Interview mit Dr. Daniel Gubler zu automatischer Abrechnung von Kurzarbeit

Kurzarbeit in Vertec vollautomatisiert abrechnen: Air Flow Consulting (www.afc.ch), ein langjähriger Vertec Kunde mit Standorten in Zürich, Basel und Bern, hat diese Funktionalität jetzt präventiv entwickelt. Dr. Daniel Gubler, Stv. Geschäftsführer von AFC, erläutert im Interview die Umsetzung in Vertec.

Sehr geehrter Herr Gubler, Kurzarbeit wurde als Instrument zur Krisenbewältigung im DACH-Raum zügig eingesetzt. Wie lief Ihr Entscheidungsprozess ab, sich auch im CRM- und ERP-System (Vertec) frühzeitig mit dem Thema zu befassen?

Daniel Gubler: Mit dem Beginn der COVID-19 Krise war die Verunsicherung gross. AFC hat umgehend mit der Bildung einer COVID-19 Arbeitsgruppe begonnen, die sich mit der Umsetzung von Sofortmassnahmen (Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden und Risikogruppen) sowie mit der Beurteilung der mittel- und langfristigen Auswirkungen der Krise beschäftigt hat.

Dabei wurde ein Massnahmenpaket definiert, welches zwei Ziele verfolgt: Schutz der Mitarbeitenden und Erhalt der Arbeitsplätze während und nach der Krise. Das Massnahmenpaket hat drei zentrale Elemente:

• Fokussierung auf (bezahlte) Projektarbeit
• Reduktion der Kosten und Möglichkeiten der Entschädigung (Kurzarbeit)
• Einstellungsstopp

Aufgrund zahlreicher angekündigter Projektstopps bei Kunden und der angedrohten Schliessung aller Baustellen in der Schweiz (welche zum Glück nicht kam), hat sich AFC sehr rasch auch mit dem Thema Kurzarbeit auseinandergesetzt. Dabei sind wir so vorgegangen:

• Abklärung der Grundlagen, was wird benötigt, was ist erlaubt, wie muss angemeldet und abgerechnet werden
• Entwurf eines Modells für die automatische Abrechnung der Kurzarbeit
• Voranmeldung zur Kurzarbeit

Welche Ziele wollten Sie mit der automatischen Abrechnung erreichen?

Daniel Gubler: Das Ziel das AFC verfolgt, ist möglichst lang mit grösstmöglicher Auslastung zu arbeiten. Das Abrechnungsmodell soll der Führung eine maximale Transparenz über die tatsächliche Auslastung im Betrieb geben, sowohl für die Mitglieder der Geschäftsleitung und Kader wie auch für die betroffenen Mitarbeitenden. Dadurch ist es bis dato gelungen, auf eine definitive Anmeldung von Kurzarbeit zu verzichten:

• Weisung an die Mitarbeitenden: Tagesaktuelle Erfassung aller Leistungen und Abwesenheiten wie Krankheit und Ferien
• Tägliche Auswertung der erfassten Leistungen mittels Dashboards in Tableau; diese werden der Führungsorganisation zur Verfügung gestellt
• Automatische Auswertung der Kurzarbeit Ausfallstunden mittels programmierten Reports sowie vollautomatische Ausfüllung des Kurzarbeitsantrags zur Einreichung
• Direkte Übermittlung der Kurzarbeitsabrechnung an den externen Partner für die Lohnadministration (Swisspayroll)

Wie sieht die Umsetzung in Vertec und bei der automatischen Auswertung konkret aus?

Daniel Gubler: Wir haben uns für die Variante mit einem Report entschieden. Wir vermeiden somit das manuelle Erfassen von Leistungen auf einem zusätzlichen Projekt. Die erfassten Daten werden dann automatisch in die Excel Vorlage der Arbeitslosenversicherung (ALV) geschrieben und können übertragen werden.

In Ihrem Unternehmen ist offensichtlich einiges Vertec Knowhow vorhanden. Wie aufwändig war der Weg zur lauffähigen Anpassung Ihres Vertecs?

Daniel Gubler: AFC arbeitet seit mehr als zehn Jahren mit Vertec. Bereits mit der Einführung von Vertec haben wir uns für eine möglichst umfassende Nutzung mit möglichst wenig Medienbrüchen entschieden. In dieser Zeit konnten wir umfangreiche Anpassungen und Arbeitsprozesse in Vertec implementieren. Mit unserem internen Experten, Beat Kräutler, haben wir ein grosses Expertenwissen für Implementationen und Programmierung aufbauen können. Dieses Wissen erlaubt es uns, alle Entwicklungen an Vertec selbstständig umzusetzen.