Wie wir Anwälte sehen: Der Weg zur optimalen Kanzleiorganisation

Die Arbeitsweise von Anwälten ist entscheidend für den Erfolg einer Kanzlei. Doch was macht den Unterschied zwischen einer gut und einer weniger gut organisierten Kanzlei aus? Als Anbieter von Kanzleimanagementsoftware beobachten wir täglich, wie strukturiertes Arbeiten zu besseren Ergebnissen führt. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf ein paar konkrete, für gute Kanzleiorganisation relevante Prozesse und zeigen auf, wie Vertec Anwältinnen und Anwälte dabei unterstützt, ihre Kanzlei noch effizienter zu führen und dadurch erfolgreicher zu sein.

Mandatsverwaltung: Vom Chaos zur Klarheit

Die weniger gut organisierte Kanzlei: In einer unstrukturierten Kanzlei sind Informationen oft verstreut – sei es in verschiedenen Systemen oder sogar in Papierform. Das Auffinden wichtiger Mandatsdetails wird zur Herausforderung, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führt. Mandanten müssen unnötig lange auf Antworten warten, und das Vertrauen leidet.

Die gut organisierte Kanzlei: Mit Vertec wird die Mandatsverwaltung zentralisiert und die Kanzleiorganisation übersichtlich. Alle relevanten Informationen, Dokumente und Kommunikation werden an einem Ort gebündelt und sind jederzeit abrufbar. Dies ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit im Team und gibt den Mandanten das Gefühl, gut aufgehoben zu sein. Vertec konzentriert sich dabei auf seine Kernkompetenzen in den Bereichen Kontaktverwaltung, Mandatsmanagement, Fakturierung und Controlling, während es sich nahtlos mit anderen Systemen wie Finanzbuchhaltungssystemen oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) integrieren lässt.

Zeiterfassung: Von Schätzungen zu exakter Abrechnung

Die weniger gut organisierte Kanzlei: Ohne ein systematisches Zeiterfassungstool greifen Anwälte häufig auf Schätzungen zurück oder führen manuelle Aufzeichnungen. Dies führt zu Ungenauigkeiten, die sowohl die Rentabilität der Kanzlei als auch die Zufriedenheit der Mandanten gefährden. 

Die gut organisierte Kanzlei: Eine präzise Leistungserfassung ist das A und O für eine faire Abrechnung und hilft auch dabei, den Überblick zu behalten. Vertec bietet die Möglichkeit, Leistungen und Spesen direkt und ohne grossen Aufwand zu erfassen – ob im Büro oder unterwegs. So wird sichergestellt, dass jede erbrachte Leistung dokumentiert und korrekt abgerechnet wird, was sowohl für die Kanzlei als auch für die Mandanten von Vorteil ist. Auch hier zeigt sich Vertec als Best-of-Breed-Lösung durch seine fokussierte Expertise, während es gleichzeitig die Flexibilität bietet, sich mit bestehenden Systemen zu integrieren.

Fakturierung: Von manuell zu automatisiert

Die weniger gut organisierte Kanzlei: Manuelle Rechnungsstellungen sind anfällig für Fehler und benötigen sehr viel Zeit – wertvolle Zeit, die für das Kerngeschäft genutzt werden könnte. Unvollständige Rechnungen können nicht nur finanzielle Einbussen zur Folge haben, sondern auch das professionelle Image der Kanzlei beeinträchtigen. Wie viel Zeit und entsprechend auch Geld mit der automatisierten Rechnungsstellung im Gegensatz zur manuellen Fakturierung gespart werden kann, zeigt auch die Beispielrechnung im Blogbeitrag «Digitalisierung greifbar: Rechnungsstellung». Auch die Zeiten, in denen Rechnungen lediglich als knappe Zweizeiler à la «Für Leistung XY erlaube ich mir, CHF 33'500.00 in Rechnung zu stellen» versandt wurden, gehören der Vergangenheit an.

Die gut organisierte Kanzlei: Mit der Vertec Software wird der Fakturierungsprozess automatisiert. Alle relevanten Daten fliessen direkt in die Rechnung ein, sodass keine abrechenbaren Leistungen übersehen werden. Dies führt zu einer schnelleren Zahlung und einem reibungslosen Ablauf, der das Vertrauen der Mandanten stärkt.

Fristenkontrolle: Von Risiken zu Sicherheit

Die weniger gut organisierte Kanzlei: In einer Kanzlei mit weniger guter Kanzleiorganisation besteht ein hohes Risiko, wichtige Fristen zu verpassen. Oftmals werden Fristen manuell in Kalender eingetragen oder auf Post-its notiert, was zu Verwirrung und möglicherweise gravierenden Fehlern führen kann. Verpasste Fristen können nicht nur rechtliche Konsequenzen haben, sondern auch das Vertrauen der Mandanten massiv erschüttern.

Die gut organisierte Kanzlei: Mit einer professionellen Kanzleimanagementsoftware wie Vertec gehört das Risiko von Fristversäumnissen der Vergangenheit an. Die Software überwacht alle wichtigen Fristen automatisch und sendet rechtzeitig Erinnerungen an die zuständigen Anwälte. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Termine übersehen werden und alle Fristen eingehalten werden können. Diese proaktive Kontrolle schützt die Kanzlei vor potentiellen Haftungsrisiken und stärkt das Vertrauen der Mandanten.

Fazit

Anwälte arbeiten am besten mit optimaler Kanzleiorganisation. Das bedeutet, wenn sie durch effiziente Prozesse unterstützt werden, die ihnen den Rücken freihalten und es ihnen ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Vertec sieht Anwälte als Partner auf dem Weg zu einer erfolgreichen Kanzlei, die durch klare Strukturen und effiziente Abläufe überzeugt. Unsere Software hilft dabei, den Arbeitsalltag zu optimieren, Fehler zu minimieren und letztlich den Erfolg der Kanzlei nachhaltig zu steigern.

Gerne zeigen wir Ihnen in einer kurzen Demo unsere Kanzleisoftware und erläutern Ihnen, wie wir auch Ihre Prozesse optimieren können.

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