Zeitsparende Rechnungsstellung mit Vertec
Projektabrechnung leicht gemacht: Ganz egal, ob Sie für ein ganzes Projekt, eine bestimmte Periode oder einzelne Projektphasen Rechnungen erstellen. Verwenden Sie Vertec zur Projektabrechnung und digitalisieren Sie Ihren Geschäftsprozess. Reduzieren Sie den zeitlichen Aufwand signifikant und sparen Sie langfristig Kosten.
Sie können Leistungen periodenweise freigeben. Bei der Rechnungsstellung zur Projektabrechnung sehen Sie dann auf einen Blick, ob alle Leistungen korrekt erfasst wurden. Zudem können freigegebene Leistungen genau wie Spesen oder Auslagen im angegebenen Zeitraum gesperrt werden.
Per Mausklick erzeugen Sie in Vertec eine neue Rechnung aus einem Projekt. Ist das Projekt in Phasen unterteilt, können Sie an dieser Stelle auch einzelne Projektphasen für die Fakturierung auswählen. Auf der Rechnungsübersicht erhalten Sie dann alle relevanten Informationen zusammengefasst.
Grundsätzlich können alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen Rechnungen erstellen. Vertec als Software zur Projektabrechnung stellt Ihnen dafür bereits mehrere Vorlagen und Reports zur Verfügung. Word-Reports lassen sich als Dokumentvorlagen (*.dot-Dateien) anpassen. So können Sie ganz einfach individuelle Vorgaben abbilden.
Ist die Rechnung fertig bearbeitet und erstellt, kann sie verbucht werden. Haben Sie eine Finanzbuchhaltungslösung an Vertec angebunden, wird direkt eine Debitorenbuchung ausgelöst.
In einer Rechnung können Sie auf dem Gesamtbetrag nachträgliche Veränderungen durchführen. Auch einzelne Leistungen, Spesen oder Auslagen können unabhängig von den tatsächlich erfassten Leistungen für die Rechnungsstellung bearbeitet werden. Sämtliche Zahlen werden doppelt geführt, sodass auf der Aufwandseite nichts verloren geht. Vor allem für eine Nachkalkulation kann dies wichtig sein. Alle nachträglichen Veränderungen können einfach wieder rückgängig gemacht werden.
Vertec bietet in der Projektabrechnung die Möglichkeit, die Vorschussrechnungen automatisch zu erstellen. Auch wiederkehrende Rechnung, bspw. für Serviceverträge, können mit Vertec umgesetzt werden.
Grundsätzlich ist das Mahnwesen in das externe Buchhaltungsprogramm integriert, mit dem Vertec über eine Schnittstelle verbunden ist. Mahnungen und Zahlungskontrolle werden dann von diesem übernommen. Zusätzlich gibt es in Vertec die Möglichkeit, ein eigenes Mahnwesen aufzubauen. Hierfür haben wir die Funktion Mahnwesen entwickelt, mit dem in Vertec erstellte Rechnungen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Mahnstufen angemahnt werden können.
Produktlinie «Standard» oder «Expert»
Modul «Leistung & CRM»
Leistungserfassung , Spesenerfassung , Fremdleistungen
Ja, denn Vertec wurde speziell für Dienstleister entwickelt. In der Rechnungsstellung können Sie die abzurechnenden Leistungen nachträglich anpassen und können sowohl Festpreise als auch nach Aufwand (Time and Material) abrechnen. Selbstverständlich können Sie auch Reisekosten und Spesen mit fakturieren.
Wenn nur Teile einer Rechnung bezahlt werden, klicken Sie in Vertec auf der Rechnung auf den Bereich «bezahlen» und tragen dort den erhaltenen Betrag ein. Der noch ausstehende Betrag bleibt auf der Rechnung erhalten.
Vertec kann als Rechnungsprogramm so konfiguriert werden, dass Textvorlagen für Rechnungs-E-Mails hinterlegt sind und die PDF-Datei der Rechnung direkt im Anhang mit versendet wird.
Sie können Mahnstufen hinterlegen und manuell oder automatisch errechnen lassen. Möchten Sie beispielsweise nach 14 Tagen die Mahnstufe 1 ansetzen, können offene Zahlungen nach diesem Zeitraum entsprechend gekennzeichnet werden. Zudem können Sie Mahnungen direkt in Vertec erzeugen und an den Kunden versenden. Mit der Funktion Mahnwesen bilden Sie den Mahnprozess ganz einfach in Vertec ab.
Vertec verfügt über keine eigene Buchhaltung, aber über Schnittstellen zu allen gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen. Die Schnittstellen lassen sich mit Vertec per Knopfdruck installieren und mit wenigen Angaben in den Systemeinstellungen aktivieren. So ist eine reibungslose Übertragung der Daten möglich.
Invoice data is transferred using extensions. Many of these F&A interfaces are already cloud-ready. For more information, see the Knowledge Base article on all Vertec extensions at a glance.
Vertec stellt eine Vielzahl Berichte zur Verfügung. Eine Übersicht unserer Standard-Berichte finden Sie in unserer Knowledge Base .
Im Standard werden alle Leistungen, die auf einem Projekt erfasst wurden, automatisch auf der Rechnung abgebildet. Sie können alternativ auch einen Leistungszeitraum wie beispielsweise einen Monat wählen. In diesem Fall werden nur die Leistungen, die in diesem gewählten Zeitraum erfasst wurden, auf der Rechnung dargestellt.
Ja, Sie können in Vertec individuelle Freigabeverfahren anlegen. Je nach Bedarf ist dies nach der Leistungserfassung oder erst zur Rechnungsstellung möglich.
Rabatte können in Vertec als prozentualer Wert oder als absoluter Betrag bereits auf dem Projekt hinterlegt werden. Es ist zudem möglich auf einer Rechnung individuelle Rabatte einzutragen.
Ja, Sie können in Vertec die Word-Templates für das Rechnungs-Design selbstständig anpassen. Es ist möglich, mehrere Templates für Rechnungen anzulegen.
Ja, in Vertec können Sie unter den Einstellungen verschiedene Mehrwertsteuersätze pflegen und diese dann Projekten zuordnen.
