RITTERSHAUS

Philipp Steinelt, Kaufmännischer Leiter, RITTERSHAUS

Deutsche Wirtschaftskanzlei für passgenaue und innovative Beratungsangebote für Unternehmen, Unternehmerfamilien und die öffentliche Hand

Standorte: Mannheim, Frankfurt a. M., München

Herausforderungen

• Moderne, flexible Nachfolgelösung für Abrechnung, Zeit- und Leistungserfassung sowie Adress- und Aktenmanagement
• Tagesaktuelle und strategische Auswertungen (Controlling)
• Einheitliche Lösung für alle Mitarbeitenden
• Anbindung des neuen Systems an bestehendes DMS (iManage)

Nutzen

• Einführung einer anpassbaren CRM und ERP Lösung

• Vertec als integrierte Lösung, an die alle Abteilungen angebunden sind

• Einfache Abbildung individueller Prozesse in der Anwaltssoftware

Vertec Leistung & CRM inkl. aller Apps,
Budget & Teilprojekt
 

100-250 Vertec User

RITTERSHAUS ist eine andere Wirtschaftskanzlei. Anders nicht im Sinne von «weitere», sondern man wirft bei dem Zusammenschluss aus Anwälten, Notaren, Steuerberatern und Mediatoren einen anderen Blick auf die juristische Welt. Die Kultur bei RITTERSHAUS zeichnet sich unter anderem durch Freiräume für Individualität und den Mut zur Veränderung aus.

Mut braucht es auch, Herausforderungen wie die Einführung neuer Business Software anzugehen. Aber der Schritt war nötig. Denn die bis dahin bestehenden Systeme, eine klassische Kanzleisoftware in Verbindung mit einer proprietären Lösung für die Zeit- und Leistungserfassung, waren in ihrer Kombination nicht mehr zeitgemäß.

Ablösung eines Kanzleimanagementsystems

Mit Vertec stand hierfür ein Partner bereit, der das Thema CRM & ERP Software anders denkt: Business Software, wie für mich gemacht. Das optimal an die Kundenanforderungen angepasste CRM & ERP System steht im Vordergrund.

«Die Zusammenarbeit mit Vertec gestaltete sich von der ersten Kontaktaufnahme, über das Vorprojekt bis hin zur Einführung jederzeit angenehm, konstruktiv und produktiv. Als Kunden fühlten wir uns wahrgenommen, auf Rückfragen wurde schnell und kompetent geantwortet.»

Neben der Anbindung an den RVG-Rechner AnwaltsGebühren.Online  vom Deutschen Anwaltverlag und das Dokumentenmanagementsystem iManage war das Abbilden folgender Funktionen für RITTERSHAUS zentral.

Mehrstufiger Fakturierungsprozess

Einen zentralen Prozess stellt der Fakturierungsprozess dar, der mithilfe eines mehrstufigen Freigabeprozesses abgebildet wird. Es werden Rechnungen für drei Hauptanwendungen in Vertec verarbeitet: reine Honorarrechnungen, die den Großteil der Rechnungen darstellen, RVG-Rechnungen und Notariats-Rechnungen.

Der Freigabeprozess setzt sich, grob skizziert, aus den folgenden Abstufungen zusammen:

1. Im ersten Schritt werden zu Monatsbeginn alle abrechenbaren Mandate geprüft und provisorische Rechnungen erstellt. Diese Rechnungen können direkt freigegeben werden. Wann und wer diese Freigabe erteilt hat, wird geloggt.
    
2. Im nächsten Schritt erfolgt die Prüfung und Freigabe durch den rechnungsverantwortlichen Hauptsachbearbeiter des jeweiligen Mandats. Anpassungen und Freigaben können dabei auf den provisorischen Rechnungen direkt in der Software durchgeführt werden.
    
3. Ist die provisorische Rechnung zur definitiven Verrechnung freigegeben, wird die Rechnung ausgefertigt und versendet, dieser Vorgang ist auch rein digital möglich. Der Versand wird durch eine Checkbox dokumentiert und geloggt.
    
4. Anschliessend wird die Rechnung verbucht.

Von der bezahlten Rechnung zur Gewinnverteilung

«Mit Vertec als Kanzleisoftware können wir alle gängigen Fälle der Umsatzverteilung einschließlich akquirierter Umsätze abbilden. Anwältinnen und Anwälte, die Umsätze erwirtschaften, werden zunächst dem jeweiligen Mandat zugeordnet. Den prozentualen Anteil am Umsatz hinterlegen wir auf der jeweiligen Rolle bzw. Bearbeiterstufe.»

Über ein transparentes Reporting lassen sich für jeden Berufsträger die Anteile bis auf Ebene eines Mandats berechnen und auflisten.

Individuelle Fristenverwaltung

RITTERSHAUS hat sich zudem eine umfassende Fristenverwaltung implementieren lassen. Fristen und Vorfristen sowie sonstige Aktivitäten lassen sich in Vertec einfach erstellen und auswerten (z. B. Wiedervorlagen). Hierbei werden Berechtigungen von Mitarbeitern berücksichtigt. Fällige Fristen werden nach Programmstart dem verantwortlichen Mitarbeiter angezeigt. Die Umsetzung weiterer kundenspezifischer Anforderungen ist bereits in konkreter Planung.

«Unser Fachbereich Markenrecht hat sehr spezifische Anforderungen an Vertec und eine professionelle Markenverwaltung. Auch diese sind in Vertec umsetzbar und werden in Kürze realisiert. Wir freuen uns schon auf die Ergebnisse.»