DMS Kendox InfoShare Schnittstelle

Bezeichnung	DMS Kendox InfoShare Schnittstelle
Anbieter	Intus Data AG
Lizenz	Einmalige Lizenzkosten Kendox InfoShare
Zielgruppe	Vertec-Kunden, die Kendox InfoShare nutzen
Kurzbeschreibung	Die Vertec-Schnittstelle archiviert Dokumente, die in Vertec produziert werden, in Kendox InfoShare
Voraussetzungen	Eine aktive Vertec- und Kendox-InfoShare-Installation
Kosten	Gemäss Angaben des Herstellers
Kontakt	Intus Data AG Grabenwisstrasse 5 8604 Volketswil +41 43 399 47 00 www.intusdata.ch

Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für den Einsatz in Unternehmen ausgelegt, die das Management von elektronischen Dokumenten optimieren wollen. Sämtliche Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und können dank Indexierung und Volltextsuche effizient wieder aufgefunden werden.

Dank der DMS Kendox InfoShare Schnittstelle können auch alle in Vertec produzierten Dokumente wie Rechnungen, Briefe, Mails etc. elektronisch im Dokumenten Management System (DMS) Kendox InfoShare archiviert werden.

Die Indexierung der Dokumente erfolgt über Daten in Vertec, welche mit einem Dokument verknüpft sind. So kann eine Word-Rechnung z.B. mit den Informationen des Projekt-Codes, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag etc. indexiert werden. Die Indexierung ist individuell anpassbar, standardmässig werden folgende Daten als Indexwerte an das Dokumenten Management System übergeben:

Allgemeine Dokumente

• Projekt-Code
• Projekttyp
• Projektleiter
• Titel
• Datum
• Dokumentart (=Aktivitätstyp)
• Von
• An

Rechnungs-Dokumente

• Projekt-Code
• Projekttyp
• Projektleiter
• Rechnungs-Nr.
• Datum
• Betrag
• Dokumentart

Zugriff auf Dokumente

• Der Zugriff auf die Dokumente z.B Debitorenrechnung kann wahlweise über Vertec oder über den Kendox InfoShare.Client erfolgen.

• Archivierte Dokumente werden ausschliesslich in Vertec verändert. Das Dokument wird anschliessend mit einer neuen Version im DMS archiviert. Es ist somit in zwei verschiedenen Versionen inklusive Änderungsnachweis im DMS auffindbar.

Die Schnittstelle läuft mit Vertec Standard als auch Expert. Die Sicherstellung der Datenqualität in Vertec ist essentiell für eine gute Qualität der Indexierung. Dies wird mit einem automatischen Verfahren sichergestellt.

Gerne unterstützt Sie Intus Data bei der Anbindung und/oder Einführung Ihres Kendox DMS.