Sales Pipeline in Vertec: Drei Optionen Ihren Verkauf nach vorne zu bringen

Vertec ist als CRM-Lösung die zentrale Stelle für die Pflege von Kundendaten. Wenn Sie alle wichtigen Informationen eintragen, ist der Grundstein zur Steuerung von Verkaufsaktivitäten wie einer Sales Pipeline über die Software gelegt. Aber warum sollten Sie einen solchen Verkaufstrichter nutzen? Und wie genau sehen die unterschiedlichen Möglichkeiten der Implementierung in Vertec aus? Diese Fragen beantworte ich Ihnen in diesem Artikel.

In Vertec bilden Sie alle Prozesse rund um Ihre Kunden und Projekte und Mandate ab. Sie tragen vom Erstkontakt über die Akquise bis zum späteren Projekt alle Daten im System ein. Bei Bedarf lassen sich Kontakte oder Adresslisten mit Stichworten versehen importieren. So können Sie Verkaufsaktivitäten für die Lead-Generierung auslösen oder im Marketing passende Kampagnen erstellen. Die Vorbereitung für all diese verkaufsfördernden Massnahmen ist über die Business Software möglich.

Was ist eine Sales Pipeline?

Mit Hilfe einer Sales Pipeline erhalten Sie einen Überblick über den gewichteten Auftragswert von einzelnen Angeboten und potentiellen Kunden für Ihr Unternehmen. Sie qualifizieren anhand von Scoring-Werten jeden potentiellen Kunden und sehen, wie wichtig dieser für Ihr Unternehmen sein könnte. Die Basis dafür bietet die Gewichtung verschiedener Merkmale. Einzelne Faktoren wie das gewichtete Auftragsvolumen oder die Abschlusswahrscheinlichkeit eines Auftrags bieten Ihnen eine Hilfestellung, um die Qualität der Kunden vergleichbar zu bewerten und im Vertrieb fokussiert zu agieren. Es entsteht ein so genannter Verkaufstrichter, der Ihnen auch visuell Unterstützung bei der Steuerung der Verkaufsprozesse bietet.

Alle bislang genannten digitalen Prozesse sind im Standard von Vertec verfügbar. Wenn Sie jedoch vom Standard abweichende Anforderungen haben, können Sie diese durch so genanntes Customizing, Anpassen der Software, ebenfalls umsetzen. Denn Vertec ist flexibel und kann sich Ihren internen Prozessen anpassen. Bevor Sie eine Sales Pipeline einrichten, sollten Sie sich daher fragen: Welche Option passt zu meinem Unternehmen, meinen Verkäufen und meinen Kunden am besten? Im Folgenden stelle ich Ihnen drei Möglichkeiten vor, in Vertec eine Sales Pipeline einzurichten.

Option 1: Kontakt oder Firma als Basis für die Sales Pipeline

Wenn Sie Ihre Sales Pipeline auf der Ebene der Kontakte bzw. Firmen in Vertec anlegen, ist sie bereits vor dem Start eines Projekts verfügbar. Diese Option bietet sich an, wenn Sie Kunden nicht wiederkehrend bedienen. Ihre Kunden investieren einmalig, beispielsweise für eine Software oder einen Lizenzkauf. Wichtig: Wenn Sie mit Ihren potentiellen Kunden langfristig interagieren möchten, ist dies nicht die passende Konfiguration für Ihr Unternehmen.

Für die Sales Pipeline definieren Sie auf der Ebene der Kontakte oder Firmen passende Zusatzfelder. Vielleicht möchten Sie die Wahrscheinlichkeit, mit der Sie den Abschluss des Geschäfts erwarten, bewerten? Oder aber das gewichtete Volumen des Auftrags hinterlegen. Sie wissen am besten, wie Ihr Verkauf aussieht und welche Werte für Ihr Unternehmen die höchste Relevanz besitzen.

Welche Kunden haben welchen Status und wie sieht die Abschlusswahrscheinlichkeit einzelner Projekte aus? Sie können sich für eine Übersicht Ordner als Listen auswerten lassen und so beispielsweise alle Angebote für alle Kunden und Projekte mit den hinterlegten Abschlusswahrscheinlichkeiten anzeigen lassen. Selbstverständlich können Sie den Zeitraum dafür auch beschränken und beispielsweise nur die letzten drei Monate betrachten.

Option 2: Sales Pipeline auf den Phasen eines Projekts aufsetzen

Wer wenig Angebote erstellt, aber eine hohe Abschlussquote hat, sollte seine Sales Pipeline auf Phasenebene einrichten. Hier bewerten Sie die einzelnen Parameter zu einem sehr konkreten Zeitraum. Wenn Sie beispielsweise mit Vorprojekten oder Lizenzen agieren, ist dieser Weg für Sie sehr passend.

In Vertec legen Sie auf dem Projekt unterschiedliche Projektphasen an und ordnen diese einem festen Kunden und Projekt zu. Für die Sales Pipeline definieren Sie nun einmalig Ihre relevanten Zusatzfelder auf Phasenebene. In der Listenübersicht aller Phasen aller Projekte sehen Sie, wie hoch das gewichtete Budget oder das gewichtete Volumen pro Phase ausfällt und können diese Werte projektübergreifend miteinander vergleichen. Diese Option kann bei Bedarf auch auf Projekt- oder Angebotsebene übertragen werden.

Option 3: Aktivitäten als Grundlage für die Sales Pipeline

In Vertec legen Sie so genannte Aktivitäten für Ihre Aufgaben und Termine an. Diese Aktivitäten sind zugleich immer einem Projekt zugeordnet und haben ein Fälligkeitsdatum. Wenn Sie viele Angebote erstellen und eine geringe Abschlussquote haben, ist es sinnvoll, die Sales Pipeline auf der Ebene der Aktivitäten anzusiedeln. Denn dann ist es für Sie deutlich einfacher, den Überblick zu behalten.

Bei diesem Lösungsansatz legen Sie keine „echten“ Angebote in Vertec an, sondern verfolgen über Ihre Aktivitäten einzelne Verkaufschancen. Sie halten dann, wie sonst im Bereich der Angebote, alle relevanten Informationen auf den Aktivitäten fest. Für Ihre Sales Pipeline konfigurieren Sie beispielsweise eine zusätzliche Seite auf den Aktivitäten, auf der Werte wie gewichtetes Auftragsvolumen, die Wahrscheinlichkeit einer Auftragserteilung oder die Produktbereiche bzw. Dienstleistungsbereiche eingetragen werden.

Auf Wunsch ist es möglich, dass im Falle eines Auftrags alle Daten aus der Aktivität automatisch in das Projekt übernommen werden. Ein klarer Vorteil: Die gesamte Historie der Auftragserteilung bleibt Ihnen in Form der Aktivitäten auf Kontakt- bzw. Firmenebene erhalten. Zudem bleiben die Komplexität der Sales Pipeline sowie der Aufwand zur Pflege gering.

Sie möchten einzelne Schritte automatisieren und benötigen Unterstützung?

Wie Sie sehen, bietet Ihnen Vertec alle Freiheiten in der Optimierung Ihres Verkaufsprozesses. Darüber hinaus ist es natürlich möglich, einzelne Schritte zu automatisieren. Sie können beispielsweise einrichten, dass bei der Auftragserteilung automatisch alle Werte des Auftrags wie Beschreibung, Kundendaten und Inhalte in das Projekt in Vertec übertragen werden.

Umso wichtiger ist es, dass Sie zuerst einmal Zeit in die Definition Ihrer Prozesse investieren und genau hinterfragen, welche Kennzahlen für Ihr Geschäft massgeblich sind. Nur so können Sie Ihre Abschlüsse langfristig auch steigern.

Sie haben noch Fragen oder benötigen Unterstützung? Gern helfe ich Ihnen persönlich, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.