Bei E-Rechnungen geht es darum, dass die Rechnungen an den Rechnungsempfänger in einem Format gesendet werden, welches maschinenlesbar ist und somit eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Bei Vertec basiert das auf der gewohnten Rechnungsstellung. Daran muss nichts geändert werden, es geht nur darum, in welchem Format die Rechnung schlussendlich übermittelt wird. Ob als PDF, als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD), als reine XML-Datei oder strukturiert für eine Austauschplattform (LEDES, Conextrade), es ist immer dieselbe Rechnung in Vertec.
Vertec bietet standardmässig diverse Möglichkeiten, Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln:
- LEDES: Für den Rechnungsaustausch mit Plattformen im LEDES Format bietet Vertec den LEDES Export, mit welchem sich kundenspezifische LEDES Vorlagen anlegen und Rechnungen im LEDES Format exportieren lassen.
- ZUGFeRD: Der beliebte Vertec Basisbericht Rechnung mit Leistungsliste ist seit vielen Jahren mit einer ZUGFeRD Implementation ausgestattet und somit automatisch auch eine E-Rechnung. Seit Vertec 6.4.0.16 und dem Standard 2.1 ist er auch XRechnung (EN 16931) kompatibel.
Form vs. Inhalt
Die formalen Anforderungen sind mit Vertec erfüllt. Der eigentliche Knackpunkt sind jedoch die inhaltlichen Anforderungen Ihrer Rechnungsempfänger. Diese können je nach Empfänger unterschiedlich sein und lassen sich nicht einfach standardisieren. Einige Empfänger schreiben z.B. vor, dass das Land ausgeschrieben werden muss, während wieder andere nur ein ISO Länderkürzel empfangen möchten. Die einen möchten ein Leistungstotal ausgewiesen haben, die anderen eine detaillierte Leistungsliste.
Das bedeutet: Was genau in welcher Form elektronisch übermittelt wird, muss den Spezifikationen der einzelnen Rechnungsempfänger angepasst werden. Sobald Sie also die Anforderungen eines Rechnungsempfängers kennen, müssen Sie diese in der E-Rechnung entsprechend abbilden, wie eine kundenspezifische Berichtsvorlage. Ein gutes Beispiel, wie das aussehen kann, ist im Artikel LEDES Export zu finden.
Um diesen Prozess für E-Rechnungen allgemein zu erleichtern, sind wir aktuell daran, eine Zusatzfunktion zusammenzustellen, welche es ermöglicht, E-Rechnungen pro Rechnungsempfänger einfach(er) zu konfigurieren.
Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland
Das Wachstumschancengesetz sieht eine Pflicht zum Versand von Rechnungen in elektronischer Form ab 01.01.2025 vor, mit einer 2-jährigen Übergangsfrist, faktisch also ab 01.01.2027. Der Vertec Blogartikel Die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland gibt dazu einen guten Überblick.
Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die in der Rechnung mit Leistungsliste implementierten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.
Dafür müssen die modernen Office-Berichte eingesetzt werden (die alten Legacy Office-Berichte unterstützen kein ZUGFeRD). Die ZUGFeRD Implementation aus der Rechnung mit Leistungsliste kann auch einfach auf andere Office-Berichte übertragen werden.
Die einzelnen Berichtsvorlagen müssen dann den Spezifikationen der Rechnungsempfänger angepasst werden (siehe Form vs. Inhalt weiter oben).
E-Rechnungen in der Schweiz
Der Bundesrat der Schweiz hat 2016 beschlossen, die Lieferanten der Schweizerischen Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten, sofern der Vertragswert CHF 5'000 übersteigt. Als E-Rechnung werden hier jedoch auch einfache PDF-Dokumente akzeptiert. Alle Informationen dazu finden Sie auf www.e-rechnung.admin.ch.
Aber auch eine Vielzahl von anderen Firmen arbeiten mit E-Rechnungen. Der Handelsplattform Conextrade der Swisscom beispielsweise sind über 23'000 Firmen angeschlossen.
Hier finden Sie eine Beispielimplementation E-Rechnungen mit Conextrade (Schweiz).
