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«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
10-Punkte-Plan für eine zukunftsfähige Vertec-Installation
Der in diesem Artikel beschriebene 10-Punkte-Plan nennt die wichtigsten Bereiche, die für die Pflege einer Vertec-Installation zu beachten sind.
Produktlinie
Standard
|
Expert
Betriebsart
CLOUD ABO
|
ON-PREMISES
Module
Leistung & CRM
Budget & Teilprojekt
Fremdkosten
Ressourcenplanung
Business Intelligence
Erstellt: 13.04.2022
Aktualisiert: 29.06.2023
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Punkt 6 Low Code Customizing vs. Overengineering hinzugefügt.
Vertec ist vielseitig anpassbar und offen für individuelle Geschäftsprozesse. Anpassbarkeit stiftet grossen Nutzen, wenn Sie richtig eingesetzt wird. Ein Vertec kann damit aber auch "verbaut" werden. Die folgenden 10 Punkte nennen die wichtigsten Bereiche, die für die Pflege einer Vertec-Installation zu beachten sind:
Cloud Abo Kunden kennen das Problem nicht, sie arbeiten immer auf der aktuellsten Vertec Version. On-Premises Kunden hingegen müssen Updates proaktiv einspielen. Schon aus Sicherheitsgründen empfehlen wir nur den Einsatz der letzten beiden Major Versionen.
Updates sind umso leichter, je kleiner die Versionssprünge sind. Diese Tatsache spricht also für regelmässige Updates. Müssen mehrere Major Versionen übersprungen werden, ist ausgiebiges Testen Pflicht und treibt somit den Aufwand hoch.
Wird ein Modul oder eine Technologie abgelöst, so publizieren wir das neue Feature üblicherweise mit einer Major Version. Das abgelöste Feature wird dann erst mit der folgenden Major Version ausgebaut.
Ein Update ist keine grosse Sache, wenn man es regelmässig macht. Unser Support unterstützt Sie gerne dabei, dann ist das schnell erledigt und mit wenig Risiken verbunden.
Zudem profitieren Sie so sofort von den Verbesserungen, Bugfixes und neuen Möglichkeiten der jeweils aktuellen Vertec Version.
Punkt 2: Web App / Cloud App vs. Desktop App
Verwenden Sie, wann immer möglich, die Web App oder die Cloud App. Die Performance ist deutlich besser, speziell auch in Szenarien wie Home Office oder anderer Arbeit, die «remote» geleistet wird. Natürlich gibt es noch Gründe für den Einsatz der Desktop App – hauptsächlich beim Einsatz nicht-cloudfähiger Schnittstellen, z.B. zu einer FiBu. Fragen Sie sich in diesem Fall, ob die Nutzung der Desktop App nicht auf wenige Anwenderinnen oder Anwender eingeschränkt werden kann.
Unsere Cloud Clients Web App und Cloud App bieten neben besserer Performance weitere Vorteile. Zum einen ist die Installation deutlich einfacher, zum anderen bieten sie auch bessere Sicherheit.
Ja, es gibt cloudfähige Schnittstellen, die auch mit der Cloud- oder Web App funktionieren. Einen Überblick darüber, welche Schnittstellen cloudfähig sind, finden Sie im Artikel Alle Vertec Schnittstellen auf einen Blick.
Nein, die FiBu Schnittstelle bedingt die Desktop App.
Aber: die verschiedenen Apps können parallel eingesetzt werden, d.h. nur die wenigen Arbeitsplätze, die die FiBu nutzen, bleiben auf der Desktop App (z.B. über Terminalserver), alle anderen nutzen die Cloud App.
Punkt 3: Office-Berichte vs. Legacy Office-Berichte
Office-Berichten liegt eine Bericht-Definition in Form von Python Code zugrunde. Office-Berichte werden von Vertec serverseitig generiert und die resultierenden Dokumente in den Formaten Word, Excel oder PDF an die Apps geliefert. Office-Berichte sind performant, cloudfähig und stehen in allen full-featured Apps zur Verfügung. Ausserdem sind sie im Gegensatz zu den Legacy Office-Berichten unabhängig von lokalen Installationen externer Programme (z.B. Word, Excel).
Legacy Office-Berichte werden nicht mehr weiterentwickelt, da klar empfohlen wird, mit Office-Berichten zu arbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Das Vertec Berichtsystem.
Die Gefahren von COM-Reports: nicht voll cloudfähig, langsam, angreifbar. Vor allem aber droht die Gefahr, dass lediglich die Datenquelle mit Vertec getauscht wird (statt Excel, Access).
Interne Auswertungen nutzen die Software "besser". Berechtigungen, Daten und Ausführung laufen zentralisiert und lassen sich gut verwalten.
Für das Austauschen von Daten kann auch die XML Schnittstelle eingesetzt werden.
Die Gefahren der COM-Reports sind jedoch: nicht voll cloudfähig, langsam, angreifbar und anfällig bei Änderungen der Excel-Mappe.
Beinhaltet der Legacy Office-Bericht Visual Basic Code, laufen diese nicht mehr. Aus Sicherheitsgründen ist die Vertec Instanz im Cloud Abo gekapselt und erlaubt die Ausführung von VBA Code, so wie er in Legacy Office-Berichten benutzt wird, nicht.
Wird die Komplexität noch verstanden? Und ist sie auch in 2 Jahren noch verständlich?
Ist die Komplexität notwendig oder kann es auch vereinfacht und mit Kennzahlen im BI berechnet werden? In der Berechnung der Kennzahlen lässt sich auch eine hohe Komplexität abbilden.
Punkt 4: Business Intelligence Modul vs. Excel-Berichte
Excel-Berichte laufen nur dann einigermassen performant, wenn Sie via Desktop App in einem LAN ausgeführt werden. Aber wie in Punkt 2 beschrieben, sollte die Desktop App nur noch in ganz bestimmten Szenarien genutzt werden. Darüber hinaus sind Excel-Berichte nicht cloudfähig. Um diesen Schwächen zu begegnen, bieten wir das Business Intelligence Modul an. Die BI Kennzahlen werden durch Vertec vorberechnet und sind dadurch schnell verwendbar – und auch cloudfähig! Mehr noch: Via API können die Zahlen auch wieder in BI Tools oder auch Excel dargestellt werden. Aufbereitet werden die Zahlen aber von Vertec.
Auf die Kennzahlen im BI kann über eine API sehr einfach zugegriffen werden. Vertec stellt hier eine strukturierte Datengrundlage zur Verfügung, die zur Anzeige in ein anderes System übernommen werden kann.
Punkt 5: Outlook App vs. Outlook Addin
Die Outlook App ist vollständig cloudfähig. Die Aktivitätenhistorie eines Kontakts ist direkt in Outlook nutzbar. Ein weiterer grosser Vorteil: Auch ohne Zugriff auf ein Filesystem sind E-Mails dank der Outlook App in den full-featured Apps sichtbar. Die Weiterentwicklung im Bereich Outlook wird sich voll und ganz auf die Outlook App konzentrieren.
Ja. Über ein Eventscript kann eine ICS-Datei erstellt werden lassen, die anschliessend importiert werden kann.
Punkt 6: Low Code Customizing vs. Overengineering
Grundsatz: Einfachheit über Funktionsreichtum
Low Code Customizing in Vertec bedeutet, möglichst weitgehend die Standardfunktionalitäten zu verwenden und diese nur so weit anzupassen, wie nötig, mittels eigener Ordnerstrukturen, massgeschneiderter Listen und kundespezifischer Berichte. Massgeschneiderte Features werden möglichst nah am Standard und mit wenig Code implementiert oder eine der kostenlosen Zusatzfunktionen dafür verwendet.
Je mehr kundenspezifische Funktionalität mit viel Python Code umgesetzt wird, desto mehr steigt die Schwierigkeit, diesen Code langfristig stabil zu halten. Er muss regelmässig gewartet werden, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Jede unnötige, zusätzliche Codezeile birgt das Potenzial, in Zukunft neue Fehler einzuführen. Ausserdem können neue Funktionen zu Problemen in altem Code führen und mehr Code bedeutet oft weniger Flexibilität. Es sollten daher immer nur Dinge implementiert werden, die tatsächlich gebraucht werden.
Wenig Code ist verständlicher und lässt weniger Raum für Fehler zu. Low Code Customizing hat zudem den grossen Vorteil, dass alles lokal ist. Selbst wenn eine OCL Expression in einer Spalte durch eine Änderung am Gesamtsystem ungültig wird, betrifft dies nur genau diese Stelle. Eventscripts hingegen sind bspw. global, was bedeutet, dass sie von sämtlichen Änderungen betroffen sein können.
Hinweise auf zu viel Code:
Sehr viele Scripts und/oder vor allem Eventscripts.
Häufige Verwendung von vtcapp.disableevents(), was darauf hindeutet, dass das selber gebaute System nicht umgehen kann mit sämtlichen Dingen, die passieren. Sind die Events richtig programmiert, ist ein Deaktivieren unsinnig, da so dem involvierten Objekt die Möglichkeit genommen wird, seine eigenen Verhältnisse zu regeln.
Lange Login Eventscripts bzw. überhaupt Login Eventscripts. Diese verlangsamen das Aufstarten oder können dieses sogar verhindern, wenn sie nicht sauber durchlaufen.
Code in einem Bereich, welchen man mit anderen Mitteln ebenso gut oder sogar einfacher lösen könnte, wie z.B. die Hintergrundberechnungen für eine Liquiditätsplanung mittels Eventscripts, wo stattdessen auch einfach ein (völlig abgekoppelter) BI Generator oder ein Office-Bericht verwendet werden könnte.
Hinweise auf schlechten Code:
Keine Validierung, ob ein angefragter Wert korrekt oder überhaupt vorhanden ist.
Fehlende Absicherung beim Zugriff auf externe Ressourcen, ob es diese überhaupt gibt.
Eventscripts, die nicht berücksichtigen, dass Änderungen auch von nicht nicht full-featured Apps oder ohne Userinteraktion kommen können. So werden Oberflächenelemente oder Dialoge verwendet, ohne abzufragen, ob überhaupt eine Oberfläche verfügbar ist.
Variablen, die nicht genutzt oder initialisiert werden.
Wichtig ist, dass nur Code vorhanden ist, der auch wirklich gebraucht wird. Deshalb lohnt es sich, regelmässig die verschiedenen Verzeichnisse durchzugehen und Code, der nicht mehr in Betrieb ist, zu entfernen.
Es lohnt sich, vorgängig die Frage zu stellen, warum ein Feature wirklich gebraucht wird:
Brauche ich das Feature wirklich oder lässt sich das auch anders lösen?
Brauchen wir wirklich den gesamten Umfang oder können wir uns eine Vereinfachung vorstellen?
Dann lohnt es sich, die Zusatzfunktionen von Vertec durchzusehen: Gibt es allenfalls schon ähnliche Funktionalität, die wir verwenden können?
Auch ist das Vertec Forum eine gute Plattform, seine Idee darzulegen und mal zu sehen, wie andere Kunden oder Vertec selbst ein solches Problem gelöst haben. Gibt es vielleicht Ideen und Lösungsansätze, auf die ich noch gar nicht gekommen bin?
Der Unterschied zu "selbst gemachtem" Code besteht bei den Zusatzfunktionen darin, dass wir diese standardisieren, also möglichst mit bestehenden Vertec Funktionalitäten arbeiten, sie testen, warten und updaten. Dass da etwas mit der Zeit aus dem Ruder läuft oder Funktionalität enthalten ist, die nicht überall sauber durchläuft, ist sehr unwahrscheinlich.
Ausserdem ist die Funktionalität in den jeweiligen Artikeln beschrieben und kann auch von allen Benutzern nachgelesen und nachvollzogen werden.
Seit Version 6.6 stellt Vertec Benachrichtigungen (Notifications) zur Verfügung. Viele Erinnerungen, welche bisher über ein Login-Eventscript gelöst wurden, können nun mit den Benachrichtigungen gelöst werden.
Für andere Anwendungsfälle gibt es allenfalls auch andere Lösungsmöglichkeiten. Hier könnte sich eine Recherche oder eine Anfrage im Vertec Forum lohnen. Wie haben andere dieses Problem gelöst?
Sollten Sie zum Schluss kommen, dass es gar nicht anders geht als via Login-Script, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Punkte beachten:
Die Performanz muss gewährleistet sein. Also keine grossen Datenmengen reinladen und keine komplizierten Berechnungen durchführen, das verringert die Aufstartgeschwindigkeit und führt zu einem schlechten Usererlebnis.
Keine UI Elemente oder Abfragen verwenden und wenn, dann unbedingt sicherstellen, ob man überhaupt in einer full-featured App ist.
Input-Validierung: Sicherstellen, dass angefragte Werte wirklich bestehen und in der richtigen Form.
Möglichst keine Schreibzugriffe und wenn, dann sicherstellen, dass der User über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.
Gutes Exception-Handling: Sicherstellen, dass der User nichts merkt, keine Fehlermeldungen bekommt und keine ungültigen Einträge im System findet, sobald Vertec gestartet ist.
Punkt 7: Python vs. VB Skript
Python als Skriptsprache hat viele Vorteile gegenüber VB Skripts: So hat Python ein Modulkonzept, mit welchem Businesslogik zusammengefasst werden kann. In VB Skripts geht das nicht und man hätte dann doppelten Code. Auch bezüglich der Anbindung von Drittsystemen und Unicode ist Python VB Skript überlegen. Ferner lässt sich VB Skript nicht richtig «sandboxen». Aus diesem Grund steht es im Vertec Cloud Abo gar nicht zur Verfügung und auch alle On-Premises Kunden sollten sich gut überlegen, VB Skripts nicht zu erlauben, wenn sie ihr Vertec im Internet haben.
Im Cloud Abo sind aus Sicherheitsgründen VBScripts nicht mehr erlaubt. Auch in Python sind nicht alle Funktionen erlaubt, da es als ein Angriffsvektor auf die Instanz ausgenutzt werden kann.
Wir wollen meistens Vereinfachung für den Kunden bringen, keine unnötigen Mehraufwände. Gegenfrage: Wie sieht der aktuelle Prozess aus und ist dieser wirklich unkomplizierter / einfacher / schneller oder nur "gewohnter"?
Punkt 8: Sicher vs. Angreifbar
Die Sicherheit einer Vertec Installation sollte höchste Priorität geniessen. Um sich dem Thema anzunähern, zeigte Claudio Pietra auf der Anwendertagung 2021 einen visuellen Vergleich mit einer mittelalterlichen Festung, dem Dover Castle.
Das Konzept ist simpel. Mehrere Verteidigungslinien sollen es Angreifern erschweren, zu den wichtigsten Bereichen vorzudringen. Die äusserste Verteidigungslinie wird durch starke Passwörter und 2FA gebildet. Sollte ein Angreifer eine Hürde überwinden, geht es darum, nicht gleich das ganze System zu offerieren. Weitere Hürden müssen parat stehen.
In Vertec bieten wir diverse Features, um die Sicherheit zu erhöhen, wie Passwortschutz, 2-Faktor-Authentisierung, Sicherheitszertifikate etc. Wichtig ist dabei, dass die Kunden diese Mittel auch nutzen: Sinnvolle Passwortschutz-Einstellungen sowie 2FA sollten bei allen Kunden möglichst Standard sein.
Auch lassen wir unsere Software regelmässig durch eine externe Firma auf Lücken prüfen.
Das stimmt zwar - aber erstens passiert das äusserst selten und zweitens überwiegt der Nutzen der Zwei-Faktor-Authentisierung diesen Nachteil bei Weitem.
Punkt 9: Performant vs. Zu langsam
Ihr Vertec ist zu langsam? Dann starten Sie die Suche nach den Ursachen mit unserem Performance Analysetool. Das Tool kann erste Hinweise geben und Lösungsansätze liefern. Oft können bereits kleine Anpassungen spürbare, positive Auswirkungen auf die Performance haben. Unser Support und auch Ihr Vertec Betreuer helfen Ihnen gerne bei weiteren Analysen und Verbesserungen.
Die Desktop App ist für die Benutzung via VPN nicht geeignet. Verwenden Sie via VPN immer die Cloud App oder die Web App.
Scheint die Benutzung der Desktop App unvermeidlich (siehe Punkt 2), sollte eruiert werden, ob das Feature nicht doch durch einen Cloud Client bereitgestellt werden kann, oder andernfalls die Desktop App via Terminal Server etc. benutzt werden.
Punkt 10: Zusatzfunktionen verwenden vs. Viele Stunden Aufwand
Immer mehr Branchen- und Länderfeatures werden von uns als Zusatzfunktion verpackt und zum kostenlosen Download angeboten. Bevor Sie selber sehr viel Aufwand in das Customizing einer neuen Vertec Funktion stecken, schauen Sie zuerst auf die Liste der Zusatzfunktionen. Gut zu wissen: Natürlich sind die durch Zusatzfunktionen importierten Funktionen ebenso anpassbar, wie Sie das auch sonst aus Vertec kennen.
