Outlook Aktivitäten Schnittstelle

Hinweis: Die Schnittstelle kann nur mit der Desktop App verwendet werden.

Aktivitäten können über die Schnittstelle als Aufgaben ins Outlook exportiert werden und umgekehrt. Die Aktivitäten - Aufgaben Synchronisation funktioniert in beide Richtungen.

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Wählen Sie die Outlook Aktivitäten Schnittstelle und drücken Sie den Installieren-Button.

Ist diese Installation erfolgt, erscheint im Menü Einstellungen ein neuer Menüpunkt Aktivitäten abgleichen. Ein Klick auf diesen Menüpunkt startet die Synchronisation.

Synchronisiert werden die Aktivitäten, bei denen der aktuelle Bearbeiter zuständig ist. Im Outlook wird der aktuelle Standard Aufgabenordner des Standardkontos (im Outlook unter Datei > Optionen > Kontoeinstellungen konfiguriert) verwendet.

Wird eine Aufgabe in Outlook mit Vertec verknüpft, wird bei der Outlook Aufgabe ein benutzerspezifisches Feld namens VertecId angelegt und mit der Objekt-Id der Vertec Aktivität gefüllt.

Das Feld Abrechnungsinfo in Outlook (Billinginformation, auf dem Reiter Detail) wird dazu verwendet, um einen Vertec Projektcode zu erfassen. Beim Importieren einer Aufgabe als Aktivität in Vertec (Neu oder Abgleich) wird dieses Feld ausgewertet und der Aktivität das entsprechende Projekt zugeordnet. Falls beim Abgleich ein ungültiger Projektcode angegeben ist, wird das bestehende Projekt der Aktivität belassen und das Abrechnungsinfo Feld damit gefüllt. Bei Neuimporten wird ein ungültiger Projektcode ignoriert.

Ab Version 119 der Outlook Aktivitäten Schnittstelle werden nur noch Aufgaben ins Vertec importiert, welche hier einen Projektcode eingetragen haben (siehe Schema der Synchronisation weiter unten). Die Version der Schnittstelle können Sie im Extension Manager einsehen. Sie wird angezeigt, sobald Sie die entsprechende Schnittstelle in der Liste markieren.

Ab Version 145 der Outlook Aktivitäten Schnittstelle ab wird das Feld Firma (Companies) auf der Outlook Aufgabe (Task) neu mit dem Alias der Kontaktadresse der Aktivität beschrieben.

Ein Task aus Outlook wird nur ins Vertec importiert, wenn er entweder einen Wert im Feld Abrechnungsinfo (hier wird der Projektcode eingetragen) oder im Feld Firma (hier wird der Firmennamen eingetragen) hat.

Kann eines der beiden Felder aus Outlook in Vertec nicht zugeordnet werden, wird das entsprechende Feld in Vertec leer gelassen. Der Wert im Outlook wird belassen. Wird im Vertec im Nachhinein ein Wert eingetragen, wird er in Outlook beim nächsten Abgleich überschrieben. Kann keiner der beiden Werte aus Outlook zugeordnet werden, wird die Aufgabe nicht importiert.

Bei der Synchronisation von Vertec Outlook Aufgaben wird nach folgendem Schema vorgegangen:

Neue Aktivitäten müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:

• nicht in Outlook vorhanden
• nicht erledigt

Die neuen Aktivitäten werden als Aufgaben ins Outlook geschrieben.

Bei bereits verknüpften Aktivitäten wird aufgrund der Änderungsdaten entschieden, ob Daten von Vertec in Outlook oder umgekehrt übertragen werden.

Wenn nach dem Abgleich die Aktivität erledigt ist, dann wird sie in Outlook gelöscht.

• Bis und mit Version 118: Alle Outlook-Aufgaben, die noch nicht verknüpft sind, werden in Vertec importiert.
• Ab Version 119: Alle Outlook Aufgaben, die im Feld Abrechnungsinfo (engl. Billinginformation) auf dem Reiter Detail einen Projektcode eingetragen haben, werden importiert.
• Ab Version 145: Alle Aufgaben, die im Feld Abrechnungsinfo einen Projektcode oder im Feld Firma einen Firmennamen eingetragen haben, werden importiert.

Falls eine Outlook-Aufgabe verknüpft, die entsprechende Aktivität in Vertec aber nicht mehr vorhanden ist, dann wird sie gelöscht. Das Löschen einer Aktivität in Vertec bewirkt also auch das Löschen der entsprechenden Aufgabe in Outlook.

Zum Anzeigen der Vertec Verküpfungen bei Outlook Tasks gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der Rechten Maustaste in die Aufgabenliste im Outlook und wählen Sie Felder anzeigen...
2. Wählen Sie in der Combo-Box Verfügbare Felder auswählen aus... den Punkt benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
3. In der Liste Verfügbare Felder sollte nun das Feld VertecId erscheinen. Übernehmen Sie dieses in die Liste rechts, damit es in der Aufgabenliste angezeigt wird.

In der Aufgabenliste wird nun das Feld VertecId angezeigt. Falls dieses einen Wert enthält, ist die entsprechende Aufgabe mit Vertec verknüpft.

Wenn Sie eine Aktitivät im Vertec löschen, wird die zugehörige Aufgabe im Outlook gelöscht.

Möchten Sie eine Aufgabe, die Sie bereits einmal in Vertec importiert haben, im Vertec löschen, im Outlook aber nicht, müssen Sie zuerst die Verknüpfung der Outlook Aufgabe zur Vertec Aktivität aufheben.

Damit das funktioniert, benötigen Sie eine Outlook Aktivitäten Schnittstelle der folgenden Version:

• Version 119 oder höher: Löschen Sie bei der entsprechenden Outlook-Aufgabe die beiden Werte VertecId und Abrechnungsinfo. Dadurch ist die Outlook Aufgabe von Vertec getrennt und wird bei einer Synchronisation weder neu importiert noch gelöscht.
• Version 145 oder höher: Löschen Sie bei der entsprechenden Outlook-Aufgabe die Werte VertecId, Abrechnungsinfo und Firma. Dadurch ist die Outlook Aufgabe von Vertec getrennt und wird bei einer Synchronisation weder neu importiert noch gelöscht.