DATEV Debitoren Schnittstelle

Produktlinie

Standard

Expert

Betriebsart

CLOUD ABO

ON-PREMISES

Module

Leistung & CRM

Budget & Teilprojekt

Fremdkosten

Ressourcenplanung

Business Intelligence

Erstellt: 02.04.2019

Aktualisiert: 09.10.2023 | Zahlungsfile spezifiziert

Die DATEV Debitoren Schnittstelle erlaubt es, Debitorstammdaten und Debitorbuchungen von Vertec nach DATEV zu übertragen.

Der Datenaustausch erfolgt über Textdateien. Die Dateien, welche Vertec exportiert, sind im DATEV Format.

Die Schnittstelle ist cloudfähig und implementiert das listenbasierte Buchen. Da bei jedem Buchungsvorgang direkt eine Datei erzeugt wird, können damit Buchungen direkt auf ganzen Listen durchgeführt werden statt für alle Objekte einzeln.

Schnittstelle installieren

Um die Schnittstelle zu installieren, öffnen Sie im Ordner Einstellungen > Extensions die DATEV Debitoren Schnittstelle und klicken auf Installieren.

Einrichten von Vertec

Damit die Schnittstelle funktioniert, müssen in Vertec diverse Systemeinstellungen vorgenommen werden. Die Systemeinstellungen finden Sie im Ordner Einstellungen. Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen Buchhaltung aufgelistet. Von diesen sind die Systemeinstellungen Debitoradresse beim Buchen überschreiben (es werden keine Adressdaten geschrieben) und Debitoren Sammelkonto (es werden keine Sammelbuchungen gemacht) ohne Wirkung, das Debitoren Sammelkonto darf aber nicht leer sein.

Für die DATEV Debitoren Schnittstelle werden folgende zusätzlichen Einstellungen benötigt:

Beraternummer, Mandantennummer: Hier muss die Beraternummer und Mandantennummer mit Komma getrennt angegeben werden.

PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.

Buchungsdateien Speicherpfad: Diese Einstellung ist optional. Falls gesetzt, werden die ZIP-Files bei Verwendung der Cloud- oder Desktop App unter diesem Pfad gespeichert. Jedes ZIP-File besteht pro Mandant aus einer Buchhaltungsdatei und einer Stammdatendatei. Diese Dateien sind bereit für einen Import in DATEV.

PropertyName: AccountingFilePath. StringProperty.

Datum Wirtschaftsjahr Beginn: Der Beginn des Wirtschaftsjahres. Das Datum muss der 1. Januar eines Jahres sein.

PropertyName: WirtschaftsJahrBeginn. DateTimeProperty.

Datum Wirtschaftsjahr Ende: Das Ende des Wirtschaftsjahres. Das Datum muss der 31. Dezember des gleichen Jahres wie das des Datum Wirtschaftsjahr Beginns sein.

PropertyName: WirtschaftsJahrEnde. DateTimeProperty.

Das Wirtschaftsjahr muss grundsätzlich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres dauern. Die einzigen Ausnahmen bilden sog. Rumpfwirtschaftsjahre, welche kürzer sind als ein Jahr, im Falle einer Unternehmnensgründung, -auflösungen etc. Aber auch Rumpfwirtschaftsjahre dürfen den Kalenderjahreswechsel nicht überschreiten.

Wird trotzdem ein kalenderübergreifendes Wirtschaftsjahr eingegeben, so wird beim Import des Buchungsstapels früher oder später folgender Fehler geworfen: Das eingegebene Datum liegt nach dem Wirtschaftsjahresende. Bitte korrigieren Sie die Eingabe.

Nächste Debitornummer: Nächste Kontonummer, welche einem neu erstellten Debitor zugewiesen wird. Die Länge dieser Zahl muss gemäss DATEV Konvention die Länge Sachkontenlänge+1 haben.

Dieser Wert wird von Vertec initialisiert auf 20000. So bleiben die ersten 10000 Nummern frei für manuelle Erfassungen in DATEV. Sie können aber hier auch eine andere Nummer angegeben. Vertec zählt dann von dieser Nummer hinauf. Der Wert wird dabei laufend angepasst.

PropertyName: Debitornummer. IntegerProperty.

Raffung: Zur Aufteilung von Rechnungen bietet DATEV zwei verscheidene Varianten an: Raffung oder Verrechnungskonto. Die DATEV Debitoren Schnittstelle unterstützt nur die Variante Raffung.

Hier muss ausgewählt werden, ob die Ertragskonti Automatikkonti sind oder ob diese mit Steuerschlüssel bebucht werden müssen. DATEV gibt den Kontenrahmen fix vor. Aus diesen fix vorgegebenen Konten können die gewünschten bebucht werden. Welche Konten "mit Steuerschlüssel" oder "Automatikkonten" sind, ist von DATEV ebenfalls fix vorgegeben. So sind z.B. die Erlöskonten 8000-8099 "mit Steuerschlüssel" und die Konten 8400-8409 "Automatikkonten".

Da Vertec nur eine globale Einstellung Raffung mit Steuerschlüssel/Automatikkonten kennt, müssen alle in Vertec hinterlegten Konten von derselben Steuerberechnungsart sein.

PropertyName: Raffung. AuswahlProperty.

Sachkontenlänge (4-8): Hier muss die in DATEV eingestellte Sachkontenlänge eingetragen werden. Der Wert muss in einem Bereich von 4 - 8 liegen. Standardwert ist 4.

PropertyName: Sachkontenlaenge. IntegerProperty.

Sperrdatum Buchhaltung: Hier kann ein Datum angegeben werden, welches Buchungen in ein Datum VOR dem Sperrdatum verunmöglicht.

PropertyName: SperrdatumBuchhaltung. DateTimeProperty.

Verwendung Belegfeld2: Ab Vertec 6.3. Hier kann eingestellt werden, ob das Belegfeld2 mit einem Zahlungsvorschlag oder dem Fälligkeitsdatum beschrieben werden soll.

Zahlungsvorschlag: Es wird eine 4-stellige Zahl übergeben, die sich wie folgt zusammensetzt:
- Als erste 2 Ziffern werden die ersten zwei Ziffern des Felds Code auf dem Zahlungstyp übergeben. In DATEV-Buchungen entspricht dies der Mandantenbank. Der entsprechende Bankcode muss in DATEV vorhanden sein. Da DATEV beim Zahlungsimport nicht den Bankcode, sondern das Konto liefert, sollte jeder Zahlungstyp in DATEV ein eigenes Konto haben, und dieses muss im Vertec Zahlungstyp eingetragen sein.
- Als zweite 2 Ziffern wird der Code der Zahlungskondition übergeben. Dieser muss der in DATEV hinterlegten Zahlungskondition entsprechen.
Fälligkeitsdatum: Übergibt das Fälligkeitsdatum der Rechnung im Format TTMMJJ.

PropertyName: Belegfeld2. AuswahlProperty.

MWST (Umsatzsteuer)

Die MWST Typen müssen in Vertec manuell angelegt werden. Dabei muss der Code mit den in DATEV hinterlegten MWST Typen übereinstimmen.

Sind Rechnungen in Vertec bereits verrechnet, bevor diese Anpassung gemacht wurde, muss die Verrechnung rückgängig gemacht und dann erneut verrechnet werden, damit die neuen MWST-Codes greifen und keine Fehlermeldung beim Buchen erscheint.

Falls auf ein Automatikkonto gebucht wird (siehe Systemeinstellung Raffung) und der in Vertec verwendete Ust-Satz nicht zum Ust-Satz des Automatikkontos passt, so wird der in Vertec verwendete Ust-Satz ignoriert und es wird der Ust-Satz des Automatikkontos verwendet.

Betrieb der DATEV Debitoren Schnittstelle

Rechnungen buchen / stornieren

Das Buchen / Stornieren von Rechnungen erfolgt entweder auf einer einzelnen Rechnung auf der Seite Buchhaltung, oder auf einer Liste von Rechnungen durch Rechtsklick > Buchen bzw. Stornieren.

Um buchbar zu sein, muss die Rechnung über eine Debitornummer (Personenkontonummer) verfügen. Die Bestimmung der Debitornummer für eine zu buchende Rechnung berücksichtigt Debitornummern auf Kunde, Projekt, Rechnungsadresse des Projekts und Rechnungadresse der Rechnung.

Falls keine Debitornummer definiert ist, dann wird auf der Kundenadresse eine neue Nummer eingetragen und die Rechnung damit buchbar gemacht.

Für jeden Buchungs-/Stornierungsvorgang wird eine ZIP-Datei erzeugt mit je einer Buchhaltungsdatei und einer Stammdatendatei pro Mandant.

Desktop App: Die ZIP-Datei wird im unter Buchungsdateien Speicherpfad angegeben Pfad hinterlegt. Es enthält alle für den Import relevanten Daten.
Cloud App: Die ZIP-Datei wird im unter Buchungsdateien Speicherpfad angegeben Pfad hinterlegt (Versionen vor 6.3.0.13: ZIP-Datei wird in Temp-Verzeichnis gespeichert). Es enthält alle für den Import relevanten Daten.
Web App: Nach jeder Buchung wird ein Archiv zum Download angeboten. Es enthält alle für den Import relevanten Daten.
ACHTUNG: Bei Abbruch des Downloads gehen alle Daten verloren. Wir empfehlen, im Browser den automatischen Download einzuschalten. Dann wird das File sicher auf dem Client gespeichert.

Import Vorgehen in DATEV

Um die von Vertec erzeugten Dateien in DATEV zu importieren, muss in DATEV die Importvariante Stapelverarbeitung gewählt werden.

Das ZIP-File wird entpackt und die Dateien einzeln in DATEV importiert. Die Stammdaten aller Mandanten werden beim Buchen als separate Dateien abgespeichert. Diese sollten bei jedem Rechnungsimport ebenfalls importiert werden, um die Stammdaten von Vertec und DATEV synchron zu halten.

EU-Land und EU-UstID

Eine UstID braucht der DATEV-Anwender nur bei juristischen Personen innerhalb der EU. Natürliche Personen innerhalb der EU und sämtliche natürlichen und juristische Personen ausserhalb der EU brauchen keine UstID. Da Vertec nicht wissen kann welches Land ein EU-Land ist, darf die UstID ausschliesslich bei Stammdaten innerhalb der EU hinterlegt werden (Feld MwSt-Nr. auf der Adresse). Andernfalls wirft der Import in DATEV Fehler.

Anzahlungen / Vorschuss

Beträge der geleisteten Vorschüsse werden mit Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr) und umgekehrter Seite gebucht.

Stornieren

Stornos werden mit Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr) und umgekehrter Seite gebucht.

Einlesen von Zahlungsdaten

Ab Vertec Version 6.4.0.19.

Rufen Sie unter dem Menü Einstellungen den Zahlungsabgleich auf. Es erscheint ein File-Auswahldialog, in dem ein Zahlungsdaten-File ausgewählt werden kann (normaler Buchungsstapel aus DATEV im Format CSV). Eine Zahlung darf nicht doppelt importiert werden.

Hinweis: Falls Sie eine frühere DATEV-Schnittstelle mit verwenden: Die bestehende Funktion DATEV Zahlungsimport muss manuell entfernt werden, indem das Skript DATEV Zahlungsimport gelöscht wird.