Drei gute Gründe für ein internes Projektcontrolling

Ein Unternehmen ist nur dann erfolgreich, wenn Sie den kaufmännischen und terminlichen Überblick behalten. Schaffen Sie es den Aufwand dafür minimal zu halten, sparen Sie Kosten und vermeiden Fehler. Des Öfteren höre ich im Verkauf, dass ein Projektcontrolling aktuell nur mit hohem Aufwand möglich sei oder gar nicht erst durchgeführt wird. Nach dem Motto: „Läuft doch irgendwie. Wir brauchen kein umfangreiches Controlling.“ In diesem Artikel greife ich drei dieser Thesen exemplarisch auf und erkläre, warum sich aus unternehmerischer Sicht ein kritischer Blick darauf lohnt.

1. „Mein Büro ist leer, also verdienen wir Geld.“

Im Verkauf bei der Vertec stehe ich täglich mit unterschiedlich grossen Unternehmen aus den verschiedensten Branchen in Kontakt. In meinen Präsentationen bei potentiellen Kunden führt das Gespräch in der Regel nach der Leistungserfassung und Rechnungsstellung zum Projektcontrolling. Ein Grossteil meiner Kunden ist bereits mit dem Live-Projektcontrolling anhand von zuvor definierten Budgets, den aufgelaufenen Leistungen und dem Restbudget zufrieden. Bislang kostete die Auswertung dieser Werte viel Zeit, denn es mussten mehrere Excel-Tabellen gepflegt werden, um aus den Zahlen die entsprechenden Werte zu erhalten. So weit so gut.

Jedoch gibt es auch die Fraktion von Interessenten, die anschliessend meinen: „Wenn mein Büro leer ist und alle Berater beim Kunden vor Ort sind, dann verdienen wir doch Geld. Wozu benötigen wir dann weitere Kennzahlen?“ Ganz Unrecht haben sie damit nicht. Aber sollte man dabei die Art und Weise der erfassten Leistungen genauer betrachten. Denn nicht jede erfasste Leistung ist auch automatisch an einen Kunden fakturierbar. Es gibt Leistungen, die beispielsweise auf Kulanz oder Akquise verbucht werden können. Sollen diese internen Aufwände etwa nicht in mein Controlling einfliessen? Ich finde schon! Denn nur so findet eine ganzheitliche kaufmännische Betrachtung statt.

Für das Projektcontrolling spricht nicht nur die Verrechenbarkeit an die Kunden, sondern auch die Ermittlung der Deckungsbeiträge pro Kunde oder Projekt. Zugleich können Sie die Mitarbeiterproduktivität auf Ihren Projekten oder global über einen Zeitraum hinweg messen. Daraus lassen sich wichtige unternehmerische Kennzahlen ziehen. Sie sehen genau, wann Ihr Unternehmen am meisten erwirtschaftet.

2. „Brauche ich bei meiner Grösse ein Projektcontrolling?“

Das Projektcontrolling spielt im Projektgeschäft bei Dienstleistern eine zentrale Rolle. Sie können Ihre erfassten Leistungen und Spesen mit dem Budget abgleichen und haben einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand aller Projekte.

Unabhängig von der Unternehmensgrösse macht dies sehr wohl Sinn, da Sie schnell erkennen, welche Projekte lukrativ waren und welche eher nicht. Bei Pauschal-Projekten werden Sie schnell auf den Delta aufmerksam, wenn Ihre Leistungen über das Budget hinausgehen und Sie nur einen geringen Deckungsbeitrag erwirtschaften. Gleiches gilt auch für Spesen: Viele Unternehmen arbeiten mit Reisekostenpauschalen, obwohl diese höhere Spesen verursachen. Dieses Verhalten wirkt sich unmittelbar auf Ihren Deckungsbeitrag aus. Erfassen Sie Ihre Spesen dagegen digital, können Sie diese mit einem Klick nachverfolgen und erhalten einen umfangreicheren Blick auf Ihre Projekte.

Egal ob Sie fünf oder 100 Mitarbeiter beschäftigen: Durch das Projektcontrolling behalten Sie den wirtschaftlichen Überblick über Ihre Projekte und optimieren Ihr Geschäft. Anpassungen an zukünftige Pauschalen oder Spesen erkennen Sie schnell und können diesen frühzeitig entgegen wirken.

3. „Wir verrechnen doch nach Aufwand. Da kann ich nur gewinnen.“

Hier stellt sich zunächst eine Frage: Weichen Ihre Stundensätze je Kunde, Projekt oder Mitarbeiter voneinander ab? Daraus ergeben sich häufig erhebliche Unterschiede im Deckungsbeitrag. Das Projektcontrolling unterstützt Sie dabei herauszufinden, welche Projekte oder Kunden für Sie als Unternehmen wirklich relevant sind.

Lohnt es sich viele Ressourcen zu investieren oder müssen die Tarife bei einem neuen Projekt oder Geschäftsjahr neu verhandelt werden? Diese und viele weitere Fragen, die sich aus den Kennzahlen ergeben, werden häufig nur stiefmütterlich betrachtet. Wer sich jedoch intensiver damit beschäftigt, kann sein Geschäft und vor allem seinen Ertrag weiter optimieren und ohne grossen Aufwand höhere Erträge erwirtschaften.

Nehmen wir an, Sie haben bei Kunde A einen Tarifsatz von 150 Euro pro Stunde und Kunde B einen Tarifsatz von 140 Euro pro Stunde hinterlegt. Das ergibt bei identischen Kosten und einer Anzahl von jeweils 100 Stunden an verrechenbaren Leistungen eine Differenz von 1.000 Euro. Im ersten Moment mag sich das bei der Anzahl an Stunden nicht nach viel anhören. Auf eine grössere Anzahl von Mitarbeitern und mehreren Kunden verteilt kann sich daraus jedoch eine erhebliche Ertragsschwankung ergeben.

Dabei müssen wir einerseits die Ertragsseite betrachten und andererseits auch die Kostenseite im direkten Kontext sehen. So kann es sein, dass wir durch Kunde A einen höheren Ertrag erwirtschaften, der Kunde intern bei uns jedoch auch höhere Kosten verursacht. Eine Ursache hierfür könnte beispielsweise der Einsatz von Spezialisten sein. Diese haben einen höheren Stundensatz und verursachen so höhere Kosten. Oder wir benötigen sogar externes Know-how von anderen Unternehmen oder Freelancern, um diesen Kunden bedienen zu können.

Dieses einfache, fiktive Beispiel können Sie auf andere Grössenordnungen wie beispielsweise mehrere Projekte pro Jahr, eine hohe Anzahl an Kunden oder eine höhere Mitarbeiteranzahl übertragen. Sie werden schnell feststellen, dass Sie den Überblick verlieren. Um die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens im Blick zu behalten, ist ein Projektcontrolling existenziell wichtig.

4. Und was bedeutet das nun für mich?

Ich persönlich halte ein Projektcontrolling unabhängig von der Grösse Ihres Unternehmens aus den eben angeführten Gründen für sinnvoll. Sie werten erfasste Leistungen detailliert aus, betrachten Ihr Projektgeschäft wirtschaftlich und optimieren den Ertrag mit Hilfe von detaillierten Kennzahlen.

Ein Projektcontrolling muss kein komplexes System sein. Für kleinere Unternehmen reicht es in den meisten Fällen aus, einen schnellen Überblick über budgetierte Leistungen und Nebenkosten sowie erfasste Leistungen zu erhalten. Das Delta zeigt Ihnen alle offenen Aufwände. Sie können einschätzen, ob Sie mit dem Restbudget auskommen oder im Einzelfall weiteres Budget mit dem Kunden verhandeln sollten. Kleinere und mittlere Unternehmen erhalten einen guten Überblick über die Rentabilität von Pauschalprojekten sowie die Rentabilität je Sparte oder Team.

Optimieren Sie Ihr Dienstleistungsportfolio und erkennen Sie neue Zielgruppen oder Zielmärkte. Eine integrierte Software wie Vertec stellt Ihnen dafür alle wichtigen Informationen gebündelt dar und ermöglicht eine schnelle Auswertung dieser Daten. Im Tool werden sämtliche Leistungen erfasst. Der lästige Wechsel zwischen Excel, Word und weiteren Programmen entfällt. Der grösste Vorteil liegt auf der Hand: Durch die zentrale Erfassung und Kontrolle in Vertec senken Sie Ihre Kosten und vermeiden Fehler.