Vertec als Kanzleimanagementsystem
Vertec verfügt als Standard CRM und ERP Software über die wichtigsten Funktionen, die im Kanzlei-Alltag benötigt werden. Ausserdem lässt sich die Software gut an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Deshalb fiel die Wahl von Gütt Olk Feldhaus Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB bei ihrer Evaluation auf Vertec und nicht auf ein klassisches Kanzleimanagementsystem.
Anforderungen an die neue Software
In einem Vorprojekt nahm unser Projektleiter die Wünsche der in München ansässigen Sozietät auf. Das Abbilden verschiedener Tarifstufen je Benutzer/Seniorität zum Beispiel, sowie spezifische, automatisierte Tarifberechnungen standen im Anforderungskatalog.
Je nach Mandat – beziehungsweise Rechtsanwalt und zugehörigem Mandanten und dessen Auftrag – sollten individuelle Stundenansätze berechnet werden können.
Die komplexe Mandatsstruktur mit ihren internen und externen Rollen war eine weitere Herausforderung. Insbesondere die Berechtigungen, wer wann wie viel Einsicht in ein Mandat erhält, sollte automatisiert angelegt werden.
Beim Eröffnen eines neuen Mandates laufen jetzt die notwendigen organisatorischen Vorgänge selbständig ab. So zeigt Vertec nach der Konfliktprüfung Mandats-spezifische Checklisten oder die GWG-Prüfung an und hinterlegt die richtigen Tarife für die richtigen Rechtsanwälte.
Mitarbeitende können sich also voll und ganz dem Anliegen Ihres Klienten widmen und müssen sich nicht mehr um das Bereitstellen administrativer Rahmenbedingungen kümmern.
«Unsere Kennzahlen erheben und visualisieren wir direkt in Vertec.»
Automatisiertes Controlling
Neben allgemeinen Auswertungen, wie der Abrechenbarkeit eines Mandats, hat unser Projektleiter in Vertec spezifische Auswertungen auf Mandatsebene entwickelt, die mittels dem Business Intelligence Modul direkt in Vertec grafisch angezeigt werden können.
Eine Prüffunktion für nicht erfasste Tage in der Zeiterfassung hilft, dass die geleisteten Stunden zuverlässig erfasst werden. Die bis dato manuell erstellte Auswertungen erfolgen jetzt auf Knopfdruck und sind nur durch den berechtigten Nutzer aufrufbar.
Bestehende Schnittstellen wurden eingebunden
Die Sozietät hatte schon vor Vertec iManage als DMS im Einsatz. Mit dem Einrichten einer Schnittstelle sind diese beiden Tools nun verknüpft und die Mandate werden auch in iManage automatisch angelegt und bei Änderungen aktualisiert.
Aus der Sicht von Gütt Olk Feldhaus ist Vertec eine top Lösung für mittelgrosse Kanzleien und hilft bei dem gesamten Mandatsmanagement optimal.
