Debitoren buchen mit Vertec

Wenn Sie eine externe Buchhaltungslösung angebunden haben, können Sie mit Vertec über eine entsprechende Schnittstelle (Extension) direkt dort hinein buchen. Obwohl sich die verschiedenen Schnittstellen voneinander unterscheiden, ist die Handhabung in Vertec grundsätzlich gleich. Eine Übersicht über alle mit Vertec verfügbaren Buchhaltungs-Schnittstellen finden Sie im Artikel Alle Vertec Schnittstellen auf einen Blick .

• Funktionierende Fibu mit eingerichtetem Kontenplan.
• In Vertec installierte Schnittstelle und bereits vorgenommene Grundeinstellungen. Die genauen Einstellungen sind bei der jeweiligen Schnittstelle genau beschrieben.

Die MwSt-Typen werden unter Einstellungen > Projekte > MwSt-Typen angelegt.

Code und Satz müssen in ihrer Kombination jeweils denen in Ihrem Buchhaltungsprogramm entsprechen.

In den Systemeinstellungen > Rechnung können Sie den Standard MWST Typ hinterlegen. Dieser wird dadurch in Vertec standardmässig verwendet, kann aber auf Ebene Projekttyp und auf Projekt überschrieben werden.

Ihre Zahlungskonditionen legen Sie unter Einstellungen > Projekte > Zahlungskonditionen an. Verwenden Sie dabei die Codes aus Ihrem Finanzbuchhaltungssystem.

Unter Systemeinstellungen > Buchhaltung kann eine Standard Zahlungskondition Debitoren ausgewählt werden. Diese kann auf tieferer Ebene bei Bedarf noch überschrieben werden.

Cloudfähige Schnittstellen

Alle cloudfähigen Schnittstellen schreiben die Debitordaten direkt beim Buchen und es muss hier keine Vorarbeit geleistet werden.

Nicht cloudfähige Schnittstellen

Bei den nicht-cloudfähigen Schnittstellen müssen vorab die Personenkonti verknüpft bzw. die Debitoradressen in der Fibu angelegt werden.

Das genaue Vorgehen ist in den folgenden beiden Punkten erklärt:

Eröffnung einer Debitoradresse

Auf der Detailansicht des entsprechenden Eintrags (Projekt oder Adresse) klicken Sie im Menü Aktionen auf Buchhaltung und wählen den gewünschten Menüpunkt aus:

Es können auch mehrere Adressen resp. Projekte auf's Mal exportiert werden. Markieren Sie dafür die gewünschten Einträge in der Liste und wählen Sie mit der rechten Maustaste aus dem Buchhaltung-Menü die entsprechende Option.

Folgende Angaben werden im Vertec eingetragen:

Bei Erstellung via Adresse:

• Das Personenkonto Debitoren auf der Adresse (auf der Seite Vorgaben). Dieses wird für die Projekte als Standard verwendet, kann aber auf dem einzelnen Projekt überschrieben werden.
• Das Personenkonto auf den zugehörigen Projekten, die noch kein Personenkonto eingetragen haben, in schwarzer Schrift (zeigt auf, dass die Personenkontonummer von der Adresse geerbt wird).

Bei Erstellung via Projekt:

• Das Personenkonto auf dem Projekt (Projekt > Seite Buchhaltung > Personenkonto) in grüner Schrift (zeigt auf, dass das Personenkonto auf dieser Ebene erstellt wurde und nur für dieses Projekt gilt.

Spezialfall Sage 200 (Simultan)

Falls mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die Adressen auch in allen notwendigen Währungen eröffnet werden. Beim Erstellen des Debitor Personenkontos aufgrund der Vertec Adresse steht aber keine bestimmte Währung zur Verfügung.

Deshalb muss die Systemeinstellungen > Buchhaltung > Währungen entsprechend gesetzt werden. Ist dort nichts angegeben, wird der Kreditor in CHF eröffnet. Wenn z.B. auch Euro verwendet werden soll, muss da 'CHF,EUR' drinstehen.

Achtung: Die notwendigen Vorschläge in Sage 200 (Simultan) müssen vorgängig für alle verwendeten Währungen in Sage 200 (Simultan) festgelegt werden (siehe SAGE 200 (Simultan) Debitoren Schnittstelle).

Das Anlegen von Adressen in mehreren Mandanten und mehreren Währungen wird nur unterstützt, wenn die Fibu Adresse aufgrund einer Vertec Adresse erstellt wird. Wird eine Fibu Adresse aufgrund eines Vertec Projekts erstellt, dann wird nur der Mandant und die Währung des Projekts verwendet.

Beim Erstellen einer Debitoradresse aufgrund eines Vertec Projekts wird der Debitor in der Währung des Projekts eröffnet.

Falls auf der Adresse das Feld Referenznummer gesetzt ist (Vertec Adresseintrag > weitere Info > Referenznummer), wird diese als adressid einer bestehenden Adresse in Sage 200 (Simultan) interpretiert und beim Erstellen des neuen Debitors verwendet. Falls dort keine Referenznummer gesetzt ist, wird eine neue Adresse erstellt und die Referenznummer auf der Adresse entsprechend eingetragen.

Falls auf der Adresse das Feld Kundennummer gesetzt ist (Vertec Adresseintrag > weitere Info > Kundennummer), wird diese Nummer als Personenkontonummer interpretiert.

Falls das Projekt bereits eine Personenkonto Nummer hat, so wird diese als Nummer des neuen Debitor Personenkontos verwendet.

Spezialfall Topal

Damit eine Adresse / ein Projekt aus Vertec nach Topal geschickt werden kann (Neue Adresse in Buchhaltung erstellen), muss das Standardland auf der Vertecadresse der ISO-Code eines Landes sein. Ansonsten wirft Topal einen Fehler der Art Unbekanntes Land Schweiz. Ist das Standardland auf der Vertecadresse leer, wird immer CH übergeben.

Um eine Rechnung buchen zu können, muss sie in Vertec verrechnet sein.

Das Verrechnen und Verbuchen kann in einem Schritt erfolgen, wenn die Systemeinstellung Beleg direkt buchen (Systemeinstellungen > Buchhaltung) auf Ja eingestellt wird.

Falls das Verrechnet-Setzen und Buchen getrennt gehandhabt wird, erfolgt das Buchen der Rechnung über die Seite Buchhaltung auf der Rechnung. Dort ist auch der Buchungsbeleg einsehbar.

Wie die einzelnen Werte zustande kommen, können Sie dem Artikel Felder in Buchungsbeleg entnehmen.

Ein Druck auf den Button Buchen schreibt die Buchungen in die Fibu. Der Button wechselt dann seine Bezeichnung und heisst neu Stornieren.

Pro Rechnungsstellung wird ein offener Posten in der Fibu angelegt. Die Ertragsbuchungen werden für Leistungen aus der Leistungserfassung, Spesenerfassung, Auslagen und Vorschüsse getrennt ausgeführt. Ebenfalls berücksichtigt werden Rechnungsrabatte.

Nach dem Buchen einer Rechnung ist auch das Feld Belegnummer auf der Buchhaltungsseite gefüllt. Es enthält nun die Belegnummer der Debitor Buchung in der Fibu.

Zum Stornieren der gemachten Buchung kann der Button, welcher nun Stornieren heisst, nochmals gedrückt werden.

Das Buchen und Stornieren einer Rechnung kann auch über das Eintrag Menü oder über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Rechnung in einer Liste) erfolgen.

Zur Unterstützung von Datei-basierten Buchhaltungs-Schnittstellen in Cloud-Szenarien gibt es in den cloudfähigen Schnittstellen die Möglichkeit, Buchungen auf Listen auszuführen.

Dabei wird beim Buchen und Stornieren eine Liste von Rechnungen oder Debitoren statt einzelner Objekte an die Schnittstelle übergeben.

• Beim Buchen/Stornieren über rechte Maustaste in Listen wird die ganze gewählte Liste an die Schnittstelle übergeben.
• Beim Klicken auf den Buchen-/Stornieren-Button in einem einzelnen Fenster wird eine Liste mit einem einzelnen Objekt an die Schnittstelle übergeben.

Auf der Debitor-Extension gibt es dafür zwei Interface Methoden:

• PostInvoiceBookings(Rechnung-List) bucht eine Liste von Rechnungen
• CancelInvoiceBookings(Rechnung-List) storniert eine Liste von Rechnungen

Die Buchbarkeit wird geprüft. Wenn eine Rechnung auf der Liste die Voraussetzungen nicht erfüllt, also nicht buchbar ist, wird sie nicht gebucht – die zu buchende Liste wird eins kürzer. Wenn keine der zu buchenden Rechnungen gebucht werden kann, wird eine Meldung ausgegeben und keine Datei geliefert.

Am Schluss des Buchens wird eine Buchungsdatei als Download an den Client zurückgeliefert.

Falls es sich beim Client um die Desktop App handelt, wird zudem noch die Systemeinstellung Buchhaltung > Buchhaltungsdateien Speicherpfad berücksichtigt: Ist dort ein lokaler Pfad eingetragen, wird die Datei dort gespeichert und nach dem Speichern eine Meldung angezeigt.

Auf Rechnung gibt es ein berechnetes (derived) Attribute namens DebiKurs. Dieses berechnet den Kurs für die Rechnung relativ zur Mandantenwährung (anstelle Leitwährung). Die Debitor-Schnittstellen verwenden zum Buchen von Rechnungen diesen Kurs.

Abweichende Mandanten in Vertec werden üblicherweise via Projekttyp konfiguriert. Wenn der Projekttyp des Projektes der Rechnung unter Buchhaltung > Datenbank Fibu einen separaten Mandanten sowie eine eigene Währung gesetzt hat, wird DebiKurs aufgrund dieser Währung berechnet. Andernfalls hat DebiKurs den Wert des bestehenden Kurs Attributes.

Kostenstellen können in Vertec auf Projekttyp-, Bearbeiter-, Projekt-, Projektphasen- oder Tätigkeitsebene definiert werden. Die Hierarchie ist wie folgt:

5. Projekttyp
4. Bearbeiter )*
3. Projekt
2. Projektphase
1. Tätigkeit, Spesen- oder Auslagetyp

)* Auf Bearbeiter-Ebene kann je eine Kostenstelle für Leistungen und für Spesen angegeben werden. Damit diese berücksichtigt werden, muss die Systemeinstellung Mitarbeiter Kostenstellen für Debitorbuchungen verwenden aktiviert sein (Systemeinstellung > Buchhaltung).

Die Angabe der Kostenstellen erfolgt jeweils auf der Seite Buchhaltung:

Die Einstellungen, die in den Systemeinstellungen gemacht werden, können auf anderen Ebenen für einzelne Gruppen von Projekten oder Adressen überschrieben werden. Die Hierarchie ist wie folgt:

8. Systemeinstellungen
7. Projekttyp
6. Adresse
5. Bearbeiter
4. Projekt
3. Projektphase
2. Tätigkeit, Spesen- und Auslagetyp
1. Rechnung

Die Seite Buchhaltung auf dem Projekttyp sieht beispielsweise so aus:

Aufgrund der Farbe sieht man jeweils, ob der Wert von der oberen Ebene übernommen oder hier überschrieben wurde:

• Schwarze Schrift: Wert wird von der oberen Ebene übernommen
• Grüne Schrift: Wert wurde auf dieser Ebene überschrieben

Möchten Sie einen überschriebenen Wert löschen und stattdessen wieder den Werte der übergeordneten Ebene übernehmen, löschen Sie einfach die Angabe im Feld bzw. klicken Sie auf den Button x.

)* Damit die Kostenstellen auf Bearbeitern berücksichtigt werden, muss die Systemeinstellung Mitarbeiter Kostenstellen für Debitorbuchungen verwenden auf Ja gestellt sein (Systemeinstellung > Buchhaltung).

Sie möchten eine Rechnung im Vertec auf gebucht setzen, ohne dabei Daten in die Buchhaltung zu übertragen. Das kann z.B. nützlich sein, wenn eine Rechnung im Nachhinein als gebucht im Vertec erscheinen soll, die Buchhaltungsperiode aber bereits abgeschlossen ist. Verwenden Sie dafür das Script: Rechnung auf gebucht setzen.