CRM und ERP – lohnt sich denn für uns schon so ein System?

"Mit 10 Mitarbeitern sind wir doch noch zu klein."

"Das machen wir später mal, wenn wir mehr Leute sind."

Solche und ähnliche Aussagen hören wir als CRM und ERP Hersteller für den Mittelstand im Gespräch mit "kleineren" potenziellen Kunden häufiger mal. Gehen wir der Sache doch mal etwas auf den Grund. Wann lohnt sich denn nun ein CRM und ERP System?

Vom Flickenteppich zur Systemlösung

Sehr häufig begegnen wir im Mittelstand der projektorientierten Dienstleister, vor allem in Deutschland, nach wie vor der Situation, dass CRM und Auftragsabwicklung isoliert voneinander laufen und sich hier der gängigen Officeprodukte bedient wird. Geht ja meist auch. Irgendwie. Noch. Beginnt das Unternehmen zu wachsen oder erfolgreicher zu werden, entsteht häufig der Wunsch nach zentraler Datenhaltung, klaren Prozessen und Automatisierungen von Standardabläufen, die idealerweise in Standardsoftware abgebildet werden sollen.

Administrationskosten sollen gesenkt werden, Reaktionsfähigkeiten erhöht und Fehler minimiert werden. Auch doppelte Datenhaltung in CRM und ERP soll bald endlich Geschichte sein. Doch um all diese Wünsche umzusetzen, steht dann eine Investition an. Ein Einführungsprojekt. Veränderungen. Spätestens mit dem Angebot stellt sich dann oft auch die Frage: "Lohnt sich denn für uns schon so ein System? Es geht ja bisher auch."

Welche Prozesse lassen sich denn primär verbessern?

An dieser Stelle ist es hilfreich, gemeinsam mit dem Interessenten die Prozesse zu beleuchten und zu erarbeiten, ob es sich beim Erwerb eines CRM und ERP Systems um eine Investition handelt, die sich amortisieren lässt. Kommt man zu einem anderen Ergebnis, dann lohnt es sich einfach nicht.

Gerade wenn in einem Unternehmen die Kundenkorrespondenz

• dezentral über E-Mail läuft,
• Notizen zu Kunden als Post-it am Bildschirm hängen,
• Absprachen über den Projektverlauf ausschließlich an der Kaffeemaschine stattfinden und
• das Controlling und die Nachkalkulation ein "best guess" oder ein manueller Prozess ist,

dann wird sich so ein System sicher lohnen. Lässt sich das nachweisen? Prinzipiell schon, denn gewisse Prozesse lassen sich, wie ein "Vorher-Nachher-Szenario" natürlich auch grob vorrechnen.

Wie teuer ist ein Prozess?

Ein Beispiel: Ein Vertec Kunde rechnete es mal mit mir gemeinsam durch:

Wir schreiben ca. 100 Angebote im Jahr.
Wir haben 100 CHF Kostensatz pro Stunde.
Wir benötigen 3 Stunden pro Angebot.

Manueller Prozess à (100 x 3) x 100 CHF = 30'000 CHF

Macht also insgesamt 30'000 CHF pro Jahr. Allein für den Angebotsprozess. Dieser Prozess wurde in Vertec automatisiert, sodass mittels hinterlegter Stundensätze und Textbausteine die Angebote zusammengeklickt werden können. Nun beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle etwa 30 Minuten.

Mit Vertec à (100 x 0,5) x 100 CHF = 5'000 CHF

Insgesamt also 5'000 CHF. Es konnten also allein im Angebotsprozess schon 25'000 CHF pro Jahr eingespart werden.

Dieses Beispiel lässt sich auch auf diverse andere Prozesse übertragen. Nicht nur die Geschwindigkeit, auch die Informationsverfügbarkeit oder Fehlerminimierung durch Vermeidung von Mehrfacherfassungen haben ihren Wert. Diesen monetär zu beziffern ist möglich aber sicher nicht trivial. Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsstellung, welche manuell in Word durchgeführt wird, die Anzahl fakturierter Stunden wird aus Excel übertragen. Dies ist nicht nur manuell aufwändig, sondern birgt auch die Gefahr für Flüchtigkeitsfehler. In einer integrierten Lösung drücken Sie auf einen Knopf.

Ob sich so ein System also lohnt, hängt nicht nur von der reinen Mitarbeiterzahl ab, sondern primär von dem Nutzen, also davon, ob die Investitionskosten sich z.B. durch schlankere und automatisierte Prozesse, sofortige Verfügbarkeit relevanter Informationen, weniger Fehler in der Administration etc. amortisieren.

Aufgepasst: Der Spieltrieb darf nicht siegen!

Gerade hochflexible Branchensoftware bietet im Idealfall die Möglichkeit, sehr viele Vorgänge zu automatisieren, noch einen x-ten Report zu erzeugen und diverse Erinnerungen per Mail an alle möglichen Verantwortlichen zu schicken. Das ist schick. Zumindest auf den ersten Blick. Dennoch sollte man überprüfen, ob der Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten, über diese Implementierung zu sprechen und die Lösung dann schlussendlich umzusetzen, auch im Verhältnis zu dem Nutzen steht. Muss ich wirklich per E-Mail erinnert werden bei jeder Aufgabe, die man mir im ERP zuweist? Oder bin ich irgendwann vom ganzen E-Mail-Löschen genervt?

Weniger ist mehr

Bei der Einführung neuer Software ist es natürlich ideal, wenn die Software modular aufgebaut ist und man zunächst nur die Module und Funktionen implementiert, die die primären Probleme des Unternehmens lösen, also die Wertschöpfungsprozesse optimieren. Wenn dann die Mitarbeiter an das System gewöhnt sind und damit vertraut sind, kann man über zusätzliche Erweiterungen sprechen. Denn die Akzeptanz der Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor bei der Einführung neuer Software. Außerdem gilt: Nur weil eine Software etwas Bestimmtes abbilden kann, heißt das noch nicht, dass es einen wirklichen Nutzen für das Unternehmen bringt. Wie Sie nun verschiedene Lösungen evaluieren können, erläutern wir im Artikel "Evaluation von CRM und ERP Lösungen – effizientes Vorgehen für KMUs" .

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