Monatsfreigaben

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Anwendung

Diese Zusatzfunktion implementiert einen Workflow für die monatsweise Freigabe von Leistungen, Spesen, Auslagen und Abwesenheiten durch die Bearbeiter sowie durch ihre Teamleiter.

Der Ablauf ist wie folgt:

• Die Bearbeiter kontrollieren für den Vormonat jeweils möglichst zeitnah ihre erfassten Leistungen, Spesen, Auslagen und Abwesenheiten.
• Sie öffnen die entsprechende Freigabe und setzen dort ein Häkchen, um den kontrollierten Monat freizugeben. Sobald dieses gesetzt ist, können keine Leistungen, Spesen, Auslagen und Abwesenheiten im Zeitraum der Freigabe erfasst werden.
• Der Teamleiter (oder eine definierte andere Person) sieht in seiner Übersicht, welche Teammitlieder ihren Monat bereits freigegeben haben und kann sie benachrichtigen, falls sie das noch nicht getan haben.
• Der Teamleiter kontrolliert die Eingaben seiner Teammitglieder und gibt sie ebenfalls frei.
• Die Human Resources (HR) erhalten eine Übersicht über alle Freigaben von Teamleitern und Bearbeitern.
• Die Projektleiter können vor der Rechnungsstellung sehen, ob alle Leistungen, Spesen und Auslagen auf ihren Projekten freigegeben wurden.

Umgebung

Die Freigaben werden für den jeweils aktuellen Monat und die zwei Vormonate über Nacht mit einer geplanten Aufgabe automatisch erstellt. Dieser Vorgang kann auch manuell ausgelöst werden, indem die geplante Aufgabe durch einen Administrator per Rechtsklick gestartet wird.

Als Fremdperson wird auf der Freigabe immer der Teamleiter eingetragen. Hat der Bearbeiter keinen Teamleiter, ist eine Freigabe durch eine weitere Person nicht erforderlich, ausser es wird manuell eine andere Fremdperson auf der Freigabe eingetragen.

Eine Freigabe gilt immer für einen ganzen Monat. Startdatum ist immer der Erste, Enddatum immer der Letzte des Monats.

Es wird für jeden Bearbeiter in jedem Monat, in dem eine Sollzeit vorhanden ist, eine Freigabe erstellt. Angestellte ohne Sollzeit (Stundenlohn) müssen ihre Freigaben manuell erstellen.

Die Systemeinstellung Sperren durch Benutzer-Freigaben wird beim Laden des Config Sets automatisch aktiviert.

Die Systemeinstellungen Sperren gelten auch für Spesen und Sperren gelten auch für Auslagen müssen manuell gesetzt werden. Sind sie nicht gesetzt, werden erfasste Spesen bzw. Auslagen in der Monatsübersicht Projekte nicht berücksichtigt, sondern nur die erfassten Leistungen.

Bearbeiter

Die Bearbeiter kontrollieren Anfang des Monats ihre Leistungen, Spesen, Auslagen und Abwesenheiten. Dies geschieht über die gewohnten Listen in Vertec.

Anschliessend öffnen Sie die Liste ihrer eigenen Freigaben und setzen dort ein Häkchen bei der Freigabe des entsprechenden Monats. Entweder direkt in der Liste oder auch in der Einzelmaske:

Sobald das Häkchen gesetzt ist, lässt sich die Freigabe nicht mehr bearbeiten. Auch Leistungen und Abwesenheiten sowie Spesen und Auslagen (je nach Einstellungen) im freigegebenen Zeitraum können weder bearbeitet noch neu erzeugt werden.

Bearbeiter hat über das Monatsende hinaus Ferien

Ist der Bearbeiter über das Monatsende hinaus in den Ferien (oder anderweitig abwesend), kontrolliert er seine Eingaben am Ende seines letzten Arbeitstages und bestätigt seine Freigabe für den Monat.

Freigaben manuell erstellen

Angestellte ohne Sollzeit (z.B. Stundenlohn) müssen ihre Freigaben manuell erstellen. Im Ordner Freigaben wird über Neu > Freigabe eine neue Freigabe erstellt.

Der Bearbeiter wählt das Startdatum des Monats, welchen er freigeben will. Das Enddatum wird automatisch berechnet.

Teamleiter

Der Teamleiter findet im Ordner Freigaben Bestätigung die Freigaben seiner Teammitglieder.

Hier sieht er, welche Bearbeiter ihren Monat bereits freigegeben haben. Der Teamleiter kontrolliert nun die Eingaben des Bearbeiters und gibt diese ebenfalls frei.

Denjenigen Bearbeitern, die ihre Freigaben noch nicht gemacht haben, kann über den Button mit dem Glockensymbol eine Benachrichtigung gesendet werden:

Der Bearbeiter sieht das in seinen Benachrichtigungen und kann via Doppelklick die Freigabe auch direkt öffnen:

Sobald er das Freigabe-Häkchen setzt, verschwindet die Benachrichtigung automatisch.

Teamleiter hat über das Monatsende hinaus Ferien

Ist ein Teamleiter über das Monatsende hinaus in den Ferien (oder anderweitig abwesend), ändert er vorher bei den Freigaben seines Teams für diesen Monat die Fremdperson auf seinen Stellvertreter:

Dieser Vorgang kann auch durch das HR Team erfolgen, siehe unten.

Der Teamleiter eines Teams wechselt

Wechselt der Teamleiter eines Teams, verbleiben alle bereits bestehenden Freigaben des Teams beim ehemaligen Teamleiter. Auch die, die noch nicht freigegeben wurden.

Findet der Wechsel nicht auf Anfang Monat statt, muss bei den offenen Freigaben des Teams der neue Teamleiter manuell gesetzt werden (wie bei Ferienabwesenheit, siehe oben).

Dieser Vorgang kann auch durch das HR Team erfolgen, siehe unten.

HR

Das HR Team kann in der Liste Monatsfreigaben Bearbeiter im Ordner HR kontrollieren, welche Bearbeiter und Teamleiter bereits Freigaben für welchen Monat erteilt haben und bei Bedarf Benachrichtigungen zur Erinnerung versenden.

Legende

	Bearbeiter hat seine Freigabe noch nicht erfasst. Durch Klick auf den Button kann eine Benachrichtigung geschickt werden.
	Der Teamleiter hat die Freigabe des Bearbeiters noch nicht bestätigt. Durch Klick auf den Button kann eine Benachrichtigung geschickt werden.
	Ein Klick auf den Button öffnet die entsprechende Freigabe. In dieser kann das HR Team bei Bedarf einen anderen Teamleiter setzen, falls dieser wechselt oder abwesend ist.
	Die Freigabe ist OK.

Projektleiter

Aus Projektsicht ist es ebenfalls interessant, welche Bearbeiter Ihre Freigaben bereits erstellt haben, insbesondere vor der Rechnungsstellung. Dafür gibt es im Ordner Projektcontrolling eine Liste Monatsfreigaben Projekte:

Für einen ausgewählten Zeitraum (standardmässig drei Monate) wird angezeigt, ob alle Bearbeiter, die Leistungen, Spesen oder Auslagen erfasst haben, den jeweiligen Monat freigegeben haben.

Durch Klick auf das Glockensymbol wird gelistet, welche Freigaben fehlen, und es können Benachrichtigungen geschickt werden:

Diese Freigaben werden für die Projektleitersicht berücksichtigt

Sind die Systemeinstellungen Sperren gelten auch für Spesen und Sperren gelten auch für Auslagen nicht gesetzt, werden erfasste Spesen bzw. Auslagen für diese Auswertung nicht berücksichtigt, sondern nur erfasste Leistungen.

Beispiel: Bearbeiter A hat im November auf Projekt 1 Spesen erfasst, aber keine Leistungen. Bearbeiter B hat im November auf Projekt A Spesen und Leistungen erfasst. Die Systemeinstellung "Sperren gelten auch für Spesen" ist nicht gesetzt. Bearbeiter A hat noch keine Freigabe für den November erstellt, Bearbeiter B aber schon. Damit wird das Projekt als vollständig freigegeben angezeigt, weil die Spesen von Bearbeiter A nicht berücksichtigt werden.

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: