Rechnungsfreigaben

Diese Zusatzfunktion bietet einen anpassbaren, erweiterbaren und protokollierten Prozess für die Freigabe von Rechnungen. Der Prozess ermöglicht es, nachzuvollziehen, wer wann eine Rechnung kommentiert, verrechnet oder freigegeben hat.

​Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion . Das entsprechende Config Set finden Sie hier . Dieses nimmt keine Änderungen an Rechnungen vor, ausser diese auf "Verrechnet" zu setzen.

Anwendung

Hier im Beispiel wird von der für die Administration zuständigen Person Werner Schmid eine neue Rechnung erstellt.

Durch den Import der Zusatzfunktion wird auf der Rechnung unter Weitere Info der Abschnitt Freigabe ergänzt:

Hier kann nun der Status der Rechnung von In Bearbeitung auf Zur Freigabe geändert werden. Damit wird in diesem Beispiel die Projektleiterin des Projekts über die zur Freigabe bereite Rechnung benachrichtigt und die Rechnung wird automatisch verrechnet , wodurch keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Ob die Rechnung automatisch verrechnet und wer benachrichtigt werden soll, kann individuell konfiguriert werden (siehe weiter unten ).

Hinweis: Bearbeiter müssen Editier-Berechtigungen auf Rechnungen haben, also z.B. der Benutzergruppe Projektleiter zugeordnet sein, um Statusänderungen vorzunehmen.

Die Änderungen des Freigabestatus werden im Protokoll folgendermassen festgehalten:

• Wann wurde die Änderung gemacht (1)
• Wer (Kürzel) hat den Status geändert (2)
• Totalbetrag der Rechnung zu diesem Zeitpunkt (3)
• Wurde die Rechnung verrechnet (4)

Hier im Beispiel erhält die Projektleiterin Judith Feller eine entsprechende Benachrichtigung . Sie prüft die Rechnung und kann im Falle von Anpassungsbedarf einen Kommentar hinzufügen und den Freigabestatus zurück zu In Bearbeitung ändern, wodurch ihre eigene Benachrichtigung gelöscht wird.

Damit wird wiederum Werner Schmid via Benachrichtigung darüber informiert, dass eine Rechnung zu bearbeiten ist. Er macht die Verrechnung rückgängig, nimmt Anpassungen vor und ändert den Status erneut auf Zur Freigabe. Es wird alles entsprechend im Freigabeprotokoll festgehalten. Das Protokoll kann nur gelesen und nicht editiert werden.

Die Projektleiterin wird benachrichtigt und ändert den Status auf Freigegeben, wenn alles korrekt ist. Damit kann kein Kommentar mehr hinzugefügt werden.

Ordner Rechnungsfreigabe

Im Ordner Fakturierung wird der Ordner Rechnungsfreigabe angelegt, in dem die Rechnungen je nach Freigabestatus in drei Unterordnern gespeichert sind bzw. eingesehen werden können.

Hinweis: Nur Bearbeiter, die der Benutzergruppe Ordnerzugriff Fakturierung zugeordnet sind, sehen diesen Ordner.

Konfigurationen in den Einstellungen

Unter Einstellungen > Projekte wird der Ordner Rechnungsfreigabe angelegt, in dem standardmässig die drei Status definiert sind. Diese können hier entfernt, bearbeitet oder durch weitere Freigabeschritte (z.B. Freigabe 1, Freigabe 2) erweitert werden. Folgende Optionen sind für jeden Status(-wechsel) konfigurierbar:

• Die Reihenfolge (beliebige Zahl): Der Status mit der höchsten Zahl entspricht dem letzten Status im Freigabeprozess.
• Ob die Rechnung bei der Auswahl dieses Status automatisch verrechnet werden soll.
• Wer bei einer Statusänderung benachrichtigt werden soll.

Standardmässig sind Sekretariat und Projektleiter als zuständige Bearbeiter eingetragen. Diese können hier überschrieben werden - via Anpassen der OCL Expression (A) oder Auswahl eines Bearbeiters (B), wenn z.B. jede Rechnung vom Geschäftsführer und nicht vom jeweiligen Projektleiter freigegeben werden soll. Die Möglichkeiten können auch kombiniert werden.

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen . Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets .

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: