Bei Run my Accounts (www.runmyaccounts.ch) handelt es sich um einen Online-Buchhaltungs-Service. Mit der listenbasierten und cloudfähigen Vertec Run my Accounts Schnittstelle können Debitoren gebucht und storniert werden.
Installieren der Schnittstelle
Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein. Wählen Sie die RMA Debitoren Schnittstelle und drücken Sie den Installieren-Button.
Systemeinstellungen in Vertec
Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorenschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.Spezielle Systemeinstellungen für die RMA Detitoren Schnittstelle sind:
| Run my Accounts API-Schlüssel: Geben Sie hier den von Run my Accounts bereitgestellten Schlüssel ein, um mit der Schnittstelle auf die Fibu zugreifen zu können. Zusammen mit dem unter Fibu Mandant angegebenen Mandanten (normalerweise der Name der Firma) ist die Verbindung zu Run my Accounts damit eingerichtet.
PropertyName: RmaAPI_key. StringProperty. |
Run my Accounts Url: Ab Vertec 6.3.0.13. Geben Sie hier den Pfad zu Run my Accounts ein. Standardmässig ist dort https://service.runmyaccounts.com voreingestellt.
PropertyName: RmaUrl. StringProperty. |
Nächste Debitornummer: Standard: 1. Die nächste Personenkonto-Nummer, welche verwendet wird, um einen neuen Kunden zu erstellen.
PropertyName: Debitornummer. IntegerProperty. |
Auf den verwendeten MWST-Typen muss als Code das in Run my Accounts verwendete MWST-Konto hinterlegt werden.
Das Buchen / Stornieren von Rechnungen erfolgt entweder auf einer einzelnen Rechnung auf der Seite Buchhaltung, oder auf einer Liste von Rechnungen durch Rechtsklick > Buchen bzw. Stornieren.
Der Debitor wird bei jeder Buchung neu geschrieben. Dabei werden immer die aktuellen Daten verwendet. Hat der Debitor noch keine PK-Nummer, wird die nächste freie Nummer (gemäss Systemeinstellung) auf der Adresse (tiefste Stufe) gesetzt.
Es gelten folgende Hierarchien:
- PK-Nummer: Projekttyp > Projekt > Adresse (Kunde)
- Debitoren-Sammelkonto: Systemeinstellungen > Projekttyp > Projekt
Beim Stornieren wird eine neue Rechnung mit der Kontonummer+STORNO und mit negativem Betrag eingebucht. Über das Transferkonto 1090 wird die zu stornierende Rechnung bezahlt und am Ende die Stornorechnung mit negativem Geld bezahlt. Damit sind beide Rechnungen geschlossen und das Transferkonto ist wieder auf 0.
Die stornierte Rechnung kann nicht nochmal gebucht werden, da die Nummer dann bereits vergeben ist. In diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung
Es besteht schon eine Rechnung mit entsprechender Rechnungsnummer
Das Vorgehen ist wie folgt: Nach dem Stornieren bei der Vertec Rechnung auf Verrechnen rückgängig klicken und sicherstellen, dass die Rechnung die nächste korrekte Rechnungsnummer erhält. Das geschieht entweder über Löschen und neu Erzeugen der Rechnung oder, wenn Sie die bestehende Rechnung weiterverwenden möchten, über manuelles Setzen der nächsten Rechnungsnummer (in diesem Fall muss in den Systemeinstellungen Rechnung die Nächste Rechnungsnummer entsprechend gesetzt werden). Diese Rechnung verrechnen und verbuchen.
Was passiert, wenn eine Buchung fehlschlägt
Die Run my Accounts Debitoren Schnittstelle ist eine Online-Schnittstelle, welche mit requests arbeitet. Das bedeutet, dass die Daten im Zielsystem direkt gebucht werden. Schlägt nun eine der Rechnungen der Liste fehl und wird eine Exception geworfen, gelten alle Rechnungen der Liste in Vertec als nicht gebucht. Es kann aber sein, dass davor bereits gewisse Rechnungen der Liste erfolgreich in der Fibu gebucht wurden. Diese Rechnungen sind in der Fibu dann gebucht, aber in Vertec nicht. In diesem Fall muss die Liste abgeglichen und die Rechnungen in Vertec manuell verbucht werden. Verwenden Sie dafür das Script: Rechnungen auf gebucht setzen.
