Ingenieurleistungen in Vertec nach HOAI abrechnen

Unsere neueste Zusatzfunktion richtet sich speziell an Architekten und Ingenieure aus Deutschland, die ihre Leistungen und Projekte nach der Honorarordnung (HOAI) kalkulieren und abrechnen. Die Integration von HOAI in die CRM und ERP Software von Vertec ist nicht neu, setzte aber bisher umfangreiches Customizing voraus. Mit der Vorstellung der Zusatzfunktion HOAI ändert sich das nun. Customizing ist nicht mehr zwingend erforderlich, und die Implementierung geht einfacher und schneller. Ihr Vorteil: Sie können die Integration selbst vornehmen.

Software für Ingenieure mit Standard-Integration von HOAI

Unser kostenloses Zusatzfunktion verfolgt das Ziel, eine Standard-Integration der HOAI zu schaffen, die von möglichst vielen Vertec-Kunden aus den Branchen der Ingenieure und Architekten zur Honorarberechnung verwendbar ist. Hier liegt ein entscheidender Vorteil, den Vertec bietet: Ingenieurleistungen und Architektenleistungen lassen sich nach HOAI abrechnen, individuelle Anpassungswünsche an Vertec als Software für Ingenieurbüros können kundenspezifisch umgesetzt werden. Neben der aktuellen Fassung von 2021 werden ebenfalls die Honorarordnungen der Jahre 2009 und 2013 in Vertec geführt.

HOAI-Leistungsbilder und Leistungsphasen

Unter dem Begriff «Leistungsbild» ist das Leistungsspektrum eines Ingenieurs oder Architekten zu verstehen, das auf Grundlage eines Vertrages zu leisten ist. In der HOAI sind unterschiedliche Leistungsbilder wie zum Beispiel ein Flächennutzungsplan, Bebauungsplan oder Landschaftsplan verankert. Durch die HOAI wird unter anderem geregelt, dass Leistungsbilder die Grundleistungen enthalten, die zur ordnungsgemässen Erfüllung eines Auftrags im Allgemeinen erforderlich sind. Leistungsbilder werden in Leistungsphasen unterteilt, die von der HOAI mit bestimmten Prozentpunkten bewertet werden. Leistungsphasen sind also einzelne Planungsabschnitte in der Gesamtleistung eines Architekten oder Ingenieurs.

Funktionsweise

Die Zusatzfunktion erfordert die Vertec Produktlinie «Expert». Wir empfehlen die Verwendung von Vertec ab der Version 6.5. Die Zusatzfunktion lässt sich in den beiden Betriebsarten «On-Premises» und «Cloud Abo» einsetzen. Mit der Zusatzfunktion wird die neue Benutzergruppe "Projektleiter HOAI" eingeführt, die es erlaubt, HOAI Kalkulationen durchzuführen. In Vertec sind die gängigsten Leistungsbilder bereits eingepflegt. Weitere können bei Bedarf selbstständig angelegt werden.

Um eine Honorarberechnung nach HOAI durchzuführen und Ingenieurleistungen abzurechnen, muss in Vertec zunächst ein Projekt angelegt werden. Auf dem Projekt lassen sich Phasen erstellen, die dem jeweiligen Leistungsbild entsprechen. Zu jeder Phase lassen sich HOAI-Kalkulationen anlegen. Auf der HOAI Kalkulation muss ausgewählt werden, nach welcher HOAI-Fassung abgerechnet werden soll. Die Berechnung kann nach der Honorarordnung von 2009, 2013 und nach der aktuellen HOAI 2021 erfolgen. Für die Kalkulation kann in Vertec ein individueller Name vergeben werden. Besondere Leistungen können in separaten Projektphasen erfasst und nach Aufwand verrechnet werden.

Um das Honorarbudget für ein Leistungsbild ermitteln zu können, braucht es auf der HOAI-Kalkulation vier Angaben:

• Die nach der HOAI anrechenbaren Kosten
• Die Kostenermittlungsstufe
• Die Honorarstufe
• Die Honorarzone

Um die anrechenbaren Kosten auf der Kalkulation einzutragen, trägt man diese entweder händisch in das gleichnamige Feld ein oder ein vorher auf dem Projekt definiertes Objekt übernimmt dies. Auf dem Objekt lassen sich die anrechenbaren Kosten je Kostenermittlungsstufe eintragen. Auf der Kalkulation kann dann das jeweilige Objekt ausgewählt werden.

Sind diese Angaben gemacht, wird die Vorlage geladen und auf Basis der HOAI-Tafeln das Honorarbudget berechnet. Das Honorarbudget ist in Leistungsphasen aufgeteilt. Pro Leistungsbild kann es bis zu 9 Leistungsphasen geben, mit denen ein Architekt beauftragt werden kann. Die HOAI definiert für jede Leistungsphase den bereits erwähnten prozentualen Anteil am Honorarbudget, der in der HOAI-Vorlage festgelegt ist.

Zusätzlich können Zu- / und Abschläge für beispielsweise Modernisierung, Instandhaltung und Wiederholung angegeben werden und es kann definiert werden, auf welchen Leistungsphasen sie anzurechnen sind. Der in der HOAI-Kalkulation ermittelte Gesamtbetrag kann auf einen beliebigen Betrag pauschaliert werden.

Mischkalkulation durchführen

Mit der HOAI Zusatzfunktion ist es ausserdem möglich, Mischkalkulationen durchzuführen. Diese finden dann Anwendung, wenn zu einem Leistungsbild Leistungen in verschiedenen Honorarzonen angeboten und abgerechnet werden sollen.

Rechnungsstellung

Basierend auf dem jeweiligen Stand der Ingenieurs- und Architektenleistungen werden die offenen Leistungen pro Leistungsphase pauschaliert und verrechnet. Der Leistungsstand entspricht dem manuell eingetragenen Arbeitsstand einer Leistungsphase. Zu jeder Leistungsphase wird ebenfalls der jeweilige Prozentsatz eingetragen. Die Rechnungsstellung erfolgt nach individueller Präferenz, zum Beispiel monatlich. Dabei kann jeder beliebige Leistungsstand, beispielsweise eine Leistungsphase, abgerechnet werden. Ein Event-Script überprüft, ob Leistungsstände abgerechnet werden müssen. Schlussrechnungen erstellt man, indem man die Phasen auf «abgeschlossen» stellt und anschliessend eine neue Rechnung erzeugt.

Download in der Knowledge Base

Die Zusatzfunktion steht in der Knowledge Base zum Download bereit. Hier erklärt ebenfalls ein begleitender Artikel alle weiteren Details. Bei Fragen hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter.

Was sind Zusatzfunktionen?

Mit Zusatzfunktionen fügen Sie mit wenigen Klicks Ihrer Vertec-Installation mehr Funktionalität hinzu. Und das völlig kostenlos. Technisch gesehen handelt es sich bei Zusatzfunktionen um XML-Dateien, die importiert werden und dabei zum Beispiel bestimmte Ordnerstrukturen inklusive Berechtigungen, Auswertungen, Berichtsvorlagen, Scripts und Prozess-Automatisierungen einrichten.

Austausch im Vertec-Forum

Wie rechnen Sie Ihre Ingenieurleistungen oder Architektenleistungen ab? Haben Sie bisher eine Customizing-Lösung im Einsatz gehabt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und tauschen Sie sich im Vertec-Forum aus.