Rechnungen im LEDES-Format erstellen

International tätige Anwaltskanzleien kennen das Problem: Vor allem in englischsprachigen Ländern wie den USA oder Grossbritannien sind E-Rechnungen der Standard. Kanzleien müssen ihre Rechnungen daher meist im sogenannten LEDES-Format (E-Billing) über eine Plattform stellen. Wie Vertec Sie in diesen Rechnungsprozessen unterstützen kann, stellen wir in diesem Blogbeitrag vor.

Darüber erfahren Sie mehr:

1. LEDES-Format: Herausforderung für Kanzleien
2. Die Lösung in Vertec per cloudfähiger Zusatzfunktion
3. Auch Sonderfälle in Vertec abbilden
4. Erkenntnisse aus unseren Erfahrungen

1. LEDES-Format: Herausforderung für Kanzleien

LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) ist ein Satz von Dateiformatspezifikationen, der die elektronische Datenübertragung in der Rechtsbranche erleichtern soll. Es handelt sich dabei um einen eindeutigen Standard, allerdings weicht die konkrete Anwendung in der Praxis teilweise davon ab: Das zeigt sich auch in der Umsetzung in Vertec, bei der jeder Kunde die elektronischen Rechnungsdaten nach seiner kundenspezifischen Ausprägung abbilden sollte.

LEDES kann unterschiedlichen E-Billing-Formattypen entsprechen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die folgenden vier Formate (vgl. auch LEDES auf Wikipedia):

• LEDES 98b: Der Standard wurde 1998 eingeführt. Er hat eine starre Struktur und ist daher wenig flexibel. Ausgegeben wird eine Textdatei.
• LEDES 98bi (international): Basiert auf dem LEDES 98b-Standard und gibt eine Textdatei aus. Dieses Format wurde entwickelt, um gesetzliche Rechnungen aufzunehmen, die ausserhalb der USA erstellt wurden. So wird beispielsweise die Mehrwertsteuer abgebildet. LEDES 98bi ist das am häufigsten verwendete LEDES-Format.
• LEDES XML2.0: Wurde 2006 ratifiziert und erfüllt internationale Anforderungen im XML-Format.
• LEDES XML2.1: Dieses XML-Format wurde im Jahr 2008 ratifiziert.

UTBMS (Uniform Task-Based Management System) ist ein weit verbreitetes System zur Kodierung von juristischer Arbeit. Seit 2006 ist dies integrierter Bestandteil von LEDES. Das einheitliche aufgabenbasierte Managementsystem besteht aus einer Reihe von Codes, mit denen die Kategorisierung standardisiert und die Analyse der Rechtskosten und -auslagen erleichtert werden soll.

2. Die Lösung in Vertec per cloudfähiger Zusatzfunktion

Mit der Einführung unserer kostenlosen und cloudfähigen Zusatzfunktion LEDES Export wurde der Prozess, eine Rechnung im LEDES-Format zu exportieren, standardisiert. Verwenden Sie die Zusatzfunktion, um Ihre kundenspezifischen LEDES Vorlagen anzulegen, diese den gewünschten Mandaten zuzuordnen, Rechnungen zu erstellen und diese im LEDES Format zu exportieren.

Die E-Billing-Formate LEDES 98B und LEDES 98BI werden unterstützt. Die Zusatzfunktion erzeugt unter Einstellungen den Ordner «LEDES Vorlagen», der als Sammelstelle für alle Ihre individuellen LEDES Vorlagen dient.

Einmal erstellte Vorlagen können für alle zukünftigen Mandate verwendet werden. Kundenspezifische Vorlagen beinhalten sämtliche relevanten Daten und Attribute wie die Lawfirm ID, die Einträge zur Verwendung der UTBMS-Codes für die Leistungen und die Auslagen sowie Auswahlmöglichkeiten für Bearbeiter- und Adressangaben.

Auf Mandatsebene (im untenstehenden Screenshot «LEDES» genannt) werden im Anschluss auf der Seite «Weitere Info» die LEDES Einstellungen vorgenommen. Hier wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und machen Angaben zu Client ID, Lawfirm Matter ID und Client Matter ID.

Sobald die LEDES-spezifischen Angaben gemacht sind, lässt sich auf einer Rechnung bzw. einer Honorarnote der LEDES Export ausführen.

Im nächsten Schritt lässt sich der LEDES Export ausführen. Sie starten den Export, indem Sie zunächst auf der jeweiligen Rechnung auf einem Mandat einen Rechtsklick ausführen und dann auf «LEDES» klicken.

Im Anschluss wird eine Export-Datei im Textformat erzeugt. Es öffnet sich der Explorer, um hierfür einen Speicherort auszuwählen (Cloud und Desktop App) oder die Datei wird in den Downloads gespeichert (Web App).

UTBMS Codes und Activity Codes lassen sich direkt bei der Leistungserfassung eingeben. Hierzu müssen zunächst über die Listeneinstellungen der Leistungen zwei neue Spalten hinzugefügt werden.

An dieser Stelle kommen die Custom Renderer zum Einsatz, die eine individuelle Konfiguration von Zellen in Listen mittels Python-Script erlauben.

3. Auch Sonderfälle in Vertec abbilden

Vertec unterstützt auch Sonderfälle, wie das Verrechnen von Pauschalspesen, Rabatten oder Pauschalrechnungen. Um Pauschalrechnungen zu nutzen, nimmt Vertec eine Pauschalierung über die Anpassung des externen Aufwands vor. Dabei kann der externe Aufwand jeder Leistung entweder einzeln angepasst werden oder alternativ eine Leistungsliste pauschaliert werden. Der externe Aufwand wird angepasst, wenn die vertragliche Vereinbarung (der Stundensatz) sich durch die Pauschalierung nicht ändern soll. Vertec führt zwei Aufwände: die effektiv erbrachte Arbeitszeit sowie die verrechenbaren Stunden. So werden weder die effektive Arbeitsleistung ("interner Aufwand") der Mitarbeiter noch die Kosten tangiert (vgl. auch Zu- und Abschläge: Die Investition und Amortisation der Treuhänder ).

Eine weitere Herausforderung bei der Nutzung des LEDES-Formats stellen die Rundungsdifferenzen dar. Diese entstehen beispielsweise bei der Mehrwertsteuer. Beim LEDES 98b-Format entfällt dieses Problem, da es dort keine Mehrwertsteuer gibt. Die Mehrwertsteuer muss für LEDES je Leistung berechnet werden, was zu Rundungsdifferenzen führt. Vertec gibt beim Rechnungsexport für die LEDES-Plattform daher die Rundungsdifferenzen der Mehrwertsteuer explizit aus. Für die Anwaltskanzlei ergeben sich dabei drei Möglichkeiten, mit dieser Problemstellung umzugehen:

1. Die Rundungsdifferenzen werden in Kauf genommen und die Rechnung entspricht den in Vertec berechneten Werten.
2. Die Mehrwertsteuer wird so gerundet, dass jede einzelne Leistung für sich einzeln berechnet wird. Bei dieser Methode können geringfügige Differenzen zur Vertec-Rechnung entstehen.
3. Die Mehrwertsteuer wird als "simulierte Leistung" hinzugefügt. (Dies ist beispielsweise bei LEDES 98b sinnvoll.)

4. Erkenntnisse aus unseren Erfahrungen

Für die Einbindung des LEDES-Formats in Vertec als Software für Anwälte bedarf es einiger Vorbereitungen. So hat sich gezeigt, dass die Beschaffung aller notwendigen Informationen wie beispielsweise der Lawfirm Matter ID nicht ganz einfach ist. Häufig muss dafür der Support des Endkunden angefragt werden. Grosse internationale Konzerne haben dafür eigene LEDES-Support-Abteilungen.

Dateien, die auf den LEDES-Plattformen hochgeladen werden, durchlaufen eine Vielzahl von Plausibilisierungsprüfungen. Beispielsweise kann die Umlage von Rabatten auf einzelne Leistungen oder die Verwendung von Textbestandteilen in Klammern bei der Übergabe der Rechnung zum Fallstrick werden. Vertec legt daher ein besonderes Augenmerk auf diese Problemstellungen und hält für Sie als Kunde individuelle Lösungen parat.