Das war die Anwendertagung 2019

Vertec 6.4, das neue Business Intelligence (BI) Modul und hochinteressante Kundenreferate. Diese Highlights machten die Vertec Anwendertagung 2019 zu einem vollen Erfolg für mehr als 200 Gäste.

1. Vertec 6.4
2. Kanzleimanagement-Software bei VISCHER
3. Lean Administration bei LMX Business Consulting
4. E-Mail-Automatisierung und Liquiditätsplanung
5. Vertec Roadmap

Vertec 6.4: Neues Business Intelligence Modul, Phone App und Sortieren von Listen

Claudio Pietra, CEO Vertec Gruppe

Mit Vertec 6.4 wird es so weit sein: das alte Benchmarking Modul wird durch das vollständig neu entwickelte Business Intelligence (BI) Modul abgelöst. Claudio Pietra präsentierte den Kernnutzen des neuen Moduls, das seit Anfang 2019 in Zürich entwickelt wird. Mit wenigen Klicks können wichtige Kennzahlen eines Unternehmens grafisch dargestellt und interpretiert werden. Auch das Business Intelligence Modul greift auf die etablierte Business-Logik zurück. Die sogenannten "measures", also die Kennzahlen, sind frei konfigurierbar. Die Berechnung erledigt Vertec zu definierbaren Zeitpunkten, sodass das Abrufen der Daten ohne Berechnung in kürzester Zeit stattfindet.

Weiterentwicklung der Phone App

Auch die Phone App, die für iOS und Android verfügbar ist, wurde für Vertec 6.4 intensiv weiterentwickelt. In einer Live-Demonstration konnte Claudio Pietra die neue 2 Faktor Authentisierung vorstellen, Präsenzzeiten eintragen und Abwesenheit erfassen. Drei neue Features in der Phone App, die den Arbeitsalltag für viele der nunmehr über 23.000 Vertec Anwender erleichtern sollen.

Mehrfachsortierung von Listen

Bis jetzt können Listen in Vertec nur nach einer Spalte sortiert werden. Über Customizing wurde die Sortierung bereits verfeinert, doch im reinen Standard der Software fehlte bis jetzt eine erweiterte Sortierung. In den Listeneinstellungen kann nun eine zweite Spalte sortiert werden. So ist es bspw. möglich, eine Liste aller Rechnungen nach Projekt und nach Datum zu sortieren.

Kanzleimanagement-Software bei VISCHER

Dr. Andreas C. Albrecht, Managing Partner VISCHER AG

In einem kurzweiligen Referat erläuterte Dr. Albrecht, welche Verbesserungen VISCHER nach der Einführung von Vertec besonders schätzt. Der Fakturierungsprozess bei Anwälten unterliegt nicht nur den Anforderungen, die innerhalb der Kanzlei existieren. Auch regulatorische Vorgaben müssen für die korrekte Fakturierung zwingend beachtet werden. Mit wenigen Klicks konnte Dr. Albrecht eine Splitrechnung erzeugen. Ein Anwendungsfall, der in vielen Kanzleien relevant ist.

Das Publikum zeigte sich amüsiert, als Dr. Albrecht das Geheimnis verriet, dass auch Anwälte mal faul sein können. Bezogen auf das Mahnwesen konnte VISCHER die Abläufe so weit automatisieren, dass Partnerinnen und Partner Mahnungen nur noch unterschreiben müssen. Die restlichen Aufgaben übernimmt Vertec. "Das muss auf Knopfdruck so funktionieren, unterschriftsfertig". Für die elektronische Zustellung von Mahnung wurde der Prozess so entwickelt, dass aus Vertec heraus E-Mails erzeugt werden, die den Mahnungstext und auch die Originalrechnung als PDF Anhang beinhalten. Nun gibt es also keine Ausreden mehr, fügte Dr. Albrecht mit einem Schmunzeln hinzu.

Beeindruckend war auch die Anpassung, die dafür sorgt, dass verschiedene Nutzer in Vertec individuelle Grussformeln für ein und denselben Kontakt hinterlegt haben. Das Ergebnis: egal wer in der Kanzlei eine Korrespondenz mit einem Mandanten erzeugt – Vertec weist die korrekten Grussformeln zu. Je nach Beziehung zwischen Partner und Mandant können diese sehr unterschiedlich ausgestaltet sein. Dr. Albrecht lobte zum Abschluss die Zusammenarbeit mit den Projektleitern und zog eine durchweg positive Bilanz zum Einsatz von Vertec bei VISCHER.

Lean Administration bei LMX Business Consulting

Judith Fellsches, Partner LMX Business Consulting GmbH

Die Geschichte von LMX und Vertec begann mit einer Systemlandschaft, die von Excel, Word und Trello geprägt war. Dezentrale Daten verhinderten den schnellen Überblick, den sich das Management Team von LMX wünschte. Ziel war die Zentralisierung von Daten und Prozessen für eine verbesserte Unternehmenssteuerung.

Vor Vertec gab es keine zentralen Prozesse, die dem Vertriebsteam die Arbeit erleichterten. Mit Vertec werden nun alle Verkaufschancen konsequent angelegt. Fünf definierte Wahrscheinlichkeitsstufen helfen beim Abbilden der Sales Pipeline. Auf der einzelnen Verkaufschance (LMX nutzt dafür Aktivitäten in Vertec) werden auch Angebotssummen, Beratertage voraussichtlicher Tagessatz und Angebotsnummer gepflegt. Mit dieser Implementation wurden alle Excel-Listen und Trello Boards ersetzt, da auch persönliche Wiedervorlagen nun den Verkaufschancen zugeordnet sind.

Weitere Beispiele für optimierte Geschäftsprozesse:

• Auftragsbestand und Auslastung: wie verteilen sich die Projekte auf die Monate, was wurde bereits geleistet und was ist bereits verplant?
• Planung der Ressourcen über die Leistungserfassung: geplante Leistungen werden in der Zukunft eingetragen und mit einem Blocker versehen. Dieser markiert unbestätigte Termine und wird entfernt, sobald der genaue Zeitpunkt vereinbart wurde.
• Ein von LMX entwickelter Bot sammelt in Vertec die Daten für eine visualisierte Mitarbeiterauslastung.
• Umrechnung von Stunden auf Tagen für die Verrechnung von Leistungen sowie für Urlaubssaldi.

In weiteren Schritten wird LMX die Rechnungsstellung, das Kampagnenmanagement und Teilnehmermanagement für offene Trainings in Vertec implementieren. "Die Vertec-Lösung hilft uns ungemein und schafft Transparenz", lautete das Fazit von Judith Fellsches. Sie fügte an, dass insbesondere die Leistungserfassung mit der Phone App im LMX Team sehr geschätzt wird.

E-Mail-Automatisierung und Liquiditätsplanung

Frank Hauptlorenz, Geschäftsführer appGenerics

Frank Hauptlorenz, Geschäftsführer der appGenerics, trat zum ersten Mal als Vertec Vertriebspartner auf, nachdem er vor zwei Jahren noch als Kunde referierte. Im Gepäck hatte er eine Demo des VertecMailMonkeys – ein Add-on für Vertec, das appGenerics entwickelt und vertreibt. In seiner Geschichte erzählte Frank Hauptlorenz von den Liquiditätsproblemen der fiktiven Computer Pasta GmbH.

Deren Geschäftsführer hat Einnahmen und Ausnahmen eigentlich im Griff, dennoch ist am Monatsende der Kontostand unter Druck.
Als Lösungsweg wurde eine Liquiditätsplanung in Vertec präsentiert. Ein- und ausgehende Rechnungen, kombiniert mit Kontostand und Forecast ergeben eine tagesgenaue Vorhersage der Liquidität. In Kombination mit dem VertecMailMonkey Add-on kann sich der Geschäftsführer die Zahlen per Mail jeden Montagmorgen ins Postfach senden lassen.

Weitere Anwendungsfälle sind der Versand von Newslettern, Verkaufschancen, Angeboten, Rechnungen und vielen weiteren Daten, die in Vertec verfügbar sind. Versandaufträge können sofort oder auch zeitgesteuert ausgeführt werden. Informationen rund um den VertecMailMonkey finden Sie auf der Produktseite.

Vertec Roadmap

Claudio Pietra und Samuel Iseli, Vertec Gruppe

Die Abschluss-Session startete mit Neuigkeiten rund ums Produkt. Ein Kundenforum soll den Austausch zwischen Kunden und Vertec erleichtern. Auf der Anwendertagung erleben wir immer wieder, dass sich Kunden auch gegenseitig unterstützen können und wollen. Mit einem Forum wollen wir dafür eine Plattform bieten. Bereits begonnen haben die Arbeiten an einem Kundenportal. Dort möchten wir unter anderem mit den folgenden Funktionen Mehrwert bieten:

• Lizenzen verwalten
• Rechnungen zahlen
• Cloud Abo Betrieb steuern
• Support kontaktieren

In einer ersten Version wird das Kundenportal für Cloud Abo Kunden gestartet, später sollen alle Kunden aufgeschaltet werden.

Config Sets , die bereits seit Vertec 6.2 verfügbar sind, sollen schrittweise ausgebaut werden. Claudio Pietra führte den Download und das Importieren eines HR Config Sets vor. Mit den Config Sets können zukünftig mehr und mehr "Standard-Features" ausserhalb von Releases bereitgestellt werden. Denkbar sind Config Sets für Reisekostenabrechnung, Splitrechnungen, HOAI und vieles mehr. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, wenn Sie Ideen für ein Config Set haben.

Zum Abschluss gab es einen Blick auf die Roadmap nach Vertec Version 6.4. Samuel Iseli führt durch die grossen Themen, die nach 6.4 auf dem Entwicklungsplan stehen. Neben Reporting und Business Intelligence (BI) sind das: Ressourcenplanung, Office-Integration, Erinnerungen und technische Details wie 64-bit (wird mit Vertec 6.4 ausgeliefert) und UNICODE.

Mit dem Release von Vertec 6.4 Anfang 2020 wird die Roadmap konkretisiert und auf vertec.com veröffentlicht. Da noch nicht alle Themen final definiert sind, baten wir im letzten Teil der Anwendertagung um das Feedback der Gäste.

Es gab klare Zustimmung für ein Kundenforum, Ressourcenplanung auf Rollen / Teams und eine grafische Bearbeitung der Ressourcenplanung. Das Vergleichen von Planungsszenarien in der Ressourcenplanung wurde nicht als so zentral bewertet.
Viel Input gab es für die letzte Frage: Was fehlt ihrer Meinung nach auf der Roadmap? Die Meldungen (DMS, Office, Performance und vieles mehr) werden wir natürlich diskutieren und analysieren.

Wir bedanken uns herzlich bei allen Besuchern, Referenten und Dienstleistern für eine sehr gelungene Anwendertagung 2019.