U·V·M Umwelt Verfahren Management GmbH

Helmut van Ool, Geschäftsführer U·V·M Umwelt·Verfahren·Management GmbH

Tätigkeitsfeld: Beratungs-, Planungs- und Betreuungsleistungen
Standort: Viersen

Herausforderungen

• Effizienter Fakturierungsprozess der erbrachten Leistungen mit Teilautomatisierung
• Berücksichtigung der Mitarbeiterzuordnungen bei der Fakturierung zur Auswertung der Wirtschaftlichkeit
• Überstunden und Urlaube einfach verwalten inkl. zweistufigem Freigabeverfahren
• Bessere Übersicht über die Budgetsituation aller Projekte

Nutzen

• Weitgehend automatisierte Rechnungsstellung inkl. Freigabemechanismen
• Individuelle Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der Mitarbeiter integriert in Vertec
• Schnelle Übersicht über Überstunden und Urlaubskontingent aller Mitarbeiter
• Hohe Transparenz durch passgenaues Projektcontrolling

Vertec Leistung & CRM inkl. aller Apps,
Budget & Teilprojekt

20-50 Vertec User

Die U·V·M GmbH mit Sitz in Viersen bietet vor allem gewerblichen und industriellen Kunden Beratungs-, Planungs- und Betreuungsleistungen in den Bereichen Genehmigungsverfahren/-management, Arbeitsschutz/Sicherheitstechnik und Managementsysteme, Bau-/Anlagentechnik sowie Hydrogeologie/Bodenschutz an. Zu den Kunden des Ingenieurbüros zählen Unternehmen, unter anderem aus den Branchen Chemie, Abfall- und Recyclingwirtschaft, Nahrungs-, Genuss- und Futtermittel.

Bevor U·V·M mit Vertec in Kontakt trat, setzte das Unternehmen ein Abrechnungssystem ein, welches durch die Entwicklung weiterer Module auf den Kunden zugeschnitten wurde. Aufgrund der Individualisierung des Abrechnungssystems mit der Nutzungsdauer war das System nur noch unzufriedenstellend bedienbar und wies auch systematische Fehler auf. Wesentliche Kennzahlen waren nicht oder nur bei Anwesenheit der relevanten Schlüsselpersonen einsehbar, wie z.B. die Projektbudgets. Relevante Statistiken, wie beispielsweise der Umsatz je Mitarbeiter, waren im System nicht vorhanden.

"Uns war schnell klar, dass wir auf eine Branchenlösung umsteigen mussten, die ausreichend Flexibilität bietet und releasefähig ist", erläutert Helmut van Ool, Geschäftsführer bei der U·V·M. "Zentral war für uns, dass die Software die für uns relevanten Kernfunktionalitäten bietet und ohne aufwändige Programmierung auf uns zugeschnitten werden kann", ergänzt Kathrin Schatten, Assistentin der Geschäftsleitung.

«Uns war schnell klar, dass wir auf eine Branchenlösung umsteigen mussten, die ausreichend Flexibilität bietet und releasefähig ist.»

Leistungen werden zentral in Vertec erfasst und automatisiert fakturiert

Die U·V·M wurde bei Vertec fündig. In Vertec erfassen nun alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf interne und externe Projekte. Auch Drittkosten, wie Fahrtkosten oder projektbezogene Auslagen werden bei der Erfassung berücksichtigt. Die Besonderheit daran: Um eine hohe Qualität bei dem Projektablauf und der Fakturierung zu gewährleisten, werden die erfassten Leistungen vor der Fakturierung von den Teamleitern freigegeben. Ab dann kann die Software die Rechnungsstellung übernehmen. So wurde Vertec dahingehend eingerichtet, dass nach entsprechender Freigabe der Leistungen per Klick eine grössere Anzahl von Rechnungen durch Vertec automatisiert erzeugt und als PDF in E-Mail Entwürfe abgelegt werden. Mit einem individuellen Zusatz in der Mail können die Rechnungen dann verschickt werden. "Diese Funktionalität bietet drei zentrale Vorteile: Die Fehleranfälligkeit sinkt, die Geschwindigkeit wird erhöht und in der Administration entfallen manuelle Arbeitsschritte", betont van Ool.

«Die Fehleranfälligkeit sinkt, die Geschwindigkeit wird erhöht und in der Administration entfallen manuelle Arbeitsschritte.»

Mitarbeiterzuordnungen zu Pauschalrechnungen zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Eine Besonderheit bei U·V·M: Die Zuordnung von Mitarbeitern auf Pauschalrechnungen auf Basis der erbrachten Leistungen. Wird in Vertec eine Rechnung erzeugt, schlägt Vertec gemäss der Verteilung der erfassten Leistungen einen Prozentsatz je Mitarbeiter vor, wie der Rechnungsbetrag den Mitarbeitern zugeordnet werden soll. Dieser kann bei Bedarf übersteuert werden. Dies ermöglicht U·V·M eine individuelle Betrachtung der Wirtschaftlichkeit.

Vor der Einführung von Vertec war pro Mitarbeiter das Vorhalten eines Ertragskontos in der Finanzbuchhaltung erforderlich. Mit der Einführung von Vertec konnten diese abgeschafft und dieser Prozess deutlich vereinfacht werden. Denn die erforderlichen Auswertungen kommen nun direkt aus Vertec.

"Bei den Mittarbeiterzuordnungen machte sich die Flexibilität von Vertec wieder einmal bemerkbar. Dieser Prozess ist nun deutlich schlanker", erwähnt Helmut van Ool. Entsprechende Gesamtübersichten sind in Vertec eingerichtet worden, um die Auswertungen sofort verfügbar zu haben.

Zentrales Abwesenheitsmanagement in Vertec

Dritter zentraler Aspekt bei der Vertec Einführung: das Handling von Überstunden und Urlauben für alle Mitarbeiter. Vor der Vertec Einführung fehlte den Mitarbeitern eine tegesgenaue Übersicht über die Überstunden und das Urlaubskontingent. Das Urlaubsgenehmigungsverfahren lief auf herkömmlichem Wege mittels Zettelwirtschaft/Kalendersystem ab. Auch hier bietet Vertec flexible Lösungen, um auf Basis der Kundenwünsche die Administrationskosten zu senken und die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen.

So wurde in Vertec ein zweistufiges Urlaubsfreigabeverfahren implementiert. Der Teamleiter prüft den Urlaubsantrag des Mitarbeiters fachlich, ist dieser ok, genehmigt die Geschäftsleitung den Urlaubsantrag per Klick final. Die Abwesenheit ist sofort eingetragen und wird vom Urlaubskontingent des Mitarbeiters abgezogen.

Beim nächsten Login wird der jeweilige Mitarbeiter über die Genehmigung per Pop-Up informiert.

Ein zentrales Businesstool bietet die Grundlage für passgenaues Controlling

Durch die Integration der Leitungserfassung aller Mitarbeiter auf interne und externe Projekte und der Abwesenheitsverwaltung sind in Vertec alle Grundlagen vorhanden, um ein gezieltes Controlling aufzusetzen. "Vertec bietet uns die Möglichkeit ad hoc Informationen zu Projektständen, Soll/Ist-Vergleichen, produktiven Zeiten, Umsätzen je Mitarbeiter und Kunde, sowie Urlaubskontingenten auszuwerten.", freut sich Helmut van Ool. Die vorher erforderlichen manuellen Zwischenschritte der Administration entfallen somit.

Mit Vertec konnte U·V·M GmbH alle Kernprozesse digital abbilden und deutlich verschlanken. Dabei gewährleistet Vertec Zukunftsfähigkeit, denn die Standardsoftware lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt um weitere Funktionalitäten erweitern und bleibt updatefähig. "Mit Vertec sind wir auch auf zukünftige Anforderungen an unsere Business Software sehr gut aufgestellt", hebt van Ool hervor.

«Mit Vertec sind wir auch auf zukünftige Anforderungen an unsere Business Software sehr gut aufgestellt.»