Outlook-Integration

Greifbarer Nutzen dank Outlook-Integration

Kommunikation via E-Mail ist fester Bestandteil aller projekt- oder mandatsorientierten Dienstleister. Ob mit Kunden/Mandaten, Lieferanten oder Behörden – geschäftliche Kommunikation ist in E-Mails verankert. Umso wichtiger, dass diese Kommunikation für eine lückenlose Kontakthistorie in Vertec verfügbar ist. Für die optimale CRM-Anbindung sorgt die Vertec Outlook App mit vielen nützlichen Funktionen.

• Verwalten eingehender E-Mails und Anlegen neuer Kontakte in Vertec
• Übersichtliche Darstellung als Aktivitätenfeed mit Kontakt (E-Mail, Telefon, Termin)
• E-Mail Konversationen gruppiert zusammengefasst
• E-Mails direkt als Aktivität nach Vertec übertragen, inklusive ihrer Anhänge
• Schneller E-Mail Versand mit Templates
• Navigieren Sie direkt aus Outlook zu relevanten Objekten in Vertec
• Zugriff auf Vertec Kontakte beim Verfassen von E-Mails
• Übertragen Sie Kalendereinträge aus Outlook per Klick nach Vertec

Ein neues E-Mail kommt rein.

Eine E-Mail Adresse erfassen mit der Outlook App. Das Adressbuch im Vertec ist verknüpft. Der Kontakt kann einer bestehenden Adresse zugewiesen werden.

Die Kontakt-Ansicht im Vertec.

Ein E-Mail als neue Aktivität erfassen.

In der Aktivitätshistorie werden nicht nur E-Mails, sondern alle Aktivitäten mit diesem Kontakt angezeigt. Dazu zählen auch Aktivitäten durch andere Mitarbeitende (z.B Telefon und Vor-Ort-Termine).

Die Historie / Aktivitätenliste im Vertec

Darstellung E-Mail in Vertec. In einer zweiten Darstellung (nicht im Bild) wird das E-Mail in der erhaltenen Formatierung gezeigt.

Anhänge in E-Mails werden in Vertec direkt mitgespeichert

Die Ansicht eines E-Mails mit Anhang im Vertec. Der Anhang lässt sich von dort aus direkt öffnen.

Neues E-Mail schreiben, die Adresse wird aus Vertec gezogen.

Neues E-Mail ist automatisch im Vertec gespeichert

So funktioniert die Outlook-Integration

Kontakte aus eingehenden E-Mails verwalten

Die CRM-Anbindung der Outlook-App bietet verschiedene Vorteile: Ist der E-Mail-Absender bislang nicht in Vertec, kann er über einen Button hinzugefügt werden. Ist er bereits bekannt, zeigt die App den Aktivitätenfeed an. E-Mails können auch ohne vorhandenen Kontakt gespeichert werden. Wenn weder die E-Mail-Adresse noch der Kontakt bekannt sind, gibt es drei Optionen:

• Neuen Kontakt erstellen
• Nur die E-Mail speichern
• Kontakt erstellen und E-Mail speichern

Aktivitätenfeed in der Outlook App

Die Outlook-App zeigt den Aktivitätenfeed des ausgewählten Kontakts, inklusive Aktivitäten anderer Mitarbeiter. E-Mails, Offerten, Kundenanfragen und Auftragsbearbeitungen sind aufrufbar.

Suche nach Projekten und Adressen

Suchergebnisse erscheinen als Dropdown-Liste. Durch Tippen kann die Liste einfach gefiltert werden.

E-Mails direkt nach Vertec übertragen

E-Mails können ins CRM integriert und Projekten zugeordnet werden. Anhänge werden gespeichert und sind herunterladbar. Auch ausgehende E-Mails werden gespeichert, und die Suche kann nach Name oder Firma des Empfängers erfolgen.

Schneller Versand von E-Mails dank Vorlagen

In Vertec erstellte Vorlagen können in der Outlook App ausgewählt, bearbeitet und versendet werden.

Outlook-Kalendereinträge in Vertec erfassen

Kalendereinträge wie Kundentermine können in Vertec als Leistung oder Aktivität erfasst werden. Über einen Button lassen sich diese Einträge Projekten, Phasen oder Tätigkeiten zuordnen und werden nach dem Speichern in der Sidebar angezeigt.