Der Chatbot hilft Ihnen bei Fragen rund um das Produkt und die Anpassbarkeit der Software. Wie bei allen AI-generierten Daten sollten die Antworten bei kritischen Informationen verifiziert werden. Nehmen Sie dafür gerne Kontakt mit uns auf. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Chat-Daten bieten wir auf der Datenschutzseite.
Die besten Antworten liefert der Chatbot, wenn Ihr Input möglichst viele Informationen enthält. Zum Beispiel:
«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
Aktualisiert: 29.10.2024
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Automatische Belegerkennung ab Vertec 6.7.0.14 dokumentiert.
Hinweis: Speziell für die Abrechnung von Reisekosten gibt es eine Zusatzfunktion für Deutschland. Diese kann durch den Import des entsprechenden Config Sets genutzt werden. Alle Informationen dazu sowie den Download des Config Sets finden Sie im Artikel Reisekosten DE.
Spesenerfassung
Auf dem Bearbeiter gelangt man über Spesen in die Liste für die Spesenerfassung.
Detaillierte Erfassung im Einzelfenster
Um detaillierte Spesen zu erfassen, kann ein neuer Speseneintrag via Rechtsklick auf den Ordner Spesen oder via Neu-Menü (+) geöffnet werden. Es erscheint folgendes Fenster:
Über Auswahlfelder kann die Spese direkt dem gewünschten Projekt und optional einer Phase zugeordnet werden. Durch die Auswahl eines Spesentyps werden die entsprechenden Voreinstellungen (Marge/Stückwert/Brutto/Rückerstatten) eingetragen. Gewisse Informationen wie das heutige Datum, der angemeldeten Bearbeiter und der auf dem Spesentyp hinterlegte Preis pro Einheit werden automatisch eingetragen. So muss nur noch der gewünschte Betrag eingegeben werden.
Einstellung
Beschreibung
Marge oder Preis
Es gibt zwei Varianten der Preisberechnung: Marge oder Preis.
Marge
Die Preisberechnung kann unter Angabe einer Marge (als Faktor) durchgeführt werden. Wenn man z.B. 5% Marge auf einen Preis schlagen möchte, gibt man bei Marge 1.05 an.
Im Feld Betrag wird der tatsächliche Einkaufswert angegeben. Aufgrund der Marge berechnen sich die Beträge. Auf den Spesentypen kann eine Marge vordefiniert werden. Ist eine solche angegeben, werden Spesen, die auf diese Typen erfasst werden, mit dem System Marge berechnet.
Auf der Zuordnung von Spesentypen zu Phasen können die Margen überschrieben werden. Diese Margen gelten dann für Spesen und Auslagen, die auf diese Phasen erfasst werden.
Checkbox Brutto: Die Checkbox gibt an, ob der Betrag als Brutto oder Netto interpretiert wird. Die Marge ist ein Faktor, der immer auf den Nettowert angewendet wird. So ist auch Brutto Einkauf mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen für Einkauf und Verkauf möglich.
Preis
Diese Berechnung funktioniert nach dem System 5 Stück (Anzahl) à 15 Franken (Verkaufspreis) = 75 Franken. Als Einkaufspreis werden beispielsweise CHF 10.00 angegeben, als Verkaufspreis CHF 15.00. Aufgrund dieser Preise berechnen sich die Beträge.
Checkbox Brutto: Die Checkbox gibt an, ob der Preis als Brutto oder Netto interpretiert wird. Der Standardwert, den ein neuer Speseneintrag für das Feld Brutto annimmt, kann auf Spesentypen vorgegeben werden (z.B. werden Kilometer immer Netto erfasst, Bahnbillette hingegen Brutto). Weil der Einkaufswert explizit angegeben wird, gibt es ein Problem bei der Verkaufspreis-Berechnung, falls es sich um Brutto-Spesen handelt und die Einkaufs-MwSt nicht gleich der Verkaufs-MwSt ist. In diesem Fall berechnet sich der Verkaufpreis aufgrund des Brutto-Einkaufspreises anstelle des Nettopreises.
Erfassungswährung
Beim Erfassen von Spesen wird die Erfassungswährung des Bearbeiters verwendet. Hat der Bearbeiter eine Währung explizit gesetzt, wird diese verwendet, sofern sie von der Leitwährung abweicht. Ansonsten gilt für den Speseneintrag automatisch die Projektwährung.
Via Auswahlfeld kann eine andere Währung zugeordnet werden, wobei aus dem hinterlegten Kurs der Betrag in der Projektwährung berechnet wird.
Checkbox Freigabe
Ob diese Option auf den einzelnen Spesen berücksichtigt wird, kann über die Systemeinstellungen Spesen müssen freigegeben werden gesteuert werden. Falls ja, können nur freigegebene Spesen auf einer Rechnung erscheinen. In diesem Fall muss bei Spesen, die weiterverrechnet werden sollen, diese Option gesetzt werden.
Checkbox Rückerstatten & Ausbezahlt
Wird diese Option aktiviert, werden die erfassten Spesen automatisch als an den Mitarbeiter rückzuerstattend ausgezeichnet. Der Preis, der dem Mitarbeiter ausbezahlt wird, berechnet sich aus dem internen Wert plus der Einkaufs-MwSt. Diese Option kann auch auf dem Spesentyp hinterlegt werden.
Auf einem einzelnen Bearbeiter oder auf einer Liste von Bearbeitern kann über das Menü Drucken > Rückzuerstattende Spesen nach Typ für jeden Mitarbeiter eine Liste mit den rückzuerstattenden Spesen innerhalb eines bestimmten Datumintervalls ausgedruckt werden. Zusätzlich kann auch der Bericht Rückzuerstattende Spesen mit Anhang via Config Set importiert werden.
Wenn alle diese Spesen ausbezahlt sind, müssen sie als ausbezahlt markiert werden. Die rückzuerstattenden Spesen, die als ausbezahlt markiert sind, erscheinen nicht mehr auf der obengenannten Liste.
Beträge
Bei Eingabe von Anzahl/Betrag werden die verschiedenen Beträge für interne, externe, Kosten- und MwSt-Werte automatisch unter Verwendung der Ansätze und der Brutto-Checkbox berechnet.
Vertec erlaubt es ausserdem, die einzelnen Beträge direkt zu setzen. Die direkt erfassten Beträge erscheinen in grüner Farbe und werden von "Anzahl/Betrag" nicht mehr beeinflusst. Alle übrigen Beträge werden nach Möglichkeit aufgrund der direkt eingeigebenen unter Berückschtigung der Ansätze berechnet.
Interner Wert vs. Kosten
Normalerweise sind der interne Wert und der Kostenwert identisch. Der Kostenwert unterscheidet sich nur dann vom internen Wert, wenn man im Rahmen einer Kostenrechnung einen Gemeinkosten-Zuschlag auf den für die Spese bezahlten Preis darauf rechnen möchte. In diesem Fall wird auf dem Spesentyp ein Kostenwert hinterlegt, der dann für die Berechnung der Kosten auf der Spese ausschlaggebend ist.
Beträge anpassen bei verrechneten Spesen
Die Einkaufs-MwSt sowie die internen Werte können auch nach der Verrechnung noch angepasst werden. Der Grund ist, dass diese noch ändern können, z.B. bei der Auszahlung an den Mitarbeiter.
Befinden sich die Spesen auf einem gebuchten Kreditoren, können sie nicht mehr verändert werden.
Belegbild hinterlegen
Auf der einzelnen Spese kann auf der Seite Belegbild via Rechsklick > Bild laden... ein Belegbild hinterlegt werden. Das hinterlegte Bild kann bei Bedarf geöffnet, gespeichert und gelöscht werden.
Ab Vertec 6.4 können auch PDF Dateien hinterlegt werden. Auf der Seite Belegbild wird eine Vorschau der ersten Seite angezeigt. Durch Rechtsklick auf die Vorschau kann das Dokument geöffnet werden:
Automatische Belegerkennung
Mit lizenziertem Fremdkosten Modul können ab Vertec Version 6.7.0.14 die Informationen aus den Spesenbelegbildern eingelesen und automatisch eingetragen werden. Die automatische Spesen Belegerkennung steht in allen full-featured Apps sowie in der Phone App zur Verfügung.
Neben klassischen Belegen und PDFs können oftmals auch handgeschriebene Spesenbelege erkannt werden.
Einlesen von Spesenbelegen
Um einen Spesenbeleg einzulesen, erzeugen Sie eine neue Spese auf dem gewünschten Projekt.
Auf der Seite Belegbild laden Sie via rechter Maustaste > Bild laden… den Beleg hoch. Damit wird die automatische Belegerkennung angestossen, weshalb das Laden einen kurzen Moment länger dauert als gewohnt. Sobald die Erkennung abgeschlossen ist, erscheint das Belegbild und die Werte sind auf der Spese eingetragen. Als Datum wird das Datum auf dem Belegbild eingetragen.
Falls nicht alle Daten zuverlässig erkannt werden konnten, erscheint eine entsprechende Meldung:
In diesem Fall muss der Speseneintrag kontrolliert und die fehlenden Werte manuell eingetragen werden.
Belege mit mehreren MwSt-Sätzen
Werden auf einem Spesenbeleg verschiedene MwSt-Sätze berechnet, wird pro MwSt-Satz eine weitere Spese in Vertec erzeugt. Diese werden mit der aktuellen Spese verknüpft und sind unter Folgebelege (bzw. im umgekehrten Fall unter Originalbeleg) zu finden:
Das Spesenbild erscheint nur auf dem Originalbeleg.
Beleg erneut erkennen
Falls es beim Einlesen des Spesenbelegs zu einem Fehler kommt, zum Beispiel, weil keine Serververbindung besteht, wird das Bild geladen, die Werte können jedoch nicht erkannt werden. Für diesen Fall gibt es in den full-featured Apps im Menü Aktionen einen Menüpunkt Beleg erkennen:
Damit wird für den Beleg, der bereits geladen ist, die Belegerkennung nochmal angestossen.
