The rate system in Vertec
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Resource Planning
Business Intelligence
Each user is assigned a user level and each project is assigned a rate level. This combination results in the rates table matrix. Consequently, the relevant hourly rate can be applied automatically when services are entered.
You can find the user levels in the folder Settings > Rate system. In principle, any number of levels can be entered. Enter as many levels as you need later in the rates table.
We advise you to give the user levels meaningful names so that it is easier for the users to make allocations (e.g. administration team, support team etc.)
The rate levels are entered in the same way under Settings > Rate system.
The rates table is made up of the user levels and the rates levels. You can access this via Settings > Rate system.
Sie tragen die geltenden Tarife in der Matrix jeweils für die Kombination von Währung (Linie Expert), Tätigkeiten und Ansatz ein:
| Währungen |
Nur Linie Expert. Markieren Sie die Währung, für die Sie die Tariftabelle ausfüllen wollen. Bei der Erfassung wird jeweils je nach Projektwährung die entsprechende Tabelle verwendet. In der Liste erscheinen alle Währungen , die im Ordner Einstellungen > Tarifsystem > Währungen erfasst wurden. |
| Tätigkeiten |
Für die Erfassung der Tariftabelle, die generell für alle Tätigkeiten gilt, markieren Sie hier "Alle Tätigkeiten" und füllen Sie die Tabelle aus. Wenn Sie für eine bestimmte Tätigkeit eine separate Tariftabelle erstellen wollen, klicken Sie ins Feld der Tätigkeiten und wählen Sie "Tätigkeit hinzufügen". Wenn Sie eine solche einzelne Tätigkeit markieren, können Sie die Tariftabelle dafür erstellen. Achtung: Ist eine Tätigkeit in der Liste aufgeführt, gilt für diese Tätigkeit unter keinen Umständen die normale Tariftabelle für alle Tätigkeiten. Wenn also eine Tätigkeit aus Versehen in die Liste gerät, genügt es nicht, die Tariftabelle nicht auszufüllen, sondern die Tätigkeit muss aus der Liste entfernt werden. Um eine Tätigkeit aus der Liste zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Tätigkeit entfernen". |
| Angezeigter Ansatz | Für jeden der Ansätze können Sie hier eine Tariftabelle hinterlegen. Für die Erfassung und Verrechnung von Leistungen mit Vertec ist primär der "Externe Ansatz" von Bedeutung. |
The following four hourly rates exist in Vertec:
| Fee rate | The hourly rate that you charge your customers. This hourly rate is used both as an internal rate (planned) and as an external rate (actually chargeable) for services. |
| Cost rate | Hourly rate, which indicates how much the productive hour costs (standard cost rate). During invoicing, it is checked whether you have reached the sum of the standard cost rates. The difference is shown on the invoice view. This value is important for internal cost accounting and can also be evaluated / reported via the Business Intelligence module. |
| User rate | The hourly rate of the user. Relevant only for hourly workers. |
| Per diem | Specifies the fixed amount for a flat-rate service (daily or half-day). Is used in connection with service types. For a service type, specify whether the services entered for it should be charged at a fixed price rate (checkbox: per diem). Such a service then adopts the per diem value set in the rate table, enters it as an external value in the service, locks the value, and highlights the service as fixed price. |
The rates are determined in Vertec for each service at the time of entering, and are assigned to it in a fixed way. The amount is determined individually for each of the rates. The system is designed in such a way that, at a “lower” level, the settings of the “higher” level can be overwritten. Usually, it is advisable to work with the rates table. Then, in special cases, the hourly rates can be overwritten to the project or phase levels.
The rates are considered in the following hierarchy:
Note: An empty field does not equal 0.00! If you leave a field blank, the rate of the next hierarchy level is used, in the order above.
If you do not know at which level a rate is calculated, use the script: show hourly rate level.
You can use an event script to react to the recalculation of a rate used for services. The business logic event CalculateRate exists for this. For more information, see scripts for events.
If the saved rate is changed, this has no effect on services that have already been entered. If you want the new rate to be applied to services that have already been entered, you must access the recalculate hourly rate function.