Integrierte Software spart Kosten und erhöht die Kundenzufriedenheit

Das Interview wurde zuerst auf consulting.de veröffentlicht und von Tilman Strobel geführt.

Mit welcher Software arbeiten Unternehmensberatungen hauptsächlich? Die Frage wäre mal eine Umfrage auf CONSULTING.de wert, aber auf Berater spezialisierte Software-Anbieter kennen die Antwort schon: Noch viel zu oft mit Excel! Dieser Meinung ist auch Tobias Wielki, wir trafen den Geschäftsführer bei Vertec in Hamburg.

Herr Wielki, viele Beraterinnen und Berater verwalten sich und ihre Projekte noch mit Excel. Ist das ein Problem?

Tobias Wielki: Ich will es mal so sagen: Wir sehen noch jede Menge Verbesserungspotenzial für die Berater.

Aber warum? Anstatt mich wochenlang mit einer neuen Software zu beschäftigen, lasse ich einen Excel-Helden kommen, der mir die wichtigen Sachen programmiert und fertig ist die Laube. Was stört Sie an dieser Meinung?

Tobias Wielki: Mich stört, dass in diesem Vergleich der Faktor Effizienz fehlt. Eine Kleidungsfabrik könnte ja auch wunderbar mit Nadel und Faden arbeiten, kostet weniger als diverse Nähmaschinen und gewartet werden muss das auch nicht. Ist aber vollkommen ineffizient. Und so ist das auch mit Excel im Backoffice als primären Lösungsansatz. Für eine One-Man Show mit drei Rechnungen im Monat kann das unter Umständen reichen, muss es aber nicht.

Was passt nicht mehr, wenn die Firma größer wird?

Tobias Wielki: Sobald ein Beratungsunternehmen wächst und mehrere Menschen von mehreren Standorten gleichzeitig an einem Projekt arbeiten und andere wiederum die Rechnung erstellen, dann fühlt sich das Controlling und die Rechnungsstellung mit Excel im BackOffice schon sehr nach Nadel und Faden an. Denn plötzlich kommen ja weitere Themen auf den Tisch: Mobility zum Beispiel. Berater sind mehr und mehr unterwegs, wollen eine Leistung auch mal eben auf dem Smartphone erfassen, nicht auf dem PC in Excel in der Hoffnung, ich arbeite in der richtigen Version. Was meine Kollegen an dem Projekt bereits gemacht haben, steht auf Sheet 2, ob das aktuell ist? Keine Ahnung. Wann welche Rechnung erstellt wurde? Blindflug.

Tun Sie Microsoft jetzt nicht unrecht? Es gibt ja immerhin Office 365.

Tobias Wielki: Ich habe nichts gegen Microsoft einzuwenden. Office 365 ist sicher eine gute Produktpalette, aber nicht für den Zweck der Collaboration in der Wertschöpfungskette gemacht. Nehmen wir doch mal Themen wie die Abbildung von Workflows, Erinnerungsfunktionen oder Echtzeitcontrolling. Da hilft auch kein Office 365. Da liegen einfach Welten zwischen dem, was Ihr Excel-Held zaubert und was Vertec im Standard mitbringt. Und wo wir schon bei Ihrem Excel-Helden sind: Was dokumentiert der eigentlich in der Regel? Richtig – nichts. Vermutlich programmiert er für einen gewissen Stundensatz Dinge, die eine Standardsoftware bereits kann und entsprechend dokumentiert sind.
Ein Vertec-Kunde hat mir mal berichtet, dass er einen Excel-Helden hatte. Bis dieser nicht mehr zur Verfügung stand und die Vernetzungen zwischen diversen Tabellen Fehler aufzeigten. Ein Albtraum. Nun hat er mit Vertec eine Standardsoftware, integriert vom Erstkontakt bis zur Rechnung und wenn er einen Wunsch hat, Dinge anzupassen, ruft er seinen Vertec-Betreuer an. Das ist eine ganz andere Liga als Excel.

Nun kostet eine Software ja auch Geld. Bringt sie mir auch Geld ein?

Tobias Wielki: Der Kauf von Business-Software ist eine Investition, die sich rentieren muss! Wenn Sie das nicht tut, würde ich Ihnen vom Kauf abraten. Business-Software spart nachweislich jede Menge Kosten und erhöht die Kundenzufriedenheit. Schauen wir uns doch mal genauer an, warum das so ist. Ich nenne mal ein paar Beispiele: Rechnungsstellungen können in Standardsoftware wie Vertec per Klick erfolgen, kein fehleranfälliger, manueller Übertrag von Excel zu Word. Wir haben sogar Kunden die hier noch weiter gehen und wiederkehrende Rechnungen oder Pauschalbeträge automatisiert generieren. Das nenne ich Digitalisierung.

Kann man sich das ausrechnen, was eine gute Software spart?

Tobias Wielki: Wir haben hierüber in unserem Blog in der Themenreihe "Digitalisierung greifbar" Rechenbeispiele, was eine Angebotserstellung oder eine Rechnungsstellung im ERP an Kosten einspart. Es sind aber viele weitere Details, die in Summe einen erheblichen Unterschied zu Excel machen: von Freigabeverfahren von Leistungen und Rechnungen über die Spesenrückerstattung und Weiterverrechnung an den Kunden, bis hin zum digitalen Urlaubsgenehmigungsverfahren. Das alles wird in einer integrierten Software effizienter. Weniger Papier. Weniger Mails.
Neben den Einsparungen bei den Prozesskosten, die in der Regel die Investition in unter einem Jahr amortisieren, kommen aber auch noch die Faktoren Kundenzufriedenheit und Transparenz zum Tragen. Wenn bei mir ein Kunde anruft, sehe ich sofort, wer das ist, klicke auf seine Firma und habe alles auf einen Blick verfügbar: Alle Projektstände, Leistungen, Aktivitäten, Rechnungen, sogar den DB1 des letzten Projektes mit ihm. Jetzt wird vielleicht deutlich, was ich mit "andere Liga" meine.

Alles in einem System haben, ist also auch für Berater wichtig?

Tobias Wielki: Ja klar, denn auch Backoffice und Controlling können sich relevante Fragen wie:

• Welche Rechnungen sind unbezahlt?
• Wie viel Umsatz habe ich mit den Top-Kunden erzielt?
• Welche Aufträge können wir noch annehmen?
• Welche Projekte haben sich gelohnt?

sofort beantworten. Alles per Klick, ohne großes Zusammengesuche oder Mails mit sich immer wiederholenden Inhalten. Außerdem möchten die Berater ohne Nachfragen auf Informationen aus dem Backoffice zugreifen können, wenn Sie beispielsweise beim Kunden vor Ort sind.

Sie haben wahrscheinlich in den vergangenen Jahren immer mal wieder mit Beratern gesprochen, welche Anforderungen an eine Software werden immer wieder genannt?

Tobias Wielki: Das ist eine sehr spannende Frage und das kommt ganz drauf an. Es gibt klassische Standardanforderungen, die jede gängige Branchenlösung abbilden kann oder können sollte. So haben wir auch unsere Branchenlösung für Berater aufgebaut. Sie können Vertec in Betrieb nehmen und sofort die klassische Wertschöpfungskette abbilden:

• Kunde anlegen
• Kundenhistorie loggen
• Angebot erstellen
• Verkaufschancen tracken
• Projekt anlegen
• Leistungen und Spesen erfassen
• Projektcontrolling durchführen
• Rechnung erstellen.

Diese Aufgaben kann ich aber mit vielen Standard-Lösungen erledigen, richtig besonders ist das noch nicht.

Tobias Wielki: Ja Moment, es kommen dann auch jede Menge exotische Anforderungen vor. Gerade wenn ich aus der Excel-Welt komme, dann bin ich gewohnt, für alles sofort eine neue Mappe oder Spalte anlegen zu können. Ich bin praktisch vollkommen frei, das macht aber Workflows nahezu unmöglich. In Standardsoftware werde ich immer etwas in ein Korsett gezwängt, muss mich der Software anpassen. Hier haben wir mit Vertec einen sehr spannenden Ansatz und bieten nicht nur enorme Flexibilität, wenn es darum geht, neue Objekte oder Automatismen einzurichten, sondern auch Sichten, Listen und Felder zu verändern und zu erstellen.
Und wer schon mal andere Standardsoftware im Einsatz hatte, wird es zu schätzen wissen, dass das Ganze noch garantiert releasefähig ist, sprich nach einem Update alle Änderungen noch erhalten sind. Darum rede ich auch von einrichten, nicht von entwickeln. Mit diesem Konzept können wir auch exotische Wünsche abdecken. Hier haben wir schon alles Mögliche realisiert:

• Abbildung ganz spezieller Rahmenverträge
• Ein Projekt mit diversen Rechnungsempfängern und Verteilung des Rechnungsbetrages auf X Teilnehmer
• Seminare automatisiert an diverse Teilnehmer abrechnen
• Und vieles mehr.

Es ist dann aber weniger eine ganz spezielle Anforderung, sondern eher das passgenaue Anschmiegen der Software an die Unternehmensprozesse. Hier wollen weniger Kunden sich zu stark nach der Software richten. Jedes Jahr im November stellen unsere Kunden ihre individuellen Lösungen auf unserer Anwendertagung in Zürich vor. Das macht schon Spaß, zu sehen, was in Vertec alles möglich ist.

Wie verhindern Sie eigentlich, dass eine neue Software die Berater gerade am Anfang so stark beschäftigt, dass weniger Zeit für die Kunden bleibt?

Tobias Wielki: Na ja, wenn ich schneller Holz hacken möchte, muss ich vorher auch die Axt schärfen. Also bei mittelständischen Unternehmen führt man eine Business Software nicht nebenbei ein, nach dem Motto: "Wir melden uns dann wieder, wenn Ihre Software läuft." Das ist eine Illusion. Man bespricht die Prozesse, gleicht diese mit den Möglichkeiten in der Software ab und führt die Software unter Mitwirkung der Kunden ein. Hier sind die Wünsche unserer Kunden auch ganz unterschiedlich.
Einige Kunden wünschen, dass wir alles für sie tun, andere möchten Budget sparen und vieles selbst in Vertec tun. Und das geht gut, denn wir haben auf unserer Website eine Knowledge Base, die mit über 700 Artikeln beschreibt, wie man Vertec anpassen und erweitern kann. Wer das nicht möchte, greift auf unsere Dienstleistungen zurück.

Für manche Menschen ist die Einführung einer neuen Software ja auch DER Arbeitnehmer-Albtraum, vor allem sich dann mit Software beschäftigen zu müssen.

Tobias Wielki: Ja, das kommt vor. Es gibt immer die Mitarbeitenden, die gegen etwas Neues, Veränderungen, Verbesserungen sind. Wenn die im laufenden Betrieb den Mehrwert zu vorher erkennen, relativiert sich das aber in der Regel. Am Anfang eines Einführungsprojektes beschäftigt sich ja auch nicht die ganze Firma, sondern ein Kernteam vom Kunden aus 2-3 Leuten mit der neuen Software. Dennoch muss das neben dem Tagesgeschäft laufen. Was sich hier etabliert hat, ist ein etappierter Start.

Bitte was?

Tobias Wielki: Wir arbeiten in Etappen. Wir definieren die wichtigen 80 Prozent und führen diese zunächst ein. Dann wird erst einmal eine Zeit mit Vertec gearbeitet. Nach 6-9 Monaten macht man dann mal ein Review. Fehlt etwas? Sollte etwas anders laufen? Und nimmt dann bei Bedarf Anpassungen oder Erweiterungen vor. Denn oftmals definiert man am Anfang auch Anforderungen, die es im laufenden Betrieb dann doch nicht braucht. Hier bringen unsere Projektleiter natürlich Ihre Branchenerfahrung ein. Weitere Details hierzu finden Sie auch in unserem Blog.

Nun sagen Sie ja, dass noch immer zu viele Berater mit Excellisten arbeiten. Gilt das nicht in besonderem Maße auch für deren Kunden? Gibt es bei gerade kleinen und mittleren Kunden Nachholbedarf in Sachen CRM, Projekt- oder Controlling-Software?

Tobias Wielki: Da wir die unterschiedlichsten Beratungsunternehmen als Kunden haben, einige beraten Großkonzerne, andere coachen Einzelpersonen, kann ich hier keine belastbare Aussage treffen. Ich kenne mich recht gut aus bei projektorientierten Dienstleistern, also neben den Beratern noch bei beratenden Ingenieuren, Softwareentwicklern und beispielsweise auch Rechtsberatern, angefangen mit einem Nutzer bis zu mehreren hundert Nutzern.

Vertec kommt ja ursprünglich aus der Schweiz, wie lassen sich die Länder aus Ihrem Blickwinkel vergleichen?

Tobias Wielki: In der Schweiz ist es viel selbstverständlicher, mit Dienstleistern zusammenzuarbeiten, sprich der tertiäre Sektor hat dort einen erheblichen Vorsprung beim Einsatz von Business-Software. Dort sind wir oft das 2., 3. oder vierte System. In Deutschland ist das etwas anders. Manchmal lösen wir hier auch ein System ab, doch deutlich häufiger haben wir die Situation, dass wir Excel ablösen. Insofern lässt sich für diesen Markt sicher ein gewisser Nachholbedarf erkennen, zumindest in Deutschland.

Vielen Dank für das Gespräch!

Tobias Wielki: Ich danke Ihnen!