So transformiert modernes Aktenmanagement Ihre Kanzlei: 5 Vorteile, die sich auszahlen

Das Aktenmanagement in Kanzleien ist in seiner Wichtigkeit etwa mit dem Antriebsstrang eines Fahrzeugs zu vergleichen. Ohne den Antrieb sind all die anderen Bauteile irrelevant. Genauso verhält es sich mit der Aktenverwaltung und all ihren Bestandteilen: Eröffnungsprozesse, Leistungserfassung, Dokumentenverwaltung und Verrechnung sind nur einige der Arbeitsschritte, die für jede Akte anfallen.

Bezahlt wird eine Kanzlei für die juristische Betreuung und Beratung ihrer Mandanten. Und dennoch – ohne stringentes Aktenmanagement kann nicht korrekt gearbeitet werden. Und auch nicht effizient.

Welche greifbaren Vorteile ergeben sich für Kanzleien, wenn das Aktenmanagement optimal abgebildet wird?

1. Fristen und Termine zuverlässig managen
2. Komfort in der täglichen Nutzung
3. Anpassungsfähigkeit für Kanzleien im Wandel
4. Ordnung und Übersicht für alle in der Kanzlei
5. Sicherheit, auch im Cloud Abo

1. Fristen und Termine zuverlässig managen

Fristen und Termine sind feste Pfeiler in der anwaltlichen Arbeit. Die rechtlichen Risiken von Fristversäumnissen können nicht nur Prozesse gefährden, sondern auch die Reputation der gesamten Kanzlei.

Der Arbeitsalltag ist oft hektisch, gerade in Kanzleien. Umso besser, wenn das Kanzleimanagementsystem über Benachrichtigungen auf bevorstehende Fristen verweist. Neben den Benachrichtigungen liefern filterbare Übersichten genau den Überblick, der im Kanzleialltag so relevant ist.

• Fristen nach Bearbeiter einsehen
• Fristen in Mandaten einsehen
• Fristen in Kalenderansicht einsehen
• Fristen zur Kontrolle
• Offene Fristen

2. Komfort in der täglichen Nutzung

Mit mehr als 35'000 Usern im DACH-Raum kennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden gut. Im Detail mögen sich Anforderungen unterscheiden, aber folgende Grundsätze gelten überall.

Business Software soll komfortabel, schnell und einfach zu bedienen sein. Sinnvolle Automatisierungen und Integrationen nehmen händische Arbeit ab. Ein prominentes Beispiel in Kanzleien ist die Integration von Vertec und Outlook. Mit der Vertec Outlook App nutzen unseren Kunden Vertec direkt in der Outlook Benutzeroberfläche. Ohne Outlook zu verlassen, können Sie:

• Neue Adressen direkt aus Outlook in Vertec erfassen
• E-Mails als Aktivitäten in Vertec speichern
• Beim Verfassen von Mails auf die Adressen in Vertec zugreifen
• Aus Kalendereinträgen Leistungen in Vertec erfassen

Den vielleicht grössten Nutzen bietet die Übersicht des Aktivitätenfeeds, direkt in Outlook. So sieht man nicht nur die eigenen Aktivitäten in einem Mandat, sondern auch alle anderen Aktivitäten, die durch Kolleginnen und Kollegen erfasst wurden.

3. Anpassungsfähigkeit für Kanzleien im Wandel

Die Arbeit in der Akte besteht aus diversen Arbeitsschritten.

1. Akten eröffnen mit diversen Prozessschritten wie z. B. Konfliktcheck
2. Akten finden und bearbeiten
3. Dokumente ablegen, Dokumente suchen
4. Leistungen verrechnen
5. und vieles mehr

Arbeiten Sie in der Akte heute exakt so wie vor 10 Jahren? Viele unserer Kunden verbessern Ihre Arbeitsschritte kontinuierlich. Wie praktisch, wenn das KMS diese Veränderungen nicht nur irgendwie erträgt, sondern fast spielerisch ermöglichen kann.

«Vertec folgt unserer Arbeitsmethodik. Das ist der unschlagbare Vorteil von Vertec»

2:56 min

Wie genau ist diese leichtgewichtige Anpassung möglich? Vertec bietet diverse Basisfunktionen, mit denen ein Grossteil der Prozesse bereits abgebildet werden kann. Über kostenlose Zusatzfunktionen können branchenübliche Anforderungen wie Fristenkontrolle, Konfliktcheck oder Rechnungsaufteilung leichtgewichtig implementiert werden. Diese Funktionen können sofort out of the box genutzt werden. Aber auch weitere Anpassungen sind möglich, genau wie bei den Basisfunktionen.

Was weder über Basis- oder Zusatzfunktionen abgedeckt wird, kann durch individuelle Anpassungen erreicht werden. Einige Kanzleien nehmen Anpassungen mit Hilfe der Knowledge Base selber vor, andere vertrauen dafür auf das Vertec Projektleiterteam.

4. Ordnung und Übersicht für alle in der Kanzlei

Bedienkomfort und Anpassbarkeit sind zwei bedeutende Stärken, die Kanzleien von Ihrem KMS erwarten dürfen. Für nachhaltige Akzeptanz in allen Teams ist ein weiterer Aspekt zu betrachten. Wie übersichtlich ist das System? Und wie ordentlich bleiben die Daten?

Aus diversen Einführungsprojekten haben wir gelernt, dass verschiedene Gruppen in Kanzleien ganz unterschiedliche Ansprüche haben, was Ordnung und Übersichtlichkeit angeht. Während die Assistenz viel Zeit mit der Aktenverwaltung verbringt, benötigt die Partnerschaft vor allem übersichtliche Kennzahlen und Berichte zum Steuern der Kanzlei.

Da in Vertec alle wichtigen Prozesse in einem System laufen, entfallen Medienbrüche, die Sie vielleicht aus fragmentierten Systemlandschaften kennen. Aktenverwaltung, Verrechnung, Controlling – alles basiert auf einer zentralen Datenbasis.

«Mit Vertec haben wir eine Gesamtlösung gefunden, die uns der Markt in dieser Form bisher nicht bieten konnte. Unsere individuellen Anforderungen werden hierdurch so gut abdeckt, sodass wir zwei bestehende Software-Systeme durch Vertec ersetzen konnten.»

5. Sicherheit, auch in der Cloud

Modernes Aktenmanagement bietet Komfort, Effizienz und kann sich mit der Kanzlei agil weiterentwickeln. All diese Vorteile dürfen aber nicht zulasten der Sicherheit gehen. Deshalb gilt: Die Aktenverwaltung muss zwingend im Kanzleimanagementsystem stattfinden. Jeder Arbeitsschritt, der in andere Systeme ausgelagert wird, eröffnet neue Sicherheitsrisiken.

Profitieren Sie von den zentralen Sicherheitsmechanismen, die Vertec liefert. ISO 27001 zertifizierter Betrieb in der Cloud, Zwei-Faktor-Authentifizierung, granulare Berechtigungen und vieles mehr. Wie Vertec die Sicherheit der Daten in der Cloud gewährleistet, erklärt der Blogartikel Sicherheit im Vertec Cloud Abo – ein Blick hinter die Kulissen.

Fazit

Modernes Aktenmanagement macht eine Kanzlei zu einer gut geölten Maschine, in der die verschiedenen Teile perfekt ineinandergreifen. Optimal aufeinander abgestimmte Prozesse, die in der Summe hohe Qualität ergeben. So entstehen greifbare Rentabilitätsgewinne. Auf der Branchenseite erhalten Sie weitere Einblicke in das Kanzleimanagementsystem von Vertec.