Dokumenthandling auf Aktivitäten

Alle Dokumente in Vertec werden via Aktivität abgelegt. Das heisst, dass die Dokumente immer auf einer Aktivität zu finden sind und das Handling der Dokumente über die jeweiligen Aktivitäten erfolgt. In den Systemeinstellungen kann entschieden werden, ob die Dokumente

• intern (in der Vertec Datenbank) oder
• auf dem Dateisystem oder in einem externen DMS

gespeichert werden sollen.

Interne Dokumentspeicherung

Wenn in den Systemeinstellungen die Dokumentspeicherung auf Intern gestellt ist, werden Dokumente auf den Aktivitäten und damit direkt in der Vertec Datenbank gespeichert.

Der Basis-Pfad wird dann auf der Aktivität nicht angezeigt:

Ist kein Dokument vorhanden, kann über den Button mit den 3 Punkten ein Dokument aus dem Dateisystem ausgewählt werden. Dieses wird dann in Vertec gespeichert und der Dateiname hier angezeigt.

Ist ein Dokument vorhanden, wird hier der Dateiname angezeigt. Zudem wird es auf der Seite Dokument als Vorschau angezeigt:

Für die Anzeige als Vorschau werden Word- oder PDF-Dokumente sowie ab Vertec 6.7.0.5 Dateien der Formate .png, .jpg und .bmp unterstützt. Dokumente in anderen Formaten werden genauso verwaltet, allerdings ist keine Vorschau verfügbar.

Die Buttons darunter haben folgende Funktionen:

• Speichern: Speichert das Dokument bei Bedarf auf dem Dateisystem.
• Bearbeiten: Öffnet das Dokument im jeweiligen Editor (ein Klick auf den Pfeil im Dokument-Feld hat denselben Effekt). Änderungen am Dokument werden auch in Vertec gespeichert und die Vorschau aktualisiert. Während der Bearbeitung ändert der Button Bearbeiten auf Bearbeiten beenden und das Dokument wird für andere Benutzer gesperrt (siehe Abschnitt unten). Wenn die Bearbeitung beendet und das Dokument geschlossen ist, klicken Sie auf Bearbeiten beenden, um das Dokument in Vertec freizugeben.
• Als E-Mail senden: Öffnet eine neue E-Mail in Outlook mit dem Dokument als Anhang. Die E-Mail übernimmt folgende Eigenschaften der Aktivität:
  • Titel (wird zum Betreff)
  • E-Mail-Adresse aus dem Adresseintrag (wird zur Empfängeradresse)
  • Dokument (wird als Anhang angehängt)
• Als E-Mail senden (PDF): Wandelt Dokumente in ein PDF um und öffnet eine neue E-Mail in Outlook mit dem Dokument als Anhang (siehe oben).
  • Ab Version 6.7.0.6 in der Cloud- und Desktop App verfügbar.
  • Der Button wird bei Dokumenten mit den Formaten doc und docx angezeigt.

In der Web App ist anstelle von Bearbeiten, Speichern und Als E-Mail senden der Button Download verfügbar.

Sperrung bei gleichzeitigem Bearbeiten

Um zu verhindern, dass mehrere User gleichzeitig dasselbe Dokument öffnen bzw. bearbeiten können, wird das Dokument gesperrt, sobald es von einem User geöffnet wird. Der Button Bearbeiten ändert zu Bearbeiten beenden. Falls das Dokument nun von einem weiteren User geöffnet wird, erscheint die Meldung:

Das Dokument wird bereits bearbeitet (User). Bei gleichzeitiger Bearbeitung können Änderungen verloren gehen.
Möchten Sie das Dokument trotzdem bearbeiten?

Wenn mehr als ein User das Dokument bearbeitet, gewinnt derjenige, der es als letzter speichert. Es können Daten verloren gehen.

Nach dem Bearbeiten des Dokumentes kann der User dieses auf der Aktivität via Button Bearbeiten beenden wieder freigeben. Ohne manuelle Freigabe des Dokuments bleibt es für andere User gesperrt.

Berechtigungen Dokumenthandling

Für das Editieren und das Darstellen der intern gespeicherten Dokumente kommen folgende Berechtigungen zum Einsatz:

• Für das Setzen des Dokumentnamens im Feld (unabhängig vom Dokument) braucht es Schreibrecht auf Aktivitaet.DocumentFullName.
• Für das Lesen des Dokumentnamens braucht es Leserecht auf Aktivitaet.DocumentFullName. Hinweis: Bei E-Mail Aktivitäten wird kein Dokumentname dargestellt, auch wenn Leserecht besteht.
• Für den Upload eines Dokuments mittels der drei Punkte wird Schreibrecht auf Aktivitaet.content benötigt.
• Die Dokument Seite wird nur angezeigt, wenn Leserecht auf Aktivitaet.content besteht.
• Bei fehlendem Schreibrecht werden nur die Buttons Speichern (bzw. Download in der Web App) und Als E-Mail senden angezeigt (kein Bearbeiten).

Dokumentspeicherung Dateisystem oder DMS

Wenn in den Systemeinstellungen die Dokumentspeicherung auf Dateisystem oder DMS gestellt ist, ist das Handling wie folgt:

Im unteren Teil der Aktivität gibt es zwei Felder:

• Basis-Pfad: Dieser wird aufgrund der Dateiablage-Einstellungen berechnet. Ein Klick auf den Pfeil öffnet die Dateiablage im Explorer. Existiert der Pfad noch nicht, erscheint eine Abfrage, ob er erstellt werden soll.
• Dokument:
  • Ist bereits ein Dokument vorhanden, wird hier der Dokumentname angezeigt.
    • Klick auf den Pfeil: Das Dokument wird direkt im entsprechenden Programm (z.B. Word, Excel, Outlook) geöffnet.
    • Klick auf die drei Punkte: Öffnet die Dateiablage im Explorer.
  • Ist noch kein Dokument vorhanden, kann über den Button mit den drei Punkten ein Dokument ausgewählt werden:
    • Befindet sich das ausgewählte Dokument bereits am als Basis-Pfad angezeigten Ort, wird nur der Dokumentname eingefügt.
    • Befindet sich das Dokument in einem Unterordner des Basis-Pfads, wird der relative Pfad sowie der Dokumentname eingesetzt.
    • Befindet sich das Dokument woanders, wird es unter dem gleichen Namen in die Dokumentablage des Basis-Pfads kopiert, ausser die Systemeinstellung Absolute Dokumentpfade auf Aktivitäten speichern ist aktiviert.
    • Bei Verwendung der SharePoint Online DMS Schnittstelle wird das Dokument dabei in Sharepoint eingefügt.