. Vertec macht das über einen "Vorschussausgleich":

Für Aufwandprojekte, welche nicht monatlich verrechnet werden können, sowie für Pauschalprojekte wird der Projektwert aktiviert. Bei erbrachten Dienstleistungen wird der Projektwert über den Fertigungsgrad ("Percentage of Completion" (PoC)) berechnet, normalerweise über eine "cost-to-cost" Methode. Bei Aufwandprojekten kann der Wert der Dienstleistungen dem Verkaufswert entsprechen. Für Ausgaben und Material (wie Lizenzen) wird der Verkaufs- oder Ankaufswert genommen.

Auch Buchhaltungsstandards wie IFRS / IAS und Swiss GAAP FER fordern, dass langfristige Aufträge nach der PoC Methode abgegrenzt werden (IAS 11 über Fertigungsaufträge, Swiss GAAP FER 22 Langfristige Aufträge).

Es gibt grundsätzlich zwei Methoden für eine monatliche Erfolgsrechnung:

1. Die Projektwerte werden früh im neuen Monat gebucht, bevor irgendwelche Rechnungen für den abgeschlossenen Monat ausgestellt werden. Valutadatum ist der letzte Tag des abgeschlossenen Monats.
2. Die Projektwerte werden am ersten Tag des aktuellen Monats aufgelöst.
3. Rechnungen, welche in den abgeschlossenen Monat fallen, werden mit Valuta Rechnungsdatum im aktuellen Monat gebucht (NICHT dem letzten Tag des abgeschlossenen Monats).

1. Alle Rechnungen für den letzten Monat werden ausgestellt. Valutadatum der Rechnungen ist der letzte Tag des abgeschlossenen Monats.
2. Wenn der Rechnungslauf abgeschlossen ist, werden die Projektwerte berechnet und gebucht. Valutadatum ist der letzte Tag des abgeschlossenen Monats.
3. Die Projektwerte werden ebenfalls am ersten des aktuellen Monats aufgelöst.

Diese zwei Varianten unterscheiden sich wesentlich darin, wie sich die Erfolgsrechnung für einen Monat präsentiert, aber nicht so sehr darin, was von Vertec gebucht wird - hier ist der einzige Unterschied das Valutadatum der Rechnungen.

Darum arbeiten wir in diesem Papier nur eine Methode aus - "Schneller Abschluss". Als Beispiel nehmen wir an, ein Pauschalprojekt mit einem Totalwert von 1500 wurde verkauft und ist bezahlbar in 3 Raten à 500. Die Raten werden verrechnet und gebucht als Vorauszahlungen (allenfalls auf ein anderes Passivkonto als "reine" Vorschüsse):

Die Verrechnung der anderen zwei Raten wird gleich gebucht.

Nach dem ersten Monat ergibt der PoC der Dienstleistungen einen Projektwert von 800. Wir buchen diesen Wert als Ertrag mit Valutadatum Ende des Monats:

Am ersten des nächsten Monats wird die der Wert wieder aufgelöst:

Nun nehmen wir an, dass im folgenden Monat 300 zum Projektwert hinzukommen. Da wir die gesamte Aktivierung aufgelöst haben, aktivieren wir nun den Totalbetrag von 1100, und das Ertragskonto weist einen totalen Ertrag von 300 in neuen Monat aus.

Dieses Vorgehen wird so lange wiederholt wie nötig. Vertec (und das Buchhaltungsprogramm) braucht für den Abschluss des Pauschalprojekts eine Schlussrechnung, welche dem Kunden gesandt wird oder nicht:

(1) Nebenbuch Debitorbuchhaltung.

(2) Andernfalls kann man nicht davon ausgehen, dass (z.B.) das Benchmarking Modul eine aussagekräftige Auswertung über die Performance eines Projekts oder Mitarbeiters liefern kann.

(3) Dies geschieht, egal, ob die Rechnung bezahlt wird oder nicht.