DATEV Kreditoren Schnittstelle

Die DATEV Kreditoren Schnittstelle erlaubt es, Kreditorstammdaten und Kreditorbuchungen von Vertec nach DATEV zu übertragen.

Der Datenaustausch erfolgt über Textdateien. Die Dateien, welche Vertec exportiert, sind im DATEV Format.

Die Schnittstelle ist cloudfähig und implementiert das listenbasierte Buchen. Da bei jedem Buchungsvorgang direkt eine Datei erzeugt wird, können damit Buchungen direkt auf ganzen Listen durchgeführt werden statt für alle Objekte einzeln.

Öffnen Sie im Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Öffnen Sie die DATEV Kreditoren Schnittstelle und drücken auf Installieren.

Damit die Schnittstelle funktioniert, müssen in Vertec diverse Systemeinstellungen vorgenommen werden.

Einige Systemeinstellungen werden für alle Kreditoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen Buchhaltung aufgelistet. Die Systemeinstellungen Kreditoren Sammelkonto (es werden keine Sammelbuchungen gemacht) ist ohne Wirkung, das Kreditoren Sammelkonto darf aber nicht leer sein.

Für die DATEV Kreditoren Schnittstelle werden folgende zusätzlichen Einstellungen angelegt:

Beraternummer, Mandantennummer: Hier muss die Beraternummer und Mandantennummer mit Komma getrennt angegeben werden.

PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.

Buchungsdateien Speicherpfad: Verzeichnis, in welches Vertec die ZIP-Files schreibt. Jedes ZIP-File besteht pro Mandant aus einer Buchhaltungsdatei und einer Stammdatendatei. Diese Dateien sind bereit für einen Import in DATEV.

PropertyName: AccountingFilePath. StringProperty.

Datum Wirtschaftsjahr Beginn: Der Beginn des Wirtschaftsjahres. Das Datum muss der 1. Januar eines Jahres sein.

PropertyName: WirtschaftsJahrBeginn. DateTimeProperty.

Datum Wirtschaftsjahr Ende: Das Ende des Wirtschaftsjahres. Das Datum muss der 31. Dezember des gleichen Jahres wie das des Datum Wirtschaftsjahr Beginns sein.

PropertyName: WirtschaftsJahrEnde. DateTimeProperty.

Das Wirtschaftsjahr muss grundsätzlich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres dauern. Die einzigen Ausnahmen bilden sog. Rumpfwirtschaftsjahre, welche kürzer sind als ein Jahr, im Falle einer Unternehmnensgründung, -auflösungen etc. Aber auch Rumpfwirtschaftsjahre dürfen den Kalenderjahreswechsel nicht überschreiten.

Wird trotzdem ein kalenderübergreifendes Wirtschaftsjahr eingegeben, so wird beim Import des Buchungsstapels früher oder später folgender Fehler geworfen: Das eingegebene Datum liegt nach dem Wirtschaftsjahresende. Bitte korrigieren Sie die Eingabe.

Nächstes Kreditorenkonto: Nächste Kontonummer, welche einem neu erstellten Kreditor zugewiesen wird. Die Länge dieser Zahl muss gemäss DATEV Konvention die Länge Sachkontenlänge+1 haben.

Dieser Wert wird von Vertec initialisiert auf 80000. So bleiben die ersten 10000 Nummern frei für manuelle Erfassungen in DATEV. Sie können aber hier auch eine andere Nummer angegeben werden. Vertec zählt dann von dieser Nummer hinauf. Der Wert wird dabei laufend angepasst.

PropertyName: KreditorenPersKonto. IntegerProperty.

Sachkontenlänge (4-8): Hier muss die in DATEV eingestellte Sachkontenlänge eingetragen werden. Der Wert muss in einem Bereich von 4 - 8 liegen. Standardwert ist 4.

PropertyName: Sachkontenlaenge. IntegerProperty.

Raffung: Zur Aufteilung von Rechnungen bietet DATEV zwei verscheidene Varianten an: Raffung oder Verrechnungskonto. Die DATEV Kreditoren Schnittstelle unterstützt nur die Variante Raffung.

Hier muss ausgewählt werden, ob die Aufwandkonti Automatikkonti sind oder ob diese mit Steuerschlüssel bebucht werden müssen. DATEV gibt den Kontenrahmen fix vor. Aus diesen fix vorgegebenen Konten können die gewünschten bebucht werden. Welche Konten "mit Steuerschlüssel" oder "Automatikkonten" sind, ist von DATEV ebenfalls fix vorgegeben. So sind z.B. die Erlöskonten 8000-8099 "mit Steuerschlüssel" und die Konten 8400-8409 "Automatikkonten".

Da Vertec nur eine globale Einstellung Raffung mit Steuerschlüssel/Automatikkonten kennt, müssen alle in Vertec hinterlegten Konten von derselben Steuerberechnungsart sein.

PropertyName: Raffung. AuswahlProperty.

Verwendung Belegfeld2: Ab Vertec 6.3. Hier kann eingestellt werden, ob das Belegfeld2 mit einem Zahlungsvorschlag oder dem Fälligkeitsdatum beschrieben werden soll.

• Zahlungsvorschlag: Als Wert wird  der Code der Zahlungskondition übergeben. Dies muss eine 4-stellige Zahl sein, die sich wie folgt zusammensetzt: Die ersten zwei Ziffern müssen der Mandantenbank in DATEV, die zweiten zwei Ziffern der ID der Zahlungskondition in DATEV entsprechen.
• Fälligkeitsdatum: Übergibt das Fälligkeitsdatum der Rechnung im Format TTMMJJ.

PropertyName: Belegfeld2. AuswahlProperty.

Die MWST Typen können nicht importiert werden. Sie müssen in Vertec manuell angelegt werden. Dabei müssen der Code und der Satz den in DATEV hinterlegten MWST Typen entsprechen.

Automatikkonten kennen nur einen einzigen Ust-Satz. Falls auf ein Automatikkonto gebucht wird (siehe Systemeinstellung Raffung) und der in Vertec verwendete Ust-Satz nicht zum Ust-Satz des Automatikkontos passt, so wird der in Vertec verwendete Ust-Satz ignoriert und es wird der Ust-Satz des Automatikkontos verwendet.

Für jede in Vertec ausgeführte Buchhaltungsaktion (Buchen, Kreditorenadressen erstellen) wird eine ZIP-Datei erzeugt mit je einer Buchhaltungsdatei und einer Stammdatendatei pro Mandant.

• Desktop App: Die ZIP-Datei wird im unter Buchungsdateien Speicherpfad angegeben Pfad hinterlegt. Es enthält alle für den Import relevanten Daten.
• Cloud App: Die ZIP-Datei wird im unter Buchungsdateien Speicherpfad angegeben Pfad hinterlegt. Es enthält alle für den Import relevanten Daten.
• Web App: Nach jeder Buchung wird ein Archiv zum Download angeboten. Es enthält alle für den Import relevanten Daten.
  ACHTUNG: Bei Abbruch des Downloads gehen alle Daten verloren. Wir empfehlen, im Browser den automatischen Download einzuschalten. Dann wird das File sicher auf dem Client gespeichert.

Um die von Vertec erzeugten Dateien in DATEV zu importieren, muss in DATEV die Importvariante Stapelverarbeitung gewählt werden.

Das ZIP-File wird entpackt und die Dateien einzeln in DATEV importiert. Die Stammdaten aller Mandanten werden beim Buchen als separate Dateien abgespeichert. Diese sollten bei jedem Rechnungsimport ebenfalls importiert werden, um die Stammdaten von Vertec und DATEV synchron zu halten.

Stammdaten werden bei jedem Buchungsvorgang automatisch aktualisiert.

Eine UstID braucht der DATEV-Anwender nur bei juristischen Personen innerhalb der EU. Natürliche Personen innerhalb der EU und sämtliche natürlichen und juristische Personen ausserhalb der EU brauchen keine UstID. Da Vertec nicht wissen kann welches Land ein EU-Land ist, darf die UstID ausschliesslich bei Stammdaten innerhalb der EU hinterlegt werden. Andernfalls wirft der Import in DATEV Fehler.

Beträge der geleisteten Vorschüsse werden mit Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr) und umgekehrter Seite gebucht.

Stornos werden mit Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr) und umgekehrter Seite gebucht.