Projekte in Vertec verwalten: Von easy bis komplex

Alle Projekte und Timings immer im Blick behalten – das ist der Traum jedes Projektmanagers. Hat er die Darstellung aller relevanten Kennzahlen, Werte und Fakten stets im Zugriff, legt er einen wichtigen Grundstein für ein erfolgreiches Projektmanagement. Denn egal ob das eigene Projektmanagement einfach oder komplex aufgebaut ist, eines ist sicher: Die standardisierte Struktur von Projekten ist hilfreich für die Planung von neuen und bereits bestehenden Projekten. In Vertec behalten Sie den ganzheitlichen Überblick über Ihre Projekte.

Das zeigen wir Ihnen in diesem Artikel:

1. Individuelle Anforderungen erkennen und benennen
2. Projektstrukturen mit Meilensteinen organisieren
3. Komplexe Abrechnungs- und Verwaltungsmodalitäten abbilden
4. Die Meilensteintrendanalyse als grafisches Hilfsmittel

1. Individuelle Anforderungen erkennen und benennen

Es gibt nicht die eine Lösung ein Projekt zu verwalten und erfolgreich abzuwickeln, denn die Projektstruktur hängt unter anderem von der Branche, der Größe eines Unternehmens sowie den abzubildenden Tätigkeiten ab. Da jede Organisation in ihren Prozessen individuell ist, ist es besonders wichtig, sich als Unternehmen vor der Einführung einer Projektverwaltung genau zu überlegen, welche Daten man später im Zugriff braucht und wie genau die Auswertung und Darstellung der einzelnen Zahlen erfolgen soll. Eine auf die eigenen Bedürfnisse angepasste Lösung wie Vertec verschafft Unternehmen auf lange Sicht zahlreiche wirtschaftliche wie zeitliche Vorteile im Projektmanagement.

2. Projektstrukturen mit Meilensteinen organisieren

Per Definition hat jedes Projekt oder jede Projektphase ein individuelles Start- und Enddatum. Der Abschluss einer Projektphase kann daher als so genannter Meilenstein angelegt werden. Meilensteine stellen innerhalb des Projekts Zwischenziele dar und gliedern es in kleinere Untereinheiten, die man sich als „Häppchen“ vorstellen kann.

Der Einsatz von Meilensteinen stellt daher eine relativ simple und übersichtliche Methode zur Planung und Verwaltung von Projekten dar. Er gibt allen Beteiligten einen leicht verständlichen Überblick über die anstehenden Teilprojekte und Tätigkeiten. Mit Hilfe von Meilensteinen kann zudem die Abrechnung von Projekten vereinfacht werden, da so auch pauschale Phasen abgeschlossen werden können. Dies ist eine Standard-Funktionalität von Vertec.

Hat ein Meilenstein ein fixiertes Datum, bezeichnet man ihn als „Terminmeilenstein“. Für das Erreichen der festgelegten Zwischenziele ist es besonders wichtig, die zeitliche Fixierung der Terminmeilensteine einzuhalten, um die vorab definierten Zwischenziele auch wirklich zu erreichen. Der Einsatz vereinfacht die Überwachung des gesamten Projekts stark, denn die Mitarbeiter können sich an der Einhaltung der fixierten Meilensteine orientieren.

3. Komplexe Abrechnungs- und Verwaltungsmodalitäten abbilden

Über die Software von Vertec kann auch eine komplexe Methodik zur Projektverwaltung mit anschließender Abrechnung abgebildet werden. Die Einrichtung erfolgt jeweils in enger Absprache mit dem Kunden und richtet sich nach der Größe und Komplexität seiner Projekte sowie nach den Abhängigkeiten von einem oder mehreren Ergebnissen oder Meilensteinen zueinander. Wir haben bereits für diverse Kunden aus unterschiedlichen Branchen spezifische Projektmanagement-Verwaltungen realisiert. Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für eine solche auf Kundenbedürfnisse erstellte Planungs- und Abrechnungsmethodik in Vertec.

Allgemein gliedert sich die Abrechnung und Verwaltung eines Projekts in Pakete, Subphasen und daraus resultierende Ergebnisse. Diese Ergebnisse werden dann wiederum einzelnen Meilensteinen zugeordnet. In Vertec werden Pakete als „Phasen“ bezeichnet.

In Abbildung 2 sehen wir ein Beispiel von Paketen und Aufgaben. Werden die Pakete und Aufgaben in die Ressourcenplanung übergeben, erkennt das Team auf einen Blick, bis wann sie welche Aufgaben und Prozesse abgeschlossen haben müssen. So können auch mehrere Abteilungen parallel an einem Meilenstein arbeiten und dabei verschiedene Arbeitsschritte verfolgen. Die Meilensteine dienen in diesem Beispiel auch als Abrechnungsgrundlage für den jeweiligen Projektkunden. Alternativ können auch die Ergebnisse eines Projekts (siehe Abbildung 3) für den Projektstatus und die spätere Abrechnung genutzt werden.

4. Die Meilensteintrendanalyse als grafisches Hilfsmittel

Die grafische Darstellung einzelner Meilensteine ist über die so genannte Meilensteintrendanalyse möglich. Sie ist als Macro bzw. Add-On für Microsoft Excel oder Microsoft Projekt frei verfügbar und stellt somit eine kostengünstige Lösung dar. Mit ihrer grafischen Unterstützung können aus der zeitlichen Verschiebung von Meilensteinen Prognosen für den weiteren Projektfortschritt und insbesondere für den Projektendtermin abgeleitet werden. Die in Vertec erfassten Daten können in Excel grafisch ausgegeben werden.

Das folgende Beispiel (Abbildung 4) zeigt eine solche Excel-Darstellung als Meilensteintrendanalyse. Wir sehen, dass das Projekt ursprünglich im August 2018 abgeschlossen sein sollte, jedoch bereits im Mai 2018 abzusehen war, dass sich der Projektabschluss auf Juli 2018 vorverschieben wird.

Das zweite Beispiel (Abbildung 5) zeigt die Unsicherheiten im Hinblick auf Terminplanungen und Einhaltungen in verschiedenen Projekten. Die Trendmuster sind hier in ihren Zielerreichungsgraden sehr unterschiedlich und schwanken stark.

Fazit: Eine Softwarelösung für einfache sowie komplexe Projektplanung

Die Entscheidung für eine einfache oder eher detaillierte und komplexe Darstellung von Projekten innerhalb Ihres Unternehmens, muss individuell getroffen werden. Sie hängt in vielen Fällen stark davon ab, auf welche Art und Weise in Ihrem Unternehmen Planungen und Auswertungen auf Projektbasis erfolgen sollen.

Vertec bietet Ihnen als flexible Softwarelösung die Möglichkeit, Ihre individuellen Projektbedürfnisse darzustellen. Sie können mit Vertec Meilensteine in unterschiedlicher Form wiedergeben und bei Bedarf einzelne Ergebnisse mit Abhängigkeiten wie beispielsweise Projektanzahl, Meilensteinen, beteiligten Personen oder Zeiträumen abbilden. Für Ihren Start mit Vertec empfehlen wir eine schlanke Nutzung der Standard-Funktionalität.

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