KYC (Know Your Customer)

Mit der Zusatzfunktion KYC können bei der Mandatseröffung die jeweils verbundenen Firmen und Personen geprüft werden. Da die Anforderungen an solche Prüfungen sehr unterschiedlich sein können, wird mit dieser Zusatzfunktion eine Basis implementiert, die beliebig angepasst und erweitert werden kann.

Der Download der Zusatzfunktion bzw. des entsprechenden Config Sets finden Sie hier .

Anwendung

1. Eröffnen Sie ein neues Mandat und ordnen Sie den Klienten zu.
2. Legen Sie auf dem Mandat via Rechtsklick eine neue KYC Prüfung an:

   

3. Wählen Sie via Button eine Vorlage aus.
   Hier im Beispiel wird die Vorlage Standard verwendet, welche in das Feld Besondere Sorgfaltspflicht den Wert Nein einträgt. Neben Ja und Nein kann auch Nichts gewählt werden, damit vorgenommene Änderungen nachvollzogen werden können.

   

   Da die Anforderungen an KYC Prüfungen sehr unterschiedlich sein können, lassen sich die Vorlagen in den Einstellungen anpassen sowie neu anlegen. Siehe weiter unten .
4. Mit der Auswahl der Vorlage wird eine Checkliste in Form von Aktivitäten angelegt, die nach den folgenden Bereichen gruppiert sind:
   • Unternehmensdaten
   • Dokumente
   • Risikoanalyse
   • Risikobewertung (Niedrig, Mittel, Hoch)
   • Zusätzliche Prüfungen (Alles, was nicht in den vordefinierten Bereichen enthalten ist und geprüft werden soll, kann hier ergänzt werden)
5. In der Liste der Aktivitäten können die einzelnen Punkte via Checkbox als Nicht notwendig oder Erledigt markiert werden. Neben der Checkbox wird angezeigt, wer und wann die Checkbox aktiviert hat und es lassen sich Bemerkungen eintragen. Es wird immer nur die letzte Änderung und keine Änderungshistorie gespeichert.

   

   Hinweis: Alle mit den Prüfungen verbundenen Unterlagen können auf den jeweiligen Aktivitäten gespeichert werden.
6. Sobald alle Aktivitäten einer Gruppe bearbeitet wurden, ist dies unter Noch offen ersichtlich und die entsprechende Checkbox kann aktiviert werden:

   

7. Auf der Seite Wirtschaftlich Berechtigte und Bestätigung befindet sich der Bereich Personenprüfungen und es lassen sich Bemerkungen eintragen.

   

   Via Checkbox kann festghalten werden, sobald alle Personen geprüft wurden.

Verbundene Firmen

Das Firmenkonglomerat kann im Unterordner Verbundene Firmen eingesehen werden. In dieser Liste können via Button ausserdem direkt neue KYC Prüfungen erstellt oder bereits ausgeführte Prüfungen geöffnet werden:

Da KYC Prüfungen auf Mandate bezogen sind, sind pro Firmen mehrere Prüfungen möglich. In dieser Liste sichtbar, für welche Firma und wann bereits eine Prüfung durchgeführt wurde.

Verbundene Kontakte

Die mit der jeweiligen Firma verknüpften Kontakte können im Unterordner Verbundene Kontakte eingesehen werden. In der Liste ist die Position (Feld Position auf dem Kontakt > Seite Weitere Info) eingetragen und sichtbar, ob und wann bereits eine Personenprüfung durchgeführt wurde.

Personenprüfungen

Beim Eröffnen einer neuen Personenprüfung im Unterordner Personenprüfungen oder via Button unter Verbundene Kontakte wird folgendes Fenster geöffnet und auf Basis der Vorlage der KYC Prüfung eine Liste von Aktivitäten angelegt:

Es lässt sich eine Rolle zuordnen (Rollen können angepasst und erweitert werden, siehe weiter unten ), öffentliches oder politisches Interesse sowie allfällige Beziehungen zu politisch exponierten Personen. Auf der Seite Weitere Info können Bemerkungen eingetragen werden sowie das Datum, sobald die Prüfung abgeschlossen wird.

Die Bearbeitung in der Aktivitätenliste erfolgt analog zur KYC Prüfung.

Prüfung abschliessen

Sobald die Personenprüfung sowie alle Punkte der Aktivitätsliste, alle verbunden Firmen und Kontake geprüft wurden, kann im Feld Prüfung abgeschlossen am ein Datum gewählt werden. Damit werden alle eingetragenen Werte fixiert und die Prüfung kann nicht mehr angepasst werden. Wie lange die Bearbeitung dieser KYC Prüfung gedauert hat, lässt sich im Ordner Durchlaufzeit KYC Prüfungen auswerten (siehe weiter unten ).

Ordner KYC

Unter Adressen und CRM > KYC können KYC Prüfungen, gefiltert nach Adresseintrag, Mandat und Zuständigkeit, sowie die Durchlaufzeiten (die Tage von der Erstellung bis zum Abschluss der Prüfungen) eingesehen werden.

KYC Vorlagen und Rollen

Vorlagen für KYC Prüfungen sowie Rollen werden unter Einstellungen > CRM > KYC Einstellungen gepflegt.

• Im Ordner Vorlagen können Sie vorhandene Aktivitätenlisten bearbeiten oder neue Vorlagen anlegen. Aktivitäten zu Personenprüfungen (Typ KYC Personenprüfung) werden in der Vorlage ebenfalls im Link Aktivitäten angelegt.
• Im Ordner Rollen können Sie bei Bedarf weitere Rollen für Personenprüfungen in KYC anlegen. Vordefiniert sind die Rollen Tatsächlich wirtschaftlich Berechtiger und gesetzlicher Vertreter.

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen . Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets .

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: