Software oder Unternehmen: Wer bestimmt die Prozesse?

Zu Beginn einer ERP- und CRM-Einführung steht oft die Fragestellung: Entscheide ich mich für eine Software mit vorgegebenen Strukturen für alle Prozesse oder passe ich die neue Software an meine bestehenden Prozesse an? Im Interview verrät Georg Alscher, Vertec-Geschäftsführer am Standort Wien, wie er die internen Strukturen in Unternehmen zum Projektstart erlebt. Er erklärt, warum externe Hilfe häufig eine gute Wahl ist.

Wie sehen die internen Strukturen bei Firmen aus? Wie werden Prozesse definiert?

Georg Alscher: Das ist eine interessante Frage. Häufig bestimmt die Firmengröße, ob interne Prozesse im Unternehmen bewusst oder unbewusst ablaufen. Allein das Wort "Prozess" löst in Österreich oft ein Stirnrunzeln oder Achselzucken aus, wenn es abseits von juristischen Fällen verwendet wird.

Und wer gibt diese internen Prozesse im Unternehmens-Kontext dann vor?

Georg Alscher: In allen Unternehmen bilden sich für Tätigkeiten, die sich wiederholen, Arbeitsabläufe. Diese laufen oft unbewusst ab und werden meist erst bewusst, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter erkrankt oder im schlimmsten Fall das Unternehmen verlässt. Gleichzeitig streben viele Unternehmen danach, Prozesse oder Arbeitsabläufe so schlank und gut wie möglich zu organisieren.

Wäre es dann nicht sinnvoll, sich beispielsweise Unternehmensberater zur Hilfe zu holen?

Georg Alscher: Ja, definitiv. Aber die Realität sieht oft anders aus. Dafür brauchen wir uns nur die Baumarktdichte in Österreich anzusehen. Dabei wird die weit verbreitete "das machen wir selber"-Mentalität sehr gut deutlich…

Was bedeutet das?

Georg Alscher: Unternehmen wollen in der Regel kein Geld in die Hand nehmen, um mit externer Hilfe ihre internen Prozesse zu verbessern. Meist ist erst, wenn wirklich ein schwer wiegendes Problem auftritt, plötzlich das Geld für Unterstützung beispielsweise durch Unternehmensberater da.

Wie wirkt sich diese Einstellung auf die Einführung von Vertec in Unternehmen aus?

Georg Alscher: In vielen Fällen erlebe ich zu Beginn die grosse Erwartungshaltung: „Zeig mir eine Software, die mir die Prozesse für mein Unternehmen ideal vorgibt und damit meine Arbeit erleichtert. Wir haben im Tagesgeschäft keine Zeit, unsere internen Prozesse selbst zu überdenken und strukturieren.“ Das ist nicht unbedingt der effektivste Weg. Zumal Vertec so aufgebaut ist, dass sich das System optimal an individuelle Prozesse anpassen lässt.

Inwiefern unterstützt Vertec die Kunden bei der Prozess-Optimierung und was muss das Unternehmen selbst leisten?

Georg Alscher: Wir greifen auf unseren Erfahrungsschatz in der Zusammenarbeit mit mehr als 850 Kunden zurück. Daher wissen wir sehr gut, wie man die Abläufe in Vertec so simpel und logisch wie möglich gestaltet. Andererseits ist es aber auch wichtig, dass sich das Unternehmen über die vorhandenen Prozesse Gedanken macht und diese ggf. anpasst. Deshalb ist es  von so grosser Bedeutung, dass sich unsere Projektleiter gemeinsam mit den Kunden die internen Prozesse genau ansehen. Die Abläufe werden dabei optimiert und Vertec wird an die bestehenden oder veränderten Prozesse angepasst. In vielen Fällen werden auf diese Weise auch zugleich neue, einfachere Prozesse vorgegeben und obsolete Abläufe abgelöst. Nach der Einführung von Vertec steht das Unternehmen mit einer leistungsstarken und schlanken Prozesskultur da.