Der Weg zu Ihrer digitalen Kanzlei

Eine moderne Kanzleimanagementsoftware wie die von Vertec bildet ein zentrales Element in einer digitalen Kanzlei. Vertec lässt sich dabei genau an die Bedürfnisse und die Prozesse Ihrer Kanzlei anpassen und unterstützt Sie in Ihren alltäglichen Arbeitsabläufen.

Verschaffen Sie sich mit Vertec einen Wettbewerbsvorteil

Bereits die Hälfte der Top-Kanzleien in der Schweiz vertraut auf Vertec. Auch in Deutschland profitieren grosse Wirtschaftskanzleien wie zum Beispiel RITTERSHAUS und international tätige Sozietäten wie Gütt Olk Feldhaus von Vertecs Anpassbarkeit und der Funktionsvielfalt.

Digitalisierung bedeutet nicht nur eine Modernisierung analoger Arbeitsprozesse. Der Einsatz von Vertec zahlt auf die Steigerung der Qualität und der Gewinne Ihrer Kanzlei gleichermassen ein.

Mit Vertec sind Sie Ihrem Wettbewerb einen Schritt voraus. Denn Sie haben die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Ihrer Kanzlei stets tagesaktuell im Blick. Sie kennen zum Beispiel die profitabelsten Mandate und erstellen individuelle Partnerauswertungen.

Zudem profitieren Sie im Folgenden von:

Sauber definierten Prozessen
Hoher Datenqualität in nur einem System
Zukunftsfähiger und anpassbarer Software
Digitalen Freigabeprozessen
Rechnungsstellungen ohne Übertragungsfehler
Kostenreduktion durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben

Die Zahl der Kanzleien, die Ihre Arbeitsabläufe konsequent digital ausrichten, nimmt zu. Mittlerweile setzen bereits viele unserer Anwaltsneukunden auf das Vertec Cloud Abo. Alternativ ist Vertec aber auch als On-Premises Lösung verfügbar.

Neben der Rechtsanwaltssoftware als Kernelement für effizientes Kanzleimanagement zeigt dieser Artikel weitere nötige Schritte auf dem Weg zu Ihrer digitalen Kanzlei auf.

Vertec bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner

Die Wirtschaftskanzlei Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB setzt seit einigen Jahren auf Vertec. Im Video erklärt Werner Bachmann, warum er gerade die Anpassbarkeit der Rechtsanwaltssoftware so schätzt.

Werner Bachmann erklärt seinen Nutzen von Vertec

Bestandsaufnahme und Zielsetzung

Der erste Schritt zu Ihrer digitalen Kanzlei liegt in der gründlichen Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur und der genauen Analyse der eigenen Arbeitsprozesse.

Es ist essenziell, die bestehenden Systeme, Softwarelösungen und Abläufe genau zu kennen. Hier lassen sich bereits mögliche Schwachstellen identifizieren und eine erste Vorstellung davon gewinnen, welche Bereiche optimiert werden müssen und wo man am besten ansetzt.

Wenn man an diesem Punkt über Digitalisierung spricht, sollte von einheitlichen Voraussetzungen ausgegangen werden. Nicht selten kommt es bei dem Begriff Digitalisierung zu unterschiedlichem Verständnis.

Im Zuge der Bestandsaufnahme sollten klare Ziele definiert werden: Möchte die Kanzlei effizientes Arbeiten fördern, die Mandantenkommunikation verbessern oder gar neue digitale Dienstleistungen anbieten? Die Ziele bilden die Grundlage für die weiteren Schritte.

Einführung einer Rechtsanwaltssoftware

Eine anpassbare Rechtsanwaltssoftware wie Vertec ist das Herzstück der digitalen Transformation. Hier laufen alle Fäden zusammen. Backoffice, Rechtsanwälte und Partner arbeiten in nur einer Software-Umgebung zusammen, die sich genau an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen lässt.

Dank einheitlicher Datenbasis reduziert sich der administrative Aufwand und damit auch die möglichen Fehlerquellen.

Vertec verfügt bei hoher Anpassbarkeit ebenso über einen Funktionsumfang, der die typischen Anforderungen an eine Kanzleimanagementsoftware optimal abdeckt:

Mandatseröffnung mit Kollisionsprüfung
Mandanten- und Aktenverwaltung
schnelle Leistungserfassung auf Mandaten
Fristenmanagement
individuelle Rechnungsprozesse
flexible Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme
Partnerauswertungen
Gewinnverteilung

Digitale Akten und Dokumente

In Ihrer Kanzlei geht täglich die unterschiedlichste Korrespondenz ein. Damit alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit der richtigen Personen vorliegen können, sollten Sie in Ihrer digitalen Kanzlei auf elektronische Akten statt Papierakten setzen.

Vertec lässt sich dank einer Vielzahl an Schnittstellen an unterschiedliche, moderne Dokumentenmanagementsysteme anbinden.

Optimierte Mandantenkommunikation

In Ihrer digitalen Kanzlei haben Sie stets Zugriff auf die Kontaktdaten und Akten Ihrer Mandanten. Vertec lässt sich mit der Vertec Outlook App mit dem E-Mail Client aus Microsoft 365 verzahnen.

Nutzen Sie in der Mandantenkommunikation per E-Mail Ihre Dokumentvorlagen für standardisierte Schreiben. Legen Sie eingehende Mails und ihre Anhänge direkt auf dem jeweiligen Mandat in Vertec ab. Termine aus Outlook lassen sich direkt per Mausklick nach Vertec übertragen.

So schaffen Sie Nachvollziehbarkeit und haben die Kommunikation mit Ihren Mandanten immer im Blick.

Automatisierung von Routineaufgaben

Mit Vertec machen Sie Schluss mit zeitraubenden, repetitiven Aufgaben, die typischerweise in jeder Kanzlei anfallen, wie zum Beispiel die Freigabe von Leistungen, Rechnungen oder Urlauben. Automatisieren Sie stattdessen auch Aufgaben, wie zum Beispiel die Fristenkontrolle.

Ein lästiges und fehleranfälliges Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Quellen entfällt. Alle Informationen liegen auf dem jeweiligen Mandat gebündelt vor, Rechnungen erstellen Sie per Knopfdruck. Mit Vertec bilden Sie Ihre individuellen Rechnungs- und Freigabeprozesse massgeschneidert ab.

Interne Akzeptanz und Weiterbildung des Personals

Vertec ist der starke Partner an Ihrer Seite, der Sie Schritt für Schritt bei dem Change der Softwareeinführung begleitet.

Schaffen Sie zunächst Akzeptanz in der Kanzlei für die Veränderung und holen Sie alle Partner bzw. Entscheidungsträger an den Tisch. Beziehen Sie aber auch die Personen, wie z. B. das Sekretariat/Backoffice, mit ein. Parallel ist es zentral, eine digitale Kultur innerhalb der Kanzlei zu fördern, die Offenheit für Veränderungen und Innovationen unterstützt.

Ein wirkungsvolles Argument dafür:

Vertec sorgt für Verbesserungen. Vertec erleichtert Ihren Arbeitsalltag und verschafft Ihnen mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft: die Beratung Ihrer Mandanten und Klienten.

Der Einsatz der besten Technologien ist allerdings wirkungslos, wenn das Personal nicht damit umgehen kann. Setzen Sie daher auf Schulungen und kontinuierliche digitale Weiterbildung der Mitarbeitenden als entscheidenden Faktor.

Vertec entwickelt sich tagtäglich weiter. Damit Ihre Mitarbeitenden stets den bestmöglichen Nutzen aus der Rechtsanwaltssoftware ziehen können, bietet Vertec mehrmals pro Jahr kompakte Kurse an, die zielgerichtet Wissen vermitteln.

Auch hinsichtlich der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien sollte Ihr Personal am Puls der Zeit bleiben.

Sicherstellung der Datensicherheit und Compliance

Die Digitalisierung bringt neue Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit mit sich. Es ist unerlässlich, dass alle digitalen Systeme den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen. Dies umfasst

die Implementierung von Firewalls
die Wartung der internen IT
das regelmässige Einspielen von Sicherheitsupdates
die Verwendung der Multifaktorauthentifizierung zur Absicherung Ihrer Zugänge

Vertec ist ISO 27001 zertifiziert und steht damit für hohe Sicherheitsstandards im Umgang mit Daten – essenziell in Ihrer täglichen Arbeit.

Tipp: Mit dem Vertec Cloud Abo ist Ihre Kanzleisoftware nicht nur schnell einsatzbereit, sondern Sie arbeiten stets mit der aktuellsten Vertec Version. Vertec spielt alle Updates für Sie ein, unabhängig von Ihren individuellen Anpassungen an die Software. Wartung und Hotline-Service sind ebenfalls inkludiert.

Fazit

Der Weg zu Ihrer digitalen Kanzlei erfordert sorgfältige Planung und ist eine langfristige Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihrer Kanzlei. Verschiedene Faktoren gilt es dabei zu berücksichtigen.

Einen zentralen Baustein stellt die Kanzleimanagementsoftware dar. Vertec fügt sich dabei nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein und sorgt für einen nachhaltigen Nutzen. Dieser besteht aus einem Kreislauf von Qualitäts- und Gewinnerhöhung.