Rechnungsstellung

Für eine korrekte Rechnungsstellung müssen im System die Angaben der eigenen Firma wie Adresse und Zahlungsverbindung hinterlegt sein. Dies geschieht am einfachsten mit dem Dialog Rechnungsdaten einrichten.

Um eine Rechnung für ein Projekt zu erstellen, klicken Sie auf dem Projekt via Rechtsklick > Neu oder Neu-Menü auf Rechnung.

Die Rechnungsnummer wird abhängig von den Systemeinstellungen automatisch erzeugt. Als Datum wird das aktuelle Datum eingetragen, dieses kann bei Bedarf auch überschrieben werden.

Kriterien

Leistungen, Spesen und Auslagen

Vertec setzt automatisch alle offenen Leistungen, Spesen und Auslagen des Projekts nach folgenden Kriterien auf die Rechnung:

• Auf dem Projekt ist ein Rechnungsintervall gesetzt: Es werden alle offenen Leistungen, Spesen und Auslagen des Projekts innerhalb des Rechnungsintervalls auf die Rechnung und entsprechend das Von- und Bis-Datum gesetzt. Um zu verhindern, dass Honorare verloren gehen, werden auch ältere Leistungen, Spesen und Auslagen berücksichtigt, wenn sie noch offen sind. Das Von-Datum auf der Rechnung wird entsprechend auf den ältesten Eintrag gesetzt.
• Auf dem Projekt ist kein Rechnungsintervall gesetzt:
  • Die Systemeinstellung Neue Rechnung automatisch mit offenen Einträgen füllen ist auf JA: Vertec ordnet automatisch alle offenen Leistungen, Spesen und Auslagen des Projekts zu.
  • Die Systemeinstellung Neue Rechung automatisch mit offenen Einträgen füllen ist auf NEIN: Vertec ordnet keine Leistungen, Spesen und Auslagen zu.
• Sind die Systemeinstellungen Spesen müssen freigegeben werden und/oder Auslagen müssen freigegeben werden auf JA, werden offene Spesen bzw. Auslagen auf jeden Fall nur zugeordnet, wenn sie freigegeben sind.

Vorschüsse

Vorschüsse werden nach folgenden Kriterien hinzugefügt:

• Es werden nur Vorschüsse berücksichtigt, bei denen die Eigenschaft Autom. auf Rechnung gesetzt ist.
• Vorschüsse, die sich noch nicht auf einer Rechnung befinden, werden in Rechnung gestellt.
• Vorschüsse, die bereits verrechnet sind und die noch nicht oder nur teilweise auf anderen Rechnungen abgezogen wurden, werden zum Abzug gebracht.

Wenn Sie danach das Von- oder das Bis-Datum auf der Rechnung anpassen, werden Leistungen, Spesen und Auslagen entsprechend von der Rechnung entfernt oder ihr hinzugefügt. Werden Von-/Bis-Datum gelöscht, werden alle Einträge bis und mit Rechnungsdatum zugeordnet.

Rechnungsbeträge

Die Rechnungsbeträge berechnen sich wie folgt:

• Pauschalbetrag: Wird manuell unter Leistungen > Verrechnet ein Betrag angegeben, gilt dieser als Pauschalbetrag. Der Betrag erscheint dann auf der Rechnung in grüner Schrift und es wird ein Text Pauschalbetrag eingeblendet. Wird der Pauschalbetrag gelöscht, wird wieder die Summe der sich auf der Rechnung befindlichen Leistungen verwendet.
• Rabatt - in Prozent oder als Betrag: Erhält der Kunde auf die Rechnung einen Rabatt? Entweder als Betrag oder als Prozentanteil zu den geleisteten Leistungen.
• Spesenpauschale - in Prozent oder als Betrag: Wird eine Prozentzahl angegeben, wird die Spesenpauschale als Anteil an der Summe der Leistungen berechnet. Andernfalls wird der unter Verrechnet eingegebene Betrag fix verwendet.
• Einträge verwenden: Steuert, ob neben einer allfälligen Spesenpauschalen auf der Rechnung auch der Wert der Speseneinträge des Projektes auf die Rechnung kommen. Wird dieses Häkchen nicht gesetzt, dann wird auf der Rechnung der externe Spesenwert auf 0 gesetzt, und die einzelnen Spesen erscheinen auch nicht beim Drucken. Die Spesen bleiben aber auf der Rechnung und werden mit dieser verrechnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Spesen zu einer Pauschalphase gehören oder nicht. Diese Option steuert nur, ob die Spesen-Einträge auf der Rechnung verwendet werden, unabhängig davon, ob die Phasen als pauschal markiert sind oder nicht.
  Wird eine Spesenpauschale erfasst und ist Speseneinträge trotzdem markiert, wird die Summe der Speseneinträge plus die Spesenpauschale verrechnet.

Diese Angaben können Sie auch in den Projektvorgaben bereits vordefinieren. Siehe dazu den Artikel Projekte erfassen.

Das Formular zeigt Ihnen nun im mittleren Kasten den Aufwand, den gemittelten Stundensatz und die Norm-Kosten, d.h. die Kosten, die dem Break-Even-Point entsprechen (die Norm-Kosten-Sätze sind in der Tariftabelle einzugeben). Liegt das Honorar, dass Sie verrechnen wollen, unter den Norm-Kosten, wird Ihnen dies in roter Schrift angezeigt.

Die Mehrwertsteuer (MwSt) auf der Rechnung kann auch abweichend vom Projekt eingestellt werden. Auf der Seite Weitere Info befindet sich das Feld MwSt:

Wird die MwSt vom Projekt geerbt, erscheint sie hier in schwarzer Schrift. Wurde sie auf dieser Ebene überschrieben, erscheint sie in grüner Schrift wie im obigen Beispiel dargestellt.

Leistungen, Spesen und Auslagen übernehmen die auf der Rechnung gesetzte MwSt, sofern auf der zugehörigen Tätigkeit, dem Spesentyp oder dem Auslagentyp keine explizite MwSt gesetzt ist.

An den Vorschüssen, welche bereits selber die Möglichkeit eines eigenen MwSt-Typs aufweisen, wird nichts geändert. Die Vorschüsse übernehmen also die MwSt auf der Rechnung nicht automatisch.

Das Fälligkeitsdatum berechnet sich aufgrund der zugeordneten Zahlungskondition. Falls keine Kondition zugeordnet ist, wird eine Zahlungsfrist von 30 Tagen angenommen.

In diesem Beispiel ergibt dies das Fälligkeitsdatum 02.06.2023:

Das Fälligkeitsdatum kann in ​der Liste angezeigt werden, in dem in den Listeneinstellungen die Spalte mit der Expression faelligDatum hinzugefügt wird.

Leistungen, Spesen und Auslagen können direkt auf den entsprechenden Listen der Rechnung bearbeitet werden.

Hier wird zum Beispiel eine Leistung abgeschrieben:

Besonders hervorzuheben ist der Unterschied zwischen internen und externen Werten: Die internen Werte werden nicht mehr angepasst, da sie den tatsächlich erfassen Werten entsprechen und für Analysezwecke nicht mehr verändert werden sollen.

Die externen Werte können entweder manuell einzeln angepasst oder über die Manipulation gesamthaft beeinflusst werden. Auf welche Art die Leistungen dabei berücksichtig werden, finden Sie im Artikel über das Erfassen von Leistungen.

Leistungen (bzw. deren Honorar), die als verdeckt markiert wurden, werden auf die anderen überwälzt.

Über den Menü-Button Aktionen > Phasen auswählen auf der Leistungsliste können Sie auch nur einzelne Phasen verrechnen.

Die Checkboxen haben 3 Zustände:

	gecheckt: Alle passenden Einträge dieser Phase werden zugeordnet.
	nicht gecheckt: Phase nicht auswählen (alles von der Rechnung entfernen).
	grau: Ein Teil dieser Phase ist auf dieser Rechnung zugeordnet (nicht alle).

Mit Hilfe des Manipulations-Buttons können Sie auch die Rechnung als Ganzes anpassen. Verdeckte Reduktionen oder Erhöhungen werden gewichtet auf die übrigen Einträge umgeschichtet. Klicken Sie dazu auf den Button Manipulationen. Es erscheint folgendes Fenster:

Hier können Sie einen Betrag eingeben, der auf der Rechnung als Gesamtbetrag erscheinen soll. Die folgenden Attribute beziehen sich immer auf diesen Wert.

• Nur Honorar: Der eingegebene Gesamtbetrag bezieht sich ausschliesslich auf die Leistungen. Spesen und Auslagen kommen noch dazu.
• Honorar, Spesen, Auslagen: Der eingegebene Gesamtbetrag bezieht sich auf alle angehängten Leistungen, Spesen und Auslagen. Es kommt nichts mehr dazu.

• Ohne MwSt: Zum eingegebenen Gesamtbetrag kommt auf der Rechnung noch die MWST hinzu.
• Inkl. MwSt: Der eingegebene Gesamtbetrag ist inkl. MWST gerechnet. Es kommt also keine MWST mehr hinzu.

Manipulationsart Verdeckt

Die Manipulation wird nicht offen ausgewiesen. Der Kunde soll von der Manipulation nichts merken. Die Leistungen (und je nachdem Spesen und Auslagen) werden dabei effektiv angepasst, so dass die Leistungsliste dem Betrag entspricht und dem Kunden mitgeliefert werden kann. Die Beträge werden auf 5 Minuten gerundet. Es kann deshalb sein, dass der Gesamtbetrag vom eingegebenen Betrag etwas abweicht. Angepasst wird der externe Wert (xWertExt) von allen Leistungen, welche nicht fixiert sind (Häkchen bei Externe Werte fixieren).

Ein Klicken auf den Button Originalzustand herstellen bewirkt, dass der externe Wert der nicht fixierten Leistungen wieder auf den internen Wert gesetzt wird.

Manipulationsart Offen (über Rabatt)

Die Manipulation wird offen ausgewiesen, z.B. aus Kulanz. Dies geschieht so, dass ein entsprechender Rabatt auf der Rechnung erscheint, der die Rechnung auf den eingegebenen Gesamtbetrag bringt. Diese Möglichkeit eignet sich natürlich nur, wenn der eingegebene Gesamtbetrag kleiner ist als der tatsächliche.

Um diese Eingabe rückgängig zu machen, können Sie den eingetragenen Rabattwert einfach wieder löschen.

Manipulationsart Offen (pauschal)

Die Manipulation wird offen ausgewiesen, indem die Rechnung pauschal auf den eingegebenen Gesamtbetrag gesetzt wird. Dabei wird der entsprechende Betrag auf der Rechnung als Pauschalbetrag eingetragen.

Um diese Eingabe rückgängig zu machen, können Sie den eingetragenen Pauschalbetrag einfach wieder löschen.

Der eingegebene Betrag in der Projektwährung wird je nach Vorzeichen (- oder +) vom Gesamtbetrag der Leistungen abgezogen oder diesem hinzuaddiert. Diese Manipulation ist verdeckt und wird nicht offen ausgewiesen. Die Leistungen werden dabei angepasst. Wegen Rundungsdifferenzen kann der Gesamtbetrag vom eingegebenen Betrag abweichen.

Der eingegebene Aufwand ist ein Minutenwert (z.B. 120 = 2 Stunden). Der eingegebene Aufwand wird je nach Vorzeichen (- oder +) vom Aufwand der Leistungen abgezogen oder diesem hinzuaddiert. Diese Manipulation ist verdeckt und wird nicht offen ausgewiesen. Die Leistungen werden dabei angepasst. Wegen Rundungsdifferenzen kann der Gesamtaufwand vom eingegebenen Aufwand abweichen.

Haben Sie sich bei der Manipulation der Rechnung vertan, verwenden Sie den Button Originalzustand herstellen.

Leistungen, Spesen und Auslagen können von einer Rechnung direkt auf eine andere verschoben werden. Voraussetzung dafür ist, dass es sich bei beiden Rechnungen um offene Rechnungen desselben Projekts handelt.

Platzieren Sie die beiden Rechnungen nebeneinander. Nun können Sie die gewünschten Leistungen, Spesen und Auslagen via Drag-and-Drop von einer auf die andere Rechnung verschieben.

Wenn Sie die definitive Rechnung vor sich haben, können Sie über den Menüpunkt Drucken verschiedene Berichte ausdrucken wie Rechnung, Begleitbrief, Leistungslisten als Beilagen etc.

Sind Sie mit der Rechnung zufrieden, verrechnen Sie sie mit dem Button verrechnen. Dadurch wird die Rechnung in Vertec fixiert und kann nicht mehr weiter angepasst werden. Auch die Vorschüsse sind so fixiert. Die sich auf der Rechnung befindlichen Leistungen, Spesen und Auslagen werden von offene in verrechnete umgewandelt.

Zusätzlich werden beim Verrechnen die folgenden Attribute auf der Rechnung fixiert:

• RechnungsAdressText
• RechnungsBriefanrede
• RechnungsGrussformel

Diese Attribute sind derived und werden bei offenen Rechnungen direkt aufgrund des Adresseintrags (Rechnungsadresse etc.) berechnet.

Bei verrechneten Rechnungen kommen die Werte von den Attributen verrRechnungsadressText, verrRechnungsBriefanrede und verrRechnungsGrussformel, welche beim Verrechnen fix gesetzt werden. Das bedeutet, dass sich verrechnete Rechnungen im Nachhinein nicht mehr anpassen, auch wenn zum Beispiel für neue Rechnungen die Rechnungsadresse ändert.

Wenn Sie eine Buchhaltungsschnittstelle eingerichtet haben, können Sie die entsprechenden Buchungsbelege direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm buchen.

Proforma Rechnungen (Häkchen Proforma Rechnung auf dem Reiter Weitere Info ist gesetzt) können nicht gebucht werden. In diesem Fall steht der Button Buchen nicht zur Verfügung.

Buchungen stornieren

Gebuchte Rechnungen können durch Klick auf den Button Stornieren auf der Seite Buchhaltung storniert werden.

Der Vorgang ist je nach eingesetzter Buchhaltungsschnittstelle verschieden. Bitte schauen Sie im Schnittstellenbeschrieb der von Ihnen verwendeten Buchhaltungsschnittstelle nach.

Rechnung löschen

Um eine Rechnung löschen zu können, darf sie weder verrechnet noch verbucht sein. Gegebenenfalls muss die Rechnung also zuerst storniert und dann auf Verrechnen rückgängig geklickt werden, um die Rechnung löschen zu können.

Wenn eine Rechnung gelöscht wird, wird die Rechnungsnummer nicht zurückgesetzt. Sie "verlieren" also die von dieser Rechnung verwendete Rechnungsnummer.

Um eine bereits verwendete Rechnungsnummer erneut zu benützen, können Sie eines der im Artikel Script: Rechnungsnummer zurücksetzen verfügbaren Scripts einsetzen. Eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern ist in den meisten Fällen jedoch nicht zwingend.