Digitalisierung greifbar: Freigaben und Workflows

Was ist ein guter Geschäftsprozess? Ein wiederholbarer, nachvollziehbarer Ablauf von Schritten, die ein gewünschtes Ergebnis erzielen. Wie kann Vertec dabei konkret helfen?  Mit Freigabemechanismen, die Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Versetzen wir uns in ein Consulting-Unternehmen. Wir heissen Blockchain-Berater GmbH, beschäftigen 45 Mitarbeitende und haben Hochkonjunktur. Unsere Consultants leben und arbeiten verstreut über den DACH-Raum. In Frankfurt am Main haben wir unseren Standort samt Administration und Backoffice. Unsere Beratungsdienstleistungen haben wir gut im Griff und unterstützen KMU und Konzerne beim Ausschöpfen von Technologie-Potenzialen. Aber auch für Blockchain-Unternehmen gilt betriebswirtschaftliche Realität. Wir...

• offerieren unsere Dienstleistungen (a),
• erfassen Leistungen und Spesen für unsere Projekte (b),
• controllen (c) und verrechnen (d) diese
• und unsere Mitarbeitenden nehmen regelmässig Urlaub (e)

Die Prozesse a, b und c laufen täglich ab. Rechnungen (d) stellen wir monatlich und Urlaubsanträge (e) kommen stets und ständig.

Gibt es einen Weg, diese Prozesse fehlerfrei, mit minimalem Aufwand und (teil-)automatisiert ablaufen zu lassen?

Ja, denn genau das ist der angestrebte Kundennutzen, den Vertec verfolgt. Unser Kompass sozusagen. Schauen wir uns die Lösungsansätze im Detail an.

a) Angebote erstellen und freigeben

Wie in den meisten Unternehmen ist eine Freigabe von Angeboten üblich, um die Korrektheit der Zahlen zu gewährleisten. Sind die angebotenen Stunden / Budgets / Angebotsbausteine wirklich vollständig und angemessen oder müssen Anpassungen vorgenommen werden?

Auf all unseren Angeboten wird in Vertec ein Feld „Freigabe“ hinzugefügt (siehe auch Knowledge Base Artikel Zusatzfelder). So können Angebote nur von Personen mit entsprechender Berechtigung freigegeben werden. In speziellen Ordnern lassen sich alle nicht freigegebenen Angebote anzeigen. So können wir unsere unfertigen Angebote prüfen und anschliessend versenden. Allerdings haben wir entschieden, erst ab einem Budget von 10.000 CHF eine Freigabe erforderlich zu machen. Willkommen in der Welt der Vertec-Anpassbarkeit.

b) Leistungen und Spesen freigeben

Die erfassten Leistungen (Arbeitsstunden oder auch pauschale Leistungen, wie z. B. ganze Tage) werden von unserem Backoffice bei der Rechnungsstellung auf Schreibfehler oder unplausible Merkmale überprüft:

• Sind die Leistungen auf die richtigen Projekte und Phasen gebucht?
• Stimmt die Anzahl fakturierter Stunden?
• Sind Pauschalleistungen korrekt verbucht?

Um Absprachen per Zuruf oder E-Mail zu vermeiden, haben wir einen mehrstufigen Freigabe-Prozess in Vertec erstellt. Je nach Consultant-Stufe werden die erfassten Leistungen durch den Consultant oder die vorgesetzte Person freigegeben. Eine übliche Variante solcher Freigaben findet man im Knowledge Base Artikel Freigabe von Leistungen.

Auch können mehrere Leistungen gebündelt freigegeben werden, was wertvolle Zeit spart. Ebenso halten wir es mit den Spesen. Nun erhält das Backoffice korrekte Leistungsdaten für den nächsten Rechnungslauf. Keine Rückfragen, kein Zweifel.

c) Controlling tagesaktuell im Blick haben

Der tagesaktuelle Blick auf die Projektbudgets ist in unserer Arbeit wichtig. Mit Hilfe sogenannter Listeneinstellungen wird der Projektleiter ab 80% Budgetausschöpfung farblich auf diesen Meilenstein hingewiesen.

Ab 95% Budgetausschöpfung erscheint beim Projektleiter nach Login in Vertec ein Popup mit entsprechenden Informationen. Alternativ kann diese Meldung auch per E-Mail erfolgen. Die Werte, bei denen Aktionen ausgelöst werden, sind frei definierbar.

d) Rechnungen überprüfen

In unserem Fall werden Leistungen und Spesen bereits vor der Rechnungsstellung überprüft und freigegeben, wie in Kapitel b beschrieben. Eine Alternative dazu sind Proforma-Rechnungen. Dabei werden die Leistungen und Spesen vor Zuordnung auf eine Rechnung nicht überprüft. Stattdessen erfolgt die Überprüfung in der Proforma-Rechnung.

Notwendige Änderungen können dann problemlos vorgenommen werden, bevor die Proforma-Rechnung in eine normale Rechnung umgewandelt wird. Auch hier kommt wieder eine Checkbox ins Spiel, die den Freigabeprozess durch bestimmte Personen regelt.

e) Urlaub genehmigen

Die Freigabe von Abwesenheiten (Urlaub) ist ein Klassiker der händischen Prozesse. Mit Zetteln, Wandkalendern oder natürlich per Email. Um hierfür nicht wieder ein zusätzliches Tool zu benötigen, pflegen wir unsere Abwesenheiten direkt in Vertec.

Trägt eine Person beispielsweise den nächsten Sommerurlaub ein, erhält die oder der Vorgesetzte eine Anfrage in Vertec. Mit einem Klick kann die Freigabe erfolgen, fertig. Komplexe Freigabemechanismen sind auch denkbar, um z. B. die Abwesenheiten erst von einem fachlichen Vorgesetzten und anschliessend von einem Personalverantwortlichen freizugeben. Weitere Informationen gibt es im Blogartikel Ferienplanung ohne Zettelwirtschaft.

Fazit

Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit manueller Prozesse werden oft unterschätzt. In der Summe sparen wir mit vielen kleinen Freigabe-Workflows wertvolle Zeit, Nerven und erhöhen die Qualität unserer Prozesse. Dabei hat sich Vertec an unsere Abläufe angepasst und nicht umgekehrt. Das ist greifbare Digitalisierung mit echtem Mehrwert.

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Weitere Artikel aus der Serie Digitalisierung greifbar:

Digitalisierung greifbar: Offerten als Projektfundament

Teil 2: Rechnungsstellung