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LEDES Export

Zusatzfunktion für den Export von LEDES Formaten

Produktlinie

Standard

|

Expert

Betriebsart

CLOUD ABO

|

ON-PREMISES

Module

Leistung & CRM

Budget & Teilprojekt

Fremdkosten

Ressourcenplanung

Business Intelligence

Erstellt: 03.10.2022
Aktualisiert: 21.11.2024 | Neue Version publiziert mit Version Requirement 6.7.0.15

International tätige Anwaltskanzleien kennen das Problem: Vor allem in englischsprachigen Ländern wie den USA oder Grossbritannien sind E-Rechnungen der Standard. Kanzleien müssen ihre Honorarnoten daher meist im sogenannten LEDES Format (E-Billing) über eine Plattform stellen. Mit dieser Zusatzfunktion lassen sich kundenspezifische LEDES Vorlagen anlegen und Honorarnoten im LEDES Format exportieren.

Der Download des Config Sets finden Sie hier .

Anwendung

Die Zusatzfunktion legt im Rootordner Einstellungen den Ordner LEDES an, in dem kundenspezifische LEDES Vorlagen angelegt und Einstellungen angepasst werden können.

Das Vorgehen für den LEDES Export ist folgendes:

  1. Auf dem Bearbeiter unter LEDES Einstellungen die Felder ausfüllen .
  2. Im Rootordner Einstellungen > LEDES > LEDES Vorlagen eine Vorlage erstellen .
  3. Auf dem Mandat unter Weitere Info > LEDES Einstellungen die entsprechende Vorlage zuordnen und die Felder ausfüllen.
  4. Eine Honorarnote auf dem Mandat erstellen.
  5. Auf der Honorarnote via Aktionen > LEDES den Export ausführen .

LEDES Einstellungen auf dem Bearbeiter

Auf dem Bearbeiter befindet sich auf der Seite Weitere Info der Abschnitt LEDES Einstellungen, in dem folgende vier Felder ausgefüllt werden müssen:

Timekeeper Classification:

Hier kann ein Timekeeper Classification Code gewählt werden, welcher der Personaleinstufung des Bearbeiters dient. Eine vollständige Liste der zu verwendenden Codes finden Sie im LEDES Revised Timekeeper Classifications Reference Document, das unter LEDES.org zum Download zur Verfügung steht. Auf dieses Feld wird gegebenenfalls in der LEDES Vorlage unter Auswahl für Bearbeiter-Angaben verwiesen.

Timekeeper ID:

Hier wird standardmässig die interne Id des Bearbeiters eingetragen. Auf dieses Feld wird gegebenenfalls in der LEDES Vorlage unter Auswahl für Bearbeiter-Angaben verwiesen.

LEDES Vorlage erstellen

Im Rootordner Einstellungen unter LEDES kann eine Vorlage erstellt werden.

Werden die Checkboxen auf der zweiten Seite unter Leistungen oder Spesen und Auslagen angehakt, erscheinen Felder für das Eintragen der Codes. In den LEDES Vorlagen müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Feld LEDES 98B LEDES 98BI Weitere Informationen
Bezeichnung
 x x  
LEDES Format
 x x Es kann zwischen LEDES 98B und LEDES 98BI gewählt werden.
Law Firm
 x x  
Law Firm ID
 x x  
Auswahl für Bearbeiter-Angaben
 x x
  • Klassifikation: Hier kann ausgewählt werden, ob vom Feld Timekeeper Classification nur der 2-stellige Code, nur die Bezeichnung oder beides ausgegeben werden soll.
  • Identifikation: Hier kann ausgewählt werden, ob das Kürzel des Bearbeiters oder die Timekeeper ID ausgegeben werden soll.
    • Kürzel: Feld Kürzel auf dem Bearbeiter.
    • LEDES Timekeeper ID: Feld Timekeeper ID auf dem Bearbeiter. Hier ist standardmässig die Objekt-ID des Bearbeiters eingetragen.

Das Feld der ausgewählten Option muss ausgefüllt sein.
Auswahl für Adress-Angaben
 x x
  • Land: Hier kann ausgewählt werden, ob der ISO-2 Code, der ISO-3 Code oder der (englische) Name des Landes ausgegeben werden soll.
  • LEDES Klient: Hier kann ausgewählt werden, ob der Klient oder die Honorarnotenadresse ausgegeben werden soll.
Checkbox UTBMS Code für Leistungen verwenden
 x x

Standard UTBMS Code:

  • Wenn das Häkchen angehakt ist, wird der Code nach folgender Priorität gesucht:
  1. Feld UTBMS Code auf der Leistung
  2. Feld LEDES UTMS Code auf der Tätigkeit
  3. Feld Standard UTMS Code der LEDES Vorlage

Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.

  • Wenn das Häkchen nicht angehakt ist, wird kein Code eingetragen.

Standard Activity Code:

  • Wenn das Häkchen angehakt ist, wird der Code nach folgender Priorität gesucht:
  1. Feld Activity Code auf der Leistung
  2. Feld LEDES Activity Code auf der Tätigkeit
  3. Feld Standard Activity Code auf der LEDES Vorlage

Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.

  • Wenn das Häkchen nicht angehakt ist, wird kein Code eingetragen.
Checkbox UTBMS Code für Spesen und Auslagen verwenden
 x x
  • Wenn das Häkchen angehakt ist, wird der Code nach folgender Priorität gesucht:
  1. Feld UTBMS Code auf der Spese/Auslage
  2. Feld UTBMS Code auf dem Spesentyp
  3. Feld Standard UTBMS Code unter Spesen und Auslagen auf der LEDES Vorlage

Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.

  • Wenn das Häkchen nicht angehakt ist, wird kein Code eingetragen.
  • Eigener UTMBS Code für Spesenpauschalen

LEDES Einstellungen auf dem Mandat

Auf dem Mandat kann nun auf der Seite Weitere Info unter LEDES Einstellungen die entsprechende Vorlage ausgewählt sowie die Felder Client ID, Lawfirm Matter ID und Client Matter ID ausgefüllt werden:

Feld LEDES 98B LEDES 98BI Zusätzliche Informationen
LEDES Vorlage
   x Die MWST-Nummer muss auf dem Kunden bzw. dem Honorarnotenempfänger hinterlegt sein.
Client ID
 x x Entspricht der Internen Id des Klienten und wird automatisch eingetragen. Es kann nur eine Honorarnote Nr. pro Export verarbeitet werden.
Lawfirm Matter ID
 x x Entspricht der Internen Id des Projektes und wird automatisch eingetragen.
Client Matter ID
   x

Wird vom Klienten vorgegeben.

Honorarnote erstellen

Auf dem Mandat kann nun eine Honorarnote erstellt werden.

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

Feld LEDES 98B LEDES 98BI Zusätzliche Informationen
Honorarnote Nr.
 x x Es kann nur eine Nummer pro Export verarbeitet werden.
Honorarnotendatum
 x x  
Periode
 x x  
Leistungen und/oder Spesen, Spesenpauschalen
 x x Vorschüsse oder Pauschalphasen sind nicht möglich und erzeugen einen Fehler beim Export.
Total
 x x  
MwSt
   x

Die MWST-Nummer muss auf dem Kunden bzw. dem Honorarnotenempfänger hinterlegt sein.

LEDES Export

Der LEDES Export kann auf der Honorarnote über Aktionen > LEDES durchgeführt werden:

Es erscheint eine Übersicht über die zu exportierenden Werte. Dabei kann es zu Differenzen zwischen der Vertec Honorarnote und dem LEDES Export kommen, wenn unterschiedlich gerundet wird (z.B. bei der MWST und den Spesen oder wenn eine Rundung für die Währung angegeben wurde). Der Name der Datei entspricht jeweils der Honorarnote Nummer.

Der Vorgang kann nun abgebrochen und die Honorarnote angepasst oder der Export durchgeführt werden. Dabei wird eine Export-Datei erzeugt und es öffnet sich der Explorer, um einen Speicherort auszuwählen (Cloud und Desktop App) oder die Datei wird in den Downloads gespeichert (Web App).

Hinweis: Es kann sein, dass je nach LEDES Plattform der Aufbau der LEDES Exportdatei (csv) noch angepasst werden muss. Ihr Vertec Betreuer ist Ihnen dabei gerne behilflich.

Listeneinstellungen für die Leistungen anlegen

Um UTBMS Codes und Activity Codes direkt beim Erfassen der Leistungen einzugeben, müssen auf dem Bearbeiter unter Leistungen zwei neue Spalten manuell in den Listeneinstellungen hinzugefügt werden. Nehmen Sie dafür folgende Einstellungen vor:

Folgende Felder müssen für die Spalte UTBMS Code ausgefüllt werden:

Titel
 UTBMS Code
Expression*

(Fehlermeldung ignorieren,
siehe Hinweis )

 
referenz,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_utbms_code'),projekt.zusatzfeldobj
('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_standard_utbms_code_services')
Steuerelement XML
 
<ComboBox  ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))
->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')
->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True">
    <ComboBox.ColumnDefinitions>
       <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" />
       <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')"  Width="150" />
    </ComboBox.ColumnDefinitions>
</ComboBox>
Renderer

Vorschüsse oder Pauschalphasen sind nicht möglich und erzeugen einen Fehler beim Export.

Folgende Felder müssen für die Spalte Activity Code ausgefüllt werden:

Titel
 Activity Code
Expression*

(Fehlermeldung ignorieren,
siehe Hinweis )

 
freereference,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_activity_code'),
projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_activity_code')
Steuerelement XML
 
<ComboBox  ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj
('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" 
ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True">
    <ComboBox.ColumnDefinitions>
       <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" />
       <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')"  Width="150" />
    </ComboBox.ColumnDefinitions>
</ComboBox>
Renderer

cr_ledes.MemberCascaded
*Hinweis:

Die Expression ist bei der Prüfung durch den OCL Editor ungültig. Durch den angegebenen Custom Renderer wird der Ausdruck dennoch richtig interpretiert.

Anforderungen und Download

  • Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklasse9, 10 und 11 dürfen noch nicht in Verwendung sein.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen . Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets .

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Version Requirement Download
6.7.0.15 ConfigSet_LEDES.xml

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt:

Ordner

Ordner LEDES im Rootordner Einstellungen mit folgenden Unterordnern:

  • LEDES Vorlagen
  • LEDES Einstellungen
Berichte & Scripts
  • Script: cr_ledes
  • Script: LEDES
  • Script: VertecCSVExporterClasses
Zusatzfelder

Es werden insgesamt 38 Zusatzfelder angelegt.
Klasseneinstellungen

Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen  für die Zusatzklasse9, 10 und 11. sowie für die Klassen Auslage, Auslagentyp, Leistung, Projekt, Projektbearbeiter, Spesen, Spesentyp und Taetigkeit.
Übersetzungen

Es werden insgesamt 88 Übersetzungen angelegt.
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