Warum offenes Feedback Regeln benötigt: Marc Paczian im Interview (Teil II)

Mit New Work kennt sich Marc Paczian von Dropbox aus: Als kultureller Botschafter und Speaker ist er international gefragt. Im zweiten Teil des Interviews mit Vertec-Geschäftsführer Tobias Wielki erklärt er, wie man als Chef Feedback annehmen kann, wieso Dropbox erst kürzlich seine Unternehmenswerte überprüft hat und warum man die eigene Kultur nicht häufig genug auf möglichst vielen Kanälen kommunizieren kann.

Zum ersten Teil des Gesprächs .

Was sind deiner Meinung nach die grundlegenden Punkte mit denen Unternehmen ihre Firmenkultur nachhaltig verbessern können? Wenn ich als Chef feststelle, das läuft ja alles nicht so… Was mache ich dann?

Marc Paczian: Erst einmal muss ich mich selbst hinterfragen und gucken, woran liegt es? Habe ich eine Kultur und Unternehmenswerte, die hauptsächlich an der Wand hängen, die aber kein Mitarbeiter kennt, weil die Kultur ganz anders gelebt wird. Praktisch kann man mit seinen Mitarbeitern sprechen und sich mit ihnen gemeinsam anschauen, was die Werte sind. Manchmal muss man dabei drastische Entscheidungen treffen. Ich glaube, man sollte mehr auf die Querdenker hören. Einmal mehr auf die Leute hören, die kritische Stimmen haben. Ich brauche nicht die Leute, die meiner Meinung sind. Letztendlich würde ich möglichst diverse Mitarbeiter an einen Tisch bringen, die mir wirklich sagen, was die Schwachstellen in meiner Kultur sind und woran wir gemeinsam arbeiten können. Eine Unternehmenskultur nachhaltig verbessern gelingt, wenn ich die richtigen Leute zusammen bringe.

Oft fällt es nicht leicht, alle Mitarbeiter abzuholen. Was mache ich, wenn ich feststelle, dass mein Chef sich nicht an die Firmenkultur hält?

Marc Paczian: Ich denke dann hat im Hiring schon etwas nicht gut funktioniert. Gerade auf der Chef-Ebene ist es umso wichtiger, dass die Mitarbeiter einen „cultural fit“ haben, weil ihr Einflussgrad ein höherer ist. Auf den Managementpositionen achten wir bei Dropbox noch stärker darauf, weil sie Teams führen müssen. Und weil sie die Kultur vertreten, intern wie extern. Wir leben eine extrem offene Feedbackkultur. Ich muss in der Lage sein, meinem Gegenüber, völlig unabhängig von Hierarchie und Position, offenes Feedback geben zu können. Dabei ist es wichtig, dass man bestimmte Regeln befolgt. Am besten bezieht man sich immer ganz konkret auf eine Situation, auf das Verhalten des Kollegen und die Auswirkung, die es auf mich persönlich hat. Wir nennen das „Situation-Behavior-Impact“. Und die richtige Antwort auf Feedback ist übrigens immer: „Danke für das Feedback.“

Also sich nicht zu wehren und zu rechtfertigen…

Marc Paczian: Ja, denn damit bringt man sich selbst in eine Verteidigungshaltung. Es fällt jedem schwer Kritik anzunehmen, das muss man lernen. Auch dafür gibt es Coachings. Das Feedback sollte man selbst erst einmal verarbeiten. Wenn man in dem Moment, in dem man das Feedback erhält, direkt antwortet, ist das in der Regel Verteidigung. Ausser ich bin extrem gut geschult und kann sehr entspannt damit umgehen. Feedback ist ja erst einmal weder etwas positives noch etwas negatives, sondern es ist erst einmal nur Feedback.

Ohne, dass man befürchten muss, jetzt kriege ich auf den Deckel, weil ich meinem Chef einmal etwas gesagt habe?

Marc Paczian: Genau, absolut. Nicht nur Chef, sondern auch Chef-Chef-Chef-Chef. Ich habe es in anderen Unternehmen auch schon anders erlebt und habe festgestellt, dass das dann nicht funktioniert. Wenn man Feedback gibt und dann kommen Hierarchiestufen ins Spiel, dann ist das schlecht und wird kompliziert.

Eine Firmenkultur befindet sich ständig in Bewegung. Wo seht ihr bei Dropbox noch Potential, euch weiter zu verbessern?

Marc Paczian: An der Weiterentwicklung unserer Kultur arbeiten wir permanent. Beispielsweise gibt es bei Dropbox einmal im Quartal eine Mitarbeiterbefragung. Darin werden viele unterschiedliche Themen abgefragt. Wir haben sehr gute Ausfüllraten und erhalten extrem viel Feedback zur Kultur und unseren Werten. Ich finde es nach wie vor toll, dass bei uns das Top-Management alle Kommentare dieser Umfragen liest und ernst nimmt. Auf Basis der Bewertungen und Kommentaren werden Anpassungen vorgenommen. Gerade haben wir so unsere Unternehmenswerte nach vielen Jahren noch einmal überprüft. Dafür haben wir eine Arbeitsgruppe gebildet, die festgestellt hat, dass manche Werte so formuliert sind, dass man sie unterschiedlich interpretieren könnte. Ein alter Unternehmenswert war „sweat the details“, leg Wert auf Details. Das ist wichtig, weil unsere Kunden jedes Detail unseres Produktes sehen. Man kann den Wert allerdings auch so interpretieren, dass wir bis ins letzte Detail alles überprüfen und dadurch Prozesse extrem lang werden und so der Drive verloren geht. Wir haben festgestellt, dass wir in manchen Dingen noch nicht so schnell unterwegs sind, wie wir möchten. Daher wurde der Wert „be worthy of trust“ nicht geändert. Das ist tatsächlich der einzige Unternehmenswert, der nach wie vor drin ist. Weil er unsere Geschäftsgrundlage bildet.

Und wenn sich an euren Werten etwas ändert, kommuniziert ihr das dann an alle Mitarbeiter, warum sich das geändert hat oder wie macht ihr das?

Marc Paczian: Ja, genau, das läuft komplett transparent. Wir machen einmal im Monat für das ganze Unternehmen ein All Hands und haben den gesamten Prozess transparent gestaltet über unser Tool Dropbox Paper. Wir haben dabei nicht nur die einzelnen Werte aufgeschrieben, sondern haben auch den Prozess beschrieben und wie wir dabei vorgegangen sind, wie wir zu den Entscheidungen gekommen sind. Die interne Kommunikation von genau solchen Dingen ist extrem wichtig. Einen transparenten Prozess schaffen von A bis Z. Man kann Unternehmenswerte nicht zu viel kommunizieren, weil sie einfach jeden einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens betreffen. Die muss jeder kennen. Man merkt, dass sie angekommen sind und verstanden wurden, wenn sie nicht mehr an der Wand hängen müssen, sondern wenn man sie einfach anwendet, auch sprachlich. „Worthy of trust“ ist etwas, das bei Dropbox im Office täglich jemand zu jemand anderem sagt.

Wie misst man, ob die eigene Kultur auf einem guten Stand ist und auch dort über die Zeit bleibt? Und wie vermeidet man, dass man nicht unbemerkt von einem hohen Niveau abfällt?

Marc Paczian: In erster Linie immer wieder die eigenen Mitarbeiter fragen und dabei auch immer wieder Fragen zu Werten und Verständnis stellen. Der Austausch mit anderen ist wichtig. Nicht nur auf Veranstaltungen, sondern auch mit anderen Gründern, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Natürlich schaut man sich da gegenseitig einmal hier und da etwas ab. Oder hört einfach darauf, was die Leute sagen, die schon ein bisschen länger im Geschäft sind.

Sind eure Werte oft ein Thema im Bewerbungsprozess? So wie früher Gehalt, Arbeitszeit und Urlaubstage klar im Fokus standen? Achten Bewerber im Rahmen heute eher auf die Unternehmenskultur und fragen auch danach?

Marc Paczian: Bei jedem Interview, das ich führe, mache ich eine offene Fragerunde und freue mich auf Fragen der Bewerber. Mich hat noch nie jemand nach dem Gehalt, nach Gehaltsstrukturen oder Bonuszahlungen gefragt. Das interessiert die Leute, mit denen ich mich unterhalte, nicht. Das mag an meiner „Tech-Bubble“ liegen… Aber die Bewerber gucken darauf, ob ihre Arbeit sinnvoll ist und andere Leute weiterbringt. Ob sie mit ihrer Arbeit etwas Gutes tun können. Als kultureller Botschafter erzähle ich im Gespräch von unserer Unternehmenskultur. Da gehören Werte dazu, aber es gibt noch ganz viele andere Dinge, die ebenso dazu gehören. Ausserdem merkt jeder Bewerber, der in eines unserer Büros kommt, die besondere Atmosphäre bei Dropbox. Und das völlig unabhängig vom Standort.